Sistema informativo aziendale: cos'è e a cosa serve
Sistema informativo aziendale: cos'è, da cosa è fatto, come si costruisce in una PMI e perché ti serve per avere i numeri giusti in tempo per decidere.
di Redazione Imprenditore VeroControllo di gestione
Il sistema informativo aziendale è l'insieme di persone, regole, dati e strumenti che raccolgono le informazioni dell'azienda e le trasformano in numeri utili per decidere. Serve a sapere, ogni mese e non a fine anno, quanto guadagni, dove guadagni e dove perdi.
Non è un software. Il programma di contabilità o il gestionale ne sono una parte, ma un'azienda può avere ottimi programmi e un pessimo sistema informativo. Vediamo da cosa è fatto, come si costruisce in una PMI e quali errori evitare.
Cos'è il sistema informativo aziendale, in parole semplici?
Pensa a tutto quello che succede in azienda in un mese: ordini, fatture, ore lavorate, acquisti, pagamenti, consegne, reclami. Ogni fatto lascia una traccia. Il sistema informativo è il modo in cui queste tracce vengono raccolte, messe in ordine e riportate a chi deve decidere.
Ha quattro componenti:
- I dati: i fatti registrati, dalla fattura al foglio ore.
- Le regole: chi registra cosa, in che modo, entro quando.
- Le persone: chi inserisce, chi controlla, chi legge.
- Gli strumenti: programmi, fogli di calcolo, anche un quaderno, se funziona.
Se manca una delle quattro, i numeri arrivano tardi, sbagliati o non arrivano.
Che differenza c'è tra sistema informativo e sistema informatico?
Il sistema informatico è la parte tecnologica: computer, programmi, server, archivi. Il sistema informativo è più ampio: comprende anche le procedure e le persone.
La differenza conta. Molti imprenditori, quando sentono di non avere i numeri sotto controllo, cambiano programma. Sei mesi dopo hanno un programma nuovo e gli stessi problemi, perché le fatture vengono ancora registrate in conti sbagliati e nessuno sa chi deve inserire le ore di cantiere. Prima si decidono le regole, poi si sceglie lo strumento.
A cosa serve il sistema informativo in una PMI?
A tre livelli diversi.
- Operativo. Far funzionare il lavoro di tutti i giorni: emettere fatture, gestire ordini, pagare fornitori. Quasi tutte le aziende ce l'hanno.
- Gestionale. Dire all'imprenditore come va: margine per prodotto, costi del mese, scostamenti dal budget, cassa prevista. Qui molte PMI sono scoperte.
- Strategico. Dare i numeri per le scelte grandi: aprire una sede, lanciare una linea, chiedere un finanziamento.
La base di tutto è la contabilità generale, che è obbligatoria e serve per il bilancio e le tasse. Il controllo di gestione prende quei dati e li riorganizza per rispondere alle domande dell'imprenditore. Usano gli stessi dati, ma con scopi diversi.
C'è anche un aspetto di legge. L'art. 2086 del codice civile chiede all'imprenditore che opera in forma societaria o collettiva di istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla natura e alle dimensioni dell'impresa, anche per accorgersi in tempo di una crisi. Un sistema informativo che produce numeri solo a bilancio chiuso difficilmente risponde a questa richiesta. Ne parliamo nella guida sugli adeguati assetti organizzativi.
Un esempio con i numeri
Prendiamo un'azienda di esempio che fattura 2,2 milioni con tre attività: produzione di arredi su misura, posa in opera e un piccolo negozio. Il bilancio dice che l'EBITDA è di 110.000 €, il 5% del fatturato. Tutto in un unico calderone.
Il titolare decide di sistemare il sistema informativo. Non compra nulla di nuovo. Fa tre cose: rivede il piano dei conti, assegna ogni fattura e ogni ora di lavoro a una delle tre attività e fissa una regola, tutto registrato entro il 10 del mese dopo.
Dopo tre mesi ecco cosa vede, riportato all'anno:
| Attività | Fatturato | Costi diretti | Quota di costi comuni | Risultato |
|---|---|---|---|---|
| Produzione su misura | 1.300.000 | 880.000 | 260.000 | +160.000 |
| Posa in opera | 600.000 | 420.000 | 120.000 | +60.000 |
| Negozio | 300.000 | 250.000 | 160.000 | −110.000 |
| Totale | 2.200.000 | 1.550.000 | 540.000 | +110.000 |
Lo stesso EBITDA, raccontato in un altro modo. Il negozio, che il titolare considerava una vetrina utile, copre i suoi costi diretti e lascia 50.000 €, ma con la quota di costi comuni che gli viene attribuita (spazio e tempo del titolare) risulta in perdita di 110.000 € l'anno. Prima non lo sapeva perché nessuno separava i dati. Prima di decidere bisogna capire quanti di quei 160.000 € sparirebbero davvero senza il negozio.
Non vuol dire che vada chiuso domani. Vuol dire che ora c'è una decisione da prendere con i numeri in mano, invece che a sensazione.
Come si costruisce un sistema informativo in una PMI?
Cinque passi, in quest'ordine.
- Scrivi le domande. Cosa vuoi sapere ogni mese? Quanto margine fa ogni linea, quanto costa un'ora di lavoro, quanta cassa avrai fra tre mesi. Le domande decidono quali dati servono.
- Rivedi il piano dei conti. Ogni costo e ogni ricavo deve finire in un conto che abbia senso per le tue decisioni, non solo per le tasse. Se tutte le spese di trasporto finiscono in «spese varie», non saprai mai quanto ti costano.
- Assegna i responsabili. Chi registra le ore? Chi controlla le fatture passive? Chi chiude il mese? Un nome per ogni attività.
- Fissa le scadenze. Un numero che arriva quattro mesi dopo serve a poco. Una data fissa per chiudere il mese, uguale ogni mese.
- Prepara il report. Una o due pagine, sempre uguali, con i numeri che rispondono alle domande del punto 1. Come costruirlo lo spieghiamo nella guida al report aziendale.
Solo a questo punto si valuta se lo strumento che hai è sufficiente o se ne serve un altro.
Quali errori evitare?
- Partire dal programma. Lo strumento viene dopo le regole.
- Raccogliere troppi dati. Ogni dato costa tempo a chi lo inserisce. Se nessuno lo usa per decidere, è da togliere.
- Avere numeri in ritardo. Il valore di un dato scende ogni giorno che passa.
- Avere numeri che nessuno legge. Un report che arriva puntuale e finisce nella posta non letta è uno spreco.
- Delegare tutto all'esterno. Lo studio del commercialista tiene la contabilità e fa il bilancio. Il controllo di gestione legge quei numeri per guidare l'azienda. Servono entrambi, ma le domande le deve fare l'imprenditore.
Cosa cambia quando il sistema informativo funziona?
Simone Mazza, titolare di Benfatto SRL, impresa di pulizie che negli anni aveva aggiunto autolavaggi e lavanderie, partiva da 1.560.617 € di fatturato, un EBITDA di 105.823 € e «confusione totale» su margini e costi. Le attività erano tutte unite. Con il controller Luca Andriolo ha rivisto il piano dei conti, separato le business unit e calcolato il costo orario reale delle pulizie. Così sono emersi i clienti che facevano girare soldi senza lasciare profitto.
In 9 mesi il fatturato è sceso a 1.432.896 € per scelta e l'EBITDA è salito a 140.175 €. Le parole di Simone: «Adesso guido la mia azienda senza la benda sugli occhi». La storia completa è nel caso studio di Simone.
Cosa fare lunedì mattina?
Scrivi su un foglio le tre domande sui numeri che ti fai più spesso e a cui oggi non sai rispondere. Accanto a ognuna scrivi quale dato servirebbe, chi in azienda lo ha già e perché non arriva a te. È la mappa del tuo sistema informativo, con i buchi in evidenza.
Domande frequenti
Il sistema informativo aziendale è un software?
No. Il software è uno degli strumenti. Il sistema informativo comprende anche le regole su come registrare i dati, le persone che li gestiscono e i report che arrivano all'imprenditore.
Una piccola azienda ha bisogno di un sistema informativo?
Sì, anche se semplice. Ogni azienda ce l'ha già, magari fatto di abitudini e fogli sparsi. La domanda è se ti dà i numeri giusti in tempo per decidere.
Che rapporto c'è tra sistema informativo e controllo di gestione?
Il controllo di gestione usa i dati del sistema informativo per misurare margini, costi e scostamenti. Senza dati ordinati e puntuali, il controllo di gestione non ha materia su cui lavorare.
Quanto tempo serve per mettere in ordine il sistema informativo?
Dipende da quanto è disordinata la partenza. Rivedere il piano dei conti e fissare le regole richiede qualche settimana, poi servono alcuni mesi di dati puliti per avere confronti affidabili.
Nel webinar gratuito Mirco Gasparotto e Alessandro Palumbo mostrano quali numeri guardare ogni mese per sapere quanto guadagna davvero l'azienda. Ricevi i file Excel per cominciare a metterli in ordine sui tuoi dati.
