Azienda data driven: decidere con i numeri, non a sensazione

Un'azienda data driven è un'azienda in cui le decisioni importanti si prendono guardando i numeri, non solo l'istinto del titolare. Per una PMI non vuol dire comprare software costosi: vuol dire avere ogni mese pochi dati affidabili su margini, costi e cassa, e usarli prima di decidere prezzi, assunzioni e investimenti.

L'espressione viene dall'inglese, «guidata dai dati», e spesso fa pensare a grandi aziende con reparti di analisti. In realtà il principio vale ancora di più per chi ha 10 o 50 dipendenti, perché lì un errore di valutazione pesa direttamente sul conto del titolare. Vediamo cosa significa in pratica, da dove si parte e con quali numeri.

Cosa significa data driven per una PMI?

Significa sostituire la domanda «secondo me com'è andata?» con «cosa dicono i numeri?». Facciamo tre esempi di decisioni che quasi tutti gli imprenditori prendono a sensazione:

• Un cliente chiede uno sconto del 5%. A sensazione: «è un cliente importante, glielo diamo». Con i dati: so quanto margine mi lascia oggi quel cliente e posso calcolare cosa resta dopo lo sconto.
• Serve un nuovo dipendente. A sensazione: «siamo sotto pressione, assumiamo». Con i dati: so quanto fatturato in più serve per pagare il nuovo costo fisso e se è realistico.
• Un prodotto vende tanto. A sensazione: «è il nostro cavallo di battaglia». Con i dati: so se vende tanto perché è il più conveniente per il cliente o perché è sotto costo.

Il punto non è eliminare l'intuito. L'esperienza del titolare resta preziosa. Il punto è metterla alla prova con i numeri prima di spendere soldi.

Perché decidere a sensazione costa caro?

Perché la sensazione si basa su quello che vedi tutti i giorni: il lavoro in corso, il saldo in banca, i clienti che chiamano. Queste cose dicono quanto sei impegnato, non quanto guadagni.

Il saldo in banca, per esempio, è la sensazione più diffusa. Se il conto è pieno sembra che vada tutto bene. Ma dentro quel saldo ci sono l'IVA da versare, gli anticipi dei clienti, il fido usato. E i problemi di margine si vedono in banca con mesi di ritardo, quando è difficile correggerli.

L'altro limite è il tempo. Molte aziende guardano i numeri una volta l'anno, quando il commercialista chiude il bilancio, cioè quattro o cinque mesi dopo la fine dell'anno. A quel punto si può solo prendere atto.

Quali dati servono davvero?

Meno di quanto si pensi. Un'azienda che vuole decidere con i numeri ha bisogno, ogni mese, di questi:

1. Fatturato del mese e progressivo, confrontato con il budget.
2. Margine di contribuzione in euro e in percentuale, per prodotto, cliente o linea di business.
3. Costi fissi del mese, confrontati con il budget.
4. EBITDA, cioè quanto genera la gestione prima di ammortamenti, interessi e tasse.
5. Punto di pareggio: il fatturato che serve per coprire tutti i costi.
6. Previsione di cassa per i mesi successivi.

Su come scegliere gli indicatori giusti per il tuo settore trovi la guida ai KPI aziendali. La regola è una sola: ogni numero che misuri deve servire a una decisione. Se non sai quale decisione ci prenderesti sopra, toglilo.

Un esempio con i numeri: lo sconto al cliente

Prendiamo un'azienda di esempio che fattura 1,5 milioni e vende componenti a un cliente che vale 300.000 € l'anno. Il cliente chiede uno sconto del 5% per rinnovare il contratto.

A sensazione lo sconto sembra piccolo: 15.000 € su 300.000. Vediamo cosa dicono i numeri.

	Oggi	Con lo sconto del 5%
Fatturato con il cliente	300.000 €	285.000 €
Costi variabili	210.000 €	210.000 €
Margine di contribuzione	90.000 €	75.000 €
Margine in percentuale	30%	26,3%

Lo sconto del 5% sul prezzo si mangia il 16,7% del margine: 15.000 su 90.000. Per recuperare quei 15.000 € con lo stesso margine del 26,3%, l'azienda dovrebbe vendere a quel cliente circa 57.000 € in più all'anno.

Fatturato in più per compensare = Margine perso ÷ Nuovo margine % = 15.000 ÷ 0,263 = 57.034 €

Con questi numeri sul tavolo la trattativa cambia. Forse lo sconto si dà lo stesso, ma in cambio di volumi garantiti o di pagamenti più rapidi. Oppure si scopre che un cliente al 26% di margine non copre la sua quota di costi fissi.

Come si diventa un'azienda data driven?

Non si comincia dagli strumenti. Si comincia da tre cose.

Un piano dei conti che parli la lingua dell'azienda. Il piano dei conti del commercialista è fatto per il bilancio e le tasse. Per decidere servono i costi divisi tra fissi e variabili, e i ricavi divisi per linea di business. Spesso basta riorganizzare le voci che ci sono già.

Un report mensile semplice. Una pagina, sempre uguale, che arriva entro i primi giorni del mese successivo. Su come costruirlo trovi la guida al report aziendale.

Un appuntamento fisso. Un'ora al mese in cui il titolare guarda i numeri con chi li prepara e prende decisioni. Senza l'appuntamento, il report finisce in una cartella.

Il resto viene dopo. Un foglio di calcolo ben fatto basta per anni a un'azienda di qualche milione di fatturato.

Quali errori si fanno all'inizio?

• Troppi dati. Trenta indicatori non li guarda nessuno. Meglio sei, guardati sempre.
• Dati in ritardo. Un report che arriva a metà del mese dopo serve a poco. Meglio un dato un po' approssimato ma tempestivo.
• Dati senza confronto. Un margine del 32% non dice nulla da solo. Va confrontato con il budget, con lo stesso mese dell'anno prima, con l'obiettivo.
• Dati senza decisione. Se dopo aver letto il report non cambia niente, il problema non sono i numeri.

Cosa cambia quando si decide con i numeri?

Ardian Belshi, imprenditore nel settore edile a Brescia, prima del percorso faceva i preventivi in base all'esperienza e non aveva un costo orario strutturato. Il controller Davide Giovanni La Francesca lo descrive così: «Ardian presentava un'analisi dei numeri effettuata a sentimento». Con il bilancio riclassificato in ottica gestionale, la divisione tra costi fissi e variabili, il cash flow e un costo al m² tarato sulla struttura, in 7 mesi l'EBITDA è passato da 27.287 € a 70.487 €. I dettagli sono nel caso studio di Ardian.

Marco Caporossi, distributore di cosmetici, ricordava così il prima: «Andavamo un po' a braccio, basandoci sulla sensazione del momento». Con il piano dei conti diviso per canale e il controllo mensile dei costi fissi, in 14 mesi l'azienda è passata da una perdita di 71.539 € a un utile di 24.000 €. La storia è nel caso studio di Marco.

Cosa fare lunedì mattina?

1. Scrivi le tre decisioni più importanti che dovrai prendere nei prossimi sei mesi.
2. Per ognuna, scrivi quale numero ti servirebbe per prenderla bene.
3. Verifica se oggi quel numero ce l'hai, e con quale ritardo.
4. Chiedi a chi tiene la contabilità di prepararti un riepilogo mensile con quei numeri, anche approssimato.

Domande frequenti

Serve un software per diventare un'azienda data driven?

No. Servono dati ordinati e una persona che li prepari ogni mese. Un foglio di calcolo ben costruito basta per moltissime PMI.

Chi deve occuparsi dei dati in una piccola azienda?

Di solito chi segue l'amministrazione, con l'aiuto di un controller interno o esterno. Ma le decisioni restano del titolare: i dati servono a lui.

Decidere con i dati vuol dire ignorare l'esperienza?

No. L'esperienza serve a fare le domande giuste e a leggere i numeri. I dati servono a verificare se l'intuizione regge prima di spendere.

Ogni quanto vanno guardati i numeri?

Almeno una volta al mese. Alcuni dati, come la cassa e gli ordini, conviene guardarli ogni settimana.

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