Controllo di gestione con Excel: quando basta e quando no
Controllo di gestione con Excel: quali fogli servono, come si aggiorna ogni mese, gli errori da evitare e i segnali che dicono quando serve un software.
di Redazione Imprenditore VeroControllo di gestione
Sì, in una piccola o media impresa il controllo di gestione si può fare bene con Excel: bastano pochi fogli collegati fra loro, costi divisi in fissi e variabili e un aggiornamento ogni mese. Excel non basta più quando i dati da inserire a mano diventano troppi, quando ci lavorano più persone o quando l'azienda ha più società e più attività da tenere separate.
Il problema, quasi sempre, non è lo strumento. È come è costruito il file e se qualcuno lo legge davvero. Se parti da zero, prima leggi la nostra guida al controllo di gestione per le PMI.
Si può fare il controllo di gestione con Excel?
Sì. Excel ha tutto quello che serve: somme, percentuali, confronti fra mesi, grafici. Funziona a tre condizioni:
- il file è semplice: pochi fogli, ognuno con un compito preciso.
- i dati entrano in un punto solo, e tutto il resto si calcola da lì.
- c'è un giorno fisso del mese in cui si aggiorna e si legge.
Il metodo di Imprenditore Vero nasce proprio così: niente gestionali complicati, ma pochi file Excel con le formule già impostate. Si inseriscono i numeri dell'azienda e si leggono i risultati.
Quali fogli servono in un file Excel di controllo di gestione?
Non servono decine di schede. Questi sono i fogli che servono davvero:
| Foglio | Cosa contiene | A cosa serve |
|---|---|---|
| Dati del mese | Ricavi e costi presi da fatture, estratti conto e contabilità | È l'unico punto in cui si scrive a mano |
| Conto economico riclassificato | Ricavi, costi variabili, margine, costi fissi, EBITDA | Dice quanto guadagna davvero l'azienda |
| Budget | Gli obiettivi mese per mese | Dice se sei in linea o fuori strada |
| Flussi di cassa | Entrate e uscite previste | Dice se a fine mese ci sono i soldi per pagare |
| Indicatori | Primo margine, punto di pareggio, incidenza del personale, compenso del titolare | Il cruscotto da guardare in cinque minuti |
Il cuore è il conto economico riclassificato. Il bilancio del commercialista mette i costi in ordine per natura: materie prime, servizi, personale, ammortamenti. Per decidere serve un altro ordine: prima i costi che crescono con le vendite (materie prime, provvigioni, trasporti), poi quelli che paghi anche se non vendi nulla (affitto, stipendi, utenze).
Prendiamo un'azienda che fattura 1 milione di euro:
| Voce | Euro | % sul fatturato |
|---|---|---|
| Ricavi | 1.000.000 | 100% |
| Costi variabili | 600.000 | 60% |
| Primo margine | 400.000 | 40% |
| Costi fissi | 320.000 | 32% |
| EBITDA | 80.000 | 8% |
Le formule sono semplici:
Primo margine = Ricavi − Costi variabili
EBITDA = Primo margine − Costi fissi
Punto di pareggio = Costi fissi ÷ Margine %
In questo esempio il punto di pareggio è 320.000 ÷ 0,40 = 800.000 euro. Sotto quel fatturato l'azienda perde soldi. Se vuoi capire come si legge questo numero mese per mese, trovi tutto nell'articolo sul punto di pareggio.
Come si imposta la struttura del file?
La struttura conta più delle formule. Quattro regole bastano per non perdersi:
- Una colonna per ogni mese, da gennaio a dicembre, più una colonna per il totale progressivo. Così vedi subito l'andamento.
- Celle da compilare separate dalle celle calcolate. Colora in modo diverso le celle dove si scrive. Tutte le altre si proteggono, così nessuno cancella una formula per sbaglio.
- Lo stesso elenco di voci in tutti i fogli. Se nel consuntivo c'è «Trasporti», nel budget deve esserci «Trasporti», con lo stesso nome e nella stessa riga.
- Ogni costo ha una sola casa. Prima di cominciare decidi se una voce è fissa o variabile e non cambiarla a metà anno.
Il passaggio più lungo è il primo: collegare ogni conto della contabilità alla sua riga del conto economico riclassificato. Si fa una volta sola.
Come si aggiorna ogni mese?
Una volta impostato, il controllo di gestione si aggiorna in poche ore al mese. Una routine che funziona:
- Entro metà mese raccogli i dati del mese precedente: fatture emesse e ricevute, estratti conto, buste paga.
- Spalma i costi che arrivano una volta l'anno. Tredicesima, assicurazioni, canoni annuali: se li metti tutti nel mese in cui li paghi, quel mese sembra un disastro e gli altri sembrano ottimi. Dividi l'importo per dodici e attribuiscilo a ogni mese.
- Confronta il consuntivo con il budget, voce per voce. Guarda le differenze più grandi, non tutte.
- Controlla la cassa. Il saldo previsto nel foglio dei flussi deve tornare con quello della banca.
- Scrivi una decisione. Una riga: cosa cambi il mese prossimo, alla luce dei numeri.
L'ultimo punto è quello che separa un file da un controllo di gestione. Un foglio aggiornato ma mai letto non serve a niente.
Gli errori più comuni nel controllo di gestione su Excel
Sono quasi sempre gli stessi.
Troppi fogli. Il file cresce, ogni volta si aggiunge una scheda, dopo un anno nessuno sa più quale numero è quello giusto. Meglio cinque fogli usati che venti abbandonati.
Solo il passato. Molti file fanno bene il consuntivo e si fermano lì. Senza budget e senza previsione di cassa sai com'è andata, non dove stai andando. Erik Debeljak, titolare del Ristorante Biancospino a Trieste, lo racconta così: «Avevo un mio sistema fai-da-te molto complesso che però diventava solo analisi del passato». Con il controller Domenico Magnifico ha diviso i costi in fissi e variabili e ricostruito il costo orario. In 12 mesi l'utile è passato da 3.500 € a 158.000 € e il punto di pareggio da dicembre ad agosto (il caso di Erik).
Confondere fatturato e incassi. Il conto economico ragiona per competenza: una fattura di marzo pagata a giugno è un ricavo di marzo. La cassa ragiona per incassi. Tenerle nello stesso foglio porta a conclusioni sbagliate.
Formule rotte e nessun controllo. Una riga inserita nel punto sbagliato e un totale smette di sommare. Aggiungi sempre una cella di verifica: il totale dei costi del foglio dati deve essere uguale al totale del conto economico riclassificato.
Budget aziendale su Excel: come impostarlo?
Il budget non è una previsione ottimista. È un obiettivo fatto con i numeri, e su Excel si costruisce partendo dalla fine.
Riprendiamo l'azienda di prima: costi fissi di 320.000 euro, primo margine al 40%. L'imprenditore vuole arrivare a 120.000 euro di EBITDA.
Fatturato necessario = (Costi fissi + EBITDA obiettivo) ÷ Margine %
(320.000 + 120.000) ÷ 0,40 = 1.100.000 euro.
Servono quindi 100.000 euro di fatturato in più, con lo stesso margine. Oppure un margine più alto. Il foglio di budget mette queste strade una accanto all'altra. Poi l'obiettivo si divide nei dodici mesi, tenendo conto della stagionalità, e ogni mese si confronta con il consuntivo.
Template gratis per il controllo di gestione in Excel: funzionano?
Online si trovano molti modelli gratuiti da scaricare. Possono servire per capire la logica, ma hanno due limiti.
Il primo: sono generici, e adattarli alla tua azienda richiede quasi lo stesso lavoro che costruirli da zero.
Il secondo: un file non insegna a leggere i numeri. Puoi avere un modello perfetto e non sapere cosa fare quando il margine scende di due punti.
Per questo il metodo di Imprenditore Vero mette insieme i file e la spiegazione. Nel webinar gratuito, circa tre ore in diretta con Mirco Gasparotto e Alessandro Palumbo, si vede quali numeri guardare e si ricevono in regalo i file Excel per fare i primi calcoli sulla propria azienda. Al workshop dal vivo di due giorni a Milano si lavora sui propri bilanci con sette file Excel, che restano al partecipante, con i controller in sala.
Quando Excel non basta più e serve un software?
Excel regge finché l'azienda è semplice. Questi sono i segnali che stai arrivando al limite:
- inserisci gli stessi dati due volte, in contabilità e nel file.
- hai più società, più sedi o più business unit da tenere separate e poi sommare.
- ci lavorano più persone e le versioni del file si moltiplicano.
- l'aggiornamento richiede giorni e non ore, e i numeri arrivano quando ormai non servono più.
- gli errori di formula diventano frequenti.
A quel punto un software di controllo di gestione fa risparmiare tempo: legge i dati dalla contabilità, evita le copie a mano e tiene lo storico. Nel percorso di controllo di gestione chiavi in mano di Imprenditore Vero, ad esempio, il controller lavora con il software Zephira.
Ma il software risolve il problema dei dati, non quello delle decisioni. Marco Caporossi, fondatore di Alema Professional, l'ha detto in modo diretto: «Non importa quanti fogli Excel hai, sono i consulenti che ti aiutano a fare le scelte giuste che ti portano ai risultati». Con il controller Giuseppe Barbarani ha ristrutturato il piano dei conti per canale di vendita e in 14 mesi l'azienda è passata da una perdita di 71.539 € a un utile di 24.000 € (il caso di Marco).
Prima di cambiare strumento, quindi, chiediti se il problema è Excel o il fatto che nessuno legge i numeri ogni mese.
Domande frequenti
Serve saper usare bene Excel per fare il controllo di gestione?
No. Basta saper inserire i numeri in un foglio. Se le formule sono già impostate, il lavoro mensile è copiare i dati nelle celle giuste e leggere i risultati.
Quanti fogli deve avere un file di controllo di gestione?
Pochi. Dati del mese, conto economico riclassificato, budget, flussi di cassa e indicatori coprono le esigenze di una PMI. Ogni foglio in più va giustificato.
Ogni quanto si aggiorna il controllo di gestione su Excel?
Ogni mese. Un aggiornamento annuale è solo un secondo bilancio. Il valore sta nel vedere in tempo cosa cambia e correggere la rotta.
Il file Excel sostituisce il commercialista?
No. Il commercialista prepara il bilancio e segue gli adempimenti fiscali. Il file di controllo di gestione serve a te per decidere ogni mese. Sono due lavori diversi e servono entrambi.
Vuoi partire con i file giusti e capire quali numeri guardare? Iscriviti al webinar gratuito: ricevi i file Excel per fare i calcoli sulla tua azienda.
