Analisi degli scostamenti: budget e consuntivo a confronto

L'analisi degli scostamenti confronta ogni mese i numeri del budget con quelli effettivi, il consuntivo, e spiega da dove viene ogni differenza: prezzi, quantità vendute, mix dei prodotti o costi. Serve a correggere la rotta mentre l'anno è ancora aperto, non a scoprire a dicembre che le cose sono andate diversamente dal previsto.

Un budget senza analisi degli scostamenti è un buon proposito scritto a gennaio. Vediamo come si fa, con un esempio in cui il fatturato sembra in linea e il margine invece no.

Cos'è l'analisi degli scostamenti?

È il passo che chiude il cerchio del budget. A inizio anno scrivi quanto pensi di vendere, a che prezzi, con quali costi. Ogni mese prendi i numeri veri e li metti accanto a quelli previsti. La differenza fra i due è lo scostamento.

Scostamento = Consuntivo − Budget

Si esprime in euro e in percentuale. Uno scostamento si dice favorevole quando migliora il risultato (ricavi più alti o costi più bassi del previsto) e sfavorevole quando lo peggiora. Attenzione al segno: un costo che supera il budget dà una differenza positiva, ma è uno scostamento sfavorevole.

Se il budget aziendale ancora non ce l'hai, parti da lì: lo spieghiamo nella guida sul budget aziendale.

Budget e consuntivo: che differenza c'è?

Il budget è il conto economico di previsione, mese per mese. Il consuntivo è il conto economico effettivo dello stesso mese, costruito con gli stessi criteri e le stesse voci.

Questo dettaglio conta più di quanto sembri. Se nel budget le lavorazioni esterne sono fra i costi variabili e nel consuntivo finiscono mescolate nei servizi, il confronto non regge. Budget e consuntivo devono parlare la stessa lingua, voce per voce.

Il budget va anche mensilizzato con giudizio. Se ad agosto lavori metà del solito, il budget di agosto deve essere più basso. Dividere l'anno per dodici crea scostamenti finti che fanno perdere tempo.

Come si separano gli scostamenti di prezzo, volume e costo?

Dire «il margine è sotto di 4.400 €» non basta. Bisogna capire perché, e le cause possibili sono diverse. Le formule base sono tre:

• Scostamento di volume = (Quantità effettiva − Quantità budget) × Margine unitario budget
• Scostamento di prezzo = (Prezzo effettivo − Prezzo budget) × Quantità effettiva
• Scostamento di costo = (Costo unitario budget − Costo unitario effettivo) × Quantità effettiva

Il volume si valuta al margine del budget, perché ti chiedi: se avessi venduto più pezzi alle condizioni previste, quanto avrei guadagnato in più? Prezzo e costo si valutano sulle quantità vere, perché lo sconto o il rincaro li hai avuti su quello che hai venduto davvero.

Un esempio con i numeri

Prendiamo un'azienda di esempio che vende due prodotti. Ecco il budget di marzo:

Prodotto	Pezzi	Prezzo	Costo variabile	Margine unitario	Margine totale
A	1.000	50 €	30 €	20 €	20.000 €
B	500	80 €	40 €	40 €	20.000 €
Totale	1.500				40.000 €

Il fatturato previsto è 90.000 €. Ecco il consuntivo di marzo:

Prodotto	Pezzi	Prezzo	Costo variabile	Margine unitario	Margine totale
A	1.200	47 €	30 €	17 €	20.400 €
B	400	80 €	42 €	38 €	15.200 €
Totale	1.600				35.600 €

Il fatturato effettivo è 88.400 €, appena 1.600 € sotto il budget. A guardare solo le vendite, marzo è andato bene: più pezzi venduti, fatturato quasi in linea. Il margine invece è sotto di 4.400 €, l'11% in meno. Vediamo da dove arriva.

Prodotto A

• Volume: (1.200 − 1.000) × 20 = +4.000 €
• Prezzo: (47 − 50) × 1.200 = −3.600 €
• Costo: nessuna differenza
• Totale: +400 €

Prodotto B

• Volume: (400 − 500) × 40 = −4.000 €
• Prezzo: nessuna differenza
• Costo: (40 − 42) × 400 = −800 €
• Totale: −4.800 €

La somma fa −4.400 €. Ora la storia è chiara. Si è venduto di più il prodotto A, ma con uno sconto di 3 € al pezzo che si è mangiato quasi tutto il vantaggio. Si è venduto meno il prodotto B, che ha un margine doppio, e in più il suo fornitore ha aumentato il costo di 2 €.

Questo spostamento delle vendite dal prodotto che rende di più a quello che rende di meno si chiama effetto mix. È il motivo per cui un fatturato in linea può nascondere un margine in calo. Le domande da fare lunedì sono precise: chi ha deciso lo sconto su A e perché? Perché B vende meno? L'aumento del fornitore va ribaltato sul prezzo o va rinegoziato?

E i costi fissi?

Per i costi fissi l'analisi è più semplice: si confronta voce per voce, mese per mese e progressivo da inizio anno. Affitti, stipendi, consulenze, utenze.

Il progressivo è importante. Una bolletta che arriva a febbraio invece che a gennaio crea due scostamenti che si annullano. Guardando solo il mese li rincorri, guardando il progressivo vedi che non c'è niente da fare. Uno scostamento che si ripete per tre mesi di fila, invece, non è un caso: è il budget che va rivisto, o un costo che va tagliato.

Ogni quanto si fa e cosa si fa dopo?

Ogni mese, nelle prime settimane del mese successivo. Più passa tempo, meno puoi intervenire. Per non perdersi nei dettagli conviene fissare una soglia: si analizzano solo gli scostamenti sopra un certo importo o una certa percentuale, il resto si guarda a fine trimestre.

Per ogni scostamento rilevante ti fai due domande:

1. È temporaneo o strutturale? Un cliente che ha spostato un ordine di un mese è temporaneo. Un fornitore che ha alzato il listino è strutturale.
2. Cosa cambia a fine anno? Se è strutturale, aggiorni la previsione di chiusura. È il lavoro del forecast, che spieghiamo nell'articolo sul forecast aziendale.

Il budget di inizio anno non si riscrive: resta il riferimento. Si aggiorna la previsione, e si decide cosa fare per avvicinarsi all'obiettivo.

Come funziona nelle aziende che lo fanno davvero?

Ivano Zordan, titolare di Zordan Logistica Srl, ha messo l'analisi degli scostamenti mensili al centro del lavoro con il controller Danilo, con dentro tutto, ammortamenti compresi. Lui lo racconta così: «È un bilancio tipo finito mensile». E aggiunge: «Riesci a capire dove c'è il problema subito, nell'arco di un mese, e intervenire sul problema senza che si sviluppi». In 8 mesi l'utile è passato da 158.094 € a 468.086 €, e il punto di pareggio dal 3 dicembre al 30 ottobre. I dettagli sono nel caso studio di Ivano.

In ECO3 Energy Solution Srl, impiantistica elettrica, meccanica e tecnologica, la crescita era stata veloce, da 3 a oltre 50 persone in tre anni, e i costi di struttura non venivano monitorati. «Non avevamo un controllo di gestione inteso come tale», racconta il socio Giancarlo. Con il controller Francesco Boccardo i soci Antonio Alfonso Marinaro e Giancarlo hanno definito il budget del secondo semestre e introdotto l'analisi degli scostamenti mensili, per correggere la rotta quando serve. In 6 mesi l'EBITDA è passato da 1.436 € a 203.175 € e il punto di pareggio dal 1° gennaio al 4 dicembre. La storia è nel caso studio di Antonio.

Quali sono gli errori più comuni?

• Budget scritto per far piacere: se è irraggiungibile da gennaio, ogni scostamento diventa rumore e nessuno lo guarda più.
• Solo ricavi: guardare gli scostamenti del fatturato e non quelli del margine fa perdere proprio l'effetto mix.
• Consuntivo incompleto: senza le fatture dei fornitori di fine mese, i ratei del personale e gli ammortamenti, il mese sembra migliore di com'è.
• Analisi senza decisioni: un report letto e archiviato non cambia niente. Ogni scostamento rilevante deve finire con un nome e una cosa da fare.

Cosa fare lunedì mattina?

Prendi l'ultimo mese chiuso. Metti in una colonna il budget, se ce l'hai, o lo stesso mese dell'anno scorso, se non ce l'hai. Nella colonna accanto il consuntivo. Calcola la differenza su ricavi, costi variabili, margine e costi fissi. Sulle tre righe con lo scostamento più grande chiediti se è prezzo, volume, mix o costo, e scrivi chi se ne occupa.

Domande frequenti

Che differenza c'è tra budget e consuntivo?

Il budget è la previsione, il consuntivo è quello che è successo davvero. Devono avere le stesse voci e gli stessi criteri, altrimenti il confronto non regge.

Uno scostamento positivo è sempre buono?

No. Sui ricavi una differenza positiva è favorevole, sui costi è sfavorevole. Per questo si parla di scostamenti favorevoli e sfavorevoli, non di positivi e negativi.

Cos'è lo scostamento di mix?

È l'effetto dello spostamento delle vendite fra prodotti con margini diversi. Puoi vendere lo stesso numero di pezzi e guadagnare meno, se vendi di più i prodotti che rendono meno.

Si può fare l'analisi degli scostamenti senza budget?

Si può fare un confronto con lo stesso periodo dell'anno prima. È meglio di niente, ma ti dice com'è andata rispetto al passato, non rispetto a dove volevi arrivare.

---

Con il controllo di gestione chiavi in mano un controller formato sul metodo costruisce budget e consuntivo della tua azienda e ogni mese legge con te gli scostamenti, per decidere cosa fare finché c'è tempo.