Strumenti del controllo di gestione: quali servono a una PMI
Strumenti del controllo di gestione per una PMI: piano dei conti, riclassificazione, contabilità analitica, budget, report e cash flow. Da quale partire.
di Redazione Imprenditore VeroControllo di gestione
Gli strumenti del controllo di gestione che servono davvero a una PMI sono sei: un piano dei conti pensato per la gestione, il conto economico riclassificato, la contabilità analitica per prodotto o commessa, il budget, il report mensile con l'analisi degli scostamenti e il cash flow previsionale. Non servono tutti dal primo giorno, ma servono tutti, e nell'ordine giusto.
Vediamo cosa fa ciascuno, da quale cominciare, come lavorano insieme con un esempio numerico e chi in azienda deve usarli.
Quali sono gli strumenti del controllo di gestione?
Il controllo di gestione è il sistema che ti dice ogni mese quanto guadagna l'azienda, dove guadagna e cosa succederà alla cassa. Per farlo usa strumenti diversi, ognuno con un compito preciso.
| Strumento | A cosa serve | Ogni quanto |
|---|---|---|
| Piano dei conti gestionale | Registrare i costi in modo che si possano leggere | Si imposta una volta, si rivede ogni anno |
| Conto economico riclassificato | Vedere primo margine, costi fissi, EBITDA, punto di pareggio | Ogni mese |
| Contabilità analitica | Sapere quanto rende ogni prodotto, cliente o commessa | Ogni mese o a fine commessa |
| Budget | Fissare dove vuoi arrivare quest'anno | Una volta l'anno, con revisioni |
| Report e analisi degli scostamenti | Confrontare il reale con il budget e capire perché differiscono | Ogni mese |
| Cash flow previsionale | Sapere quanta cassa avrai nei prossimi mesi | Ogni mese, a volte ogni settimana |
Sopra a tutti c'è un settimo strumento, che spesso si dimentica: qualcuno che legga questi numeri con te e ti faccia le domande giuste.
Da quale strumento si comincia?
Dal piano dei conti, anche se è il meno affascinante. Il piano dei conti è l'elenco delle voci in cui la contabilità registra ricavi e costi. Quello standard nasce per il bilancio e per le tasse, e raggruppa le cose in un modo che all'imprenditore dice poco. Se le lavorazioni esterne e le consulenze finiscono nella stessa voce «servizi», non saprai mai quanto ti costa davvero produrre.
Un piano dei conti gestionale separa i costi variabili da quelli fissi e, dove serve, li divide per linea di attività. Fatto questo, la riclassificazione del conto economico diventa quasi automatica, e da lì escono i numeri che servono: primo margine, costi fissi, EBITDA, punto di pareggio. Le tappe in ordine le trovi nell'articolo sulle fasi del controllo di gestione.
A cosa serve la contabilità analitica in una PMI?
La contabilità generale ti dice quanto ha guadagnato l'azienda nel suo insieme. La contabilità analitica ti dice quanto ha guadagnato su ogni pezzo: un prodotto, un cliente, un cantiere, un reparto. Si costruisce con i centri di costo, cioè contenitori a cui attribuire costi e ricavi, e con il costo orario del personale.
In una PMI non serve una contabilità analitica perfetta. Serve abbastanza precisa da farti vedere le differenze grosse: la linea di prodotto che lascia il 15% contro quella che lascia il 40%, il cliente che chiede sconti e assistenza e alla fine non rende.
Budget e scostamenti: come si usano insieme?
Il budget da solo è un documento che si scrive a gennaio e si dimentica a marzo. Diventa uno strumento quando ogni mese lo confronti con il reale e ti chiedi perché i numeri sono diversi.
Prendiamo un'azienda di esempio che a marzo aveva previsto 120.000 € di fatturato con un primo margine del 40%, cioè 48.000 €. A consuntivo il fatturato è 115.000 € con un primo margine del 36%, cioè 41.400 €. Mancano 6.600 € di margine. Da dove arrivano?
Scostamento di volume = (115.000 − 120.000) × 40% = −2.000 €
Scostamento di margine = 115.000 × (36% − 40%) = −4.600 €
Il calo delle vendite pesa 2.000 €. Il margine più basso ne pesa 4.600. Il problema principale non è commerciale ma di prezzi, sconti o costi delle materie. È un'informazione che il solo fatturato non avrebbe mai dato, e arriva ad aprile, non a bilancio chiuso. Come si imposta il confronto è spiegato nell'articolo sull'analisi degli scostamenti.
A cosa serve il cash flow previsionale?
A non scoprire i problemi di cassa quando sono già arrivati. Il conto economico ti dice se guadagni, il cash flow ti dice se avrai i soldi per pagare stipendi, fornitori, rate e imposte nei prossimi mesi. Si costruisce partendo dal saldo di oggi e aggiungendo incassi e pagamenti previsti, mese per mese.
Un'azienda può essere in utile e restare senza cassa, perché i clienti pagano tardi o il magazzino cresce. Il cash flow previsionale te lo mostra con mesi di anticipo, quando puoi ancora fare qualcosa: chiedere un fido, spostare un investimento, sollecitare un cliente.
Serve un software o basta Excel?
Per partire basta un foglio di calcolo ben fatto. Molte PMI fanno il controllo di gestione per anni in Excel senza problemi, se i dati arrivano puliti dalla contabilità e se qualcuno li aggiorna ogni mese. Ne parliamo nell'articolo sul controllo di gestione in Excel.
Un software dedicato diventa utile quando i dati crescono: tante commesse, tanti articoli, più società. Ma il software non fa il controllo di gestione al posto tuo. Se il piano dei conti è sbagliato, il software produce grafici sbagliati più in fretta.
Chi deve usare questi strumenti in azienda?
L'imprenditore, prima di tutto. Gli strumenti li può preparare un collaboratore interno, un controller, una persona dell'amministrazione. Ma le decisioni che ne escono sono sue: alzare un prezzo, rinunciare a un cliente, rinviare un'assunzione.
Il commercialista resta fondamentale per il bilancio, le imposte e gli adempimenti. Il controllo di gestione fa un lavoro diverso, guarda avanti e ogni mese. Servono entrambi.
Cosa cambia quando gli strumenti ci sono?
Andrea Strollo, titolare di Protezione Ferro Srls, zincatura a caldo e verniciatura dei metalli, raggiungeva il punto di pareggio il 5 dicembre. «Non sapevamo cosa fosse l'EBITDA, il breakeven point, il risultato gestionale. Vagavamo alla cieca nel fare i prezzi», racconta la sorella Eleonora. Con il controller hanno messo in fila proprio questi strumenti: riclassificazione dei bilanci, revisione del piano dei conti, marginalità per business unit, costo orario aziendale, piano industriale quinquennale. In 12 mesi l'EBITDA è passato da 31.000 a 75.500 € e il compenso di Andrea da 11.100 a 51.250 €. La storia completa è nel caso studio di Andrea.
Cosa fare lunedì mattina?
- Chiedi il piano dei conti al tuo amministrativo o al commercialista e segna quali voci sono costi variabili e quali fissi.
- Riclassifica l'ultimo conto economico: primo margine, costi fissi, EBITDA.
- Scegli un solo report da guardare ogni mese, sempre lo stesso giorno, e aggiungi gli altri strumenti uno alla volta.
Domande frequenti
Qual è il primo strumento del controllo di gestione da introdurre?
Il piano dei conti gestionale, con la riclassificazione del conto economico. Senza questi due, budget e report si appoggiano su numeri che non si leggono.
Il controllo di gestione si può fare senza contabilità analitica?
Sì, all'inizio. Il conto economico riclassificato dell'azienda intera dà già molte risposte. La contabilità analitica serve quando vuoi sapere quale prodotto, cliente o commessa rende.
Quanto tempo serve ogni mese per usare questi strumenti?
Dopo la fase di impostazione, poche ore al mese per aggiornarli e un incontro per leggerli. Il tempo vero si spende all'inizio, per sistemare il piano dei conti.
Budget e cash flow sono la stessa cosa?
No. Il budget riguarda costi e ricavi, cioè quanto guadagni. Il cash flow riguarda incassi e pagamenti, cioè quanta liquidità avrai e quando.
Se vuoi che questi strumenti li costruisca qualcuno con te, nel controllo di gestione chiavi in mano un controller formato sul metodo imposta il sistema nella tua azienda e ogni mese legge i numeri insieme a te.
