Report aziendale: gli errori da evitare con i numeri

Un report aziendale funziona quando in una pagina ti dice come sta andando l'azienda e cosa devi decidere. Gli errori che lo rendono inutile sono quasi sempre gli stessi: troppi numeri, dati che arrivano tardi, solo il fatturato, nessun confronto con un obiettivo e nessuna azione alla fine.

La buona notizia è che si correggono tutti senza spendere nulla. Vediamoli uno per uno, e poi vediamo com'è fatto un report mensile che un imprenditore legge davvero.

Cos'è un report aziendale?

È il documento con cui i numeri dell'azienda arrivano a chi deve prendere decisioni. Può essere un foglio di calcolo, una pagina stampata, una schermata. Il formato conta poco. Conta che risponda a tre domande: come stiamo andando, rispetto a cosa, e cosa facciamo adesso.

In una PMI il report principale è quello mensile per il titolare. Poi ci possono essere report più specifici: vendite per il commerciale, acquisti e magazzino, produzione. Qui parliamo del primo, quello che guida l'azienda.

Perché un report con troppi numeri non serve?

È l'errore più diffuso. Il report nasce con dieci righe, poi qualcuno aggiunge un dettaglio, poi un altro, e dopo un anno ha quattro pagine che nessuno legge fino in fondo.

Un numero merita di stare nel report solo se, cambiando, ti farebbe fare qualcosa di diverso. Il numero di telefonate fatte dal commerciale può essere interessante, ma se non ti porta a una decisione appartiene a un altro report. Per il titolare di una PMI bastano fra otto e quindici indicatori. Quali scegliere lo spieghiamo nell'articolo sui KPI aziendali.

Ogni quanto deve arrivare il report?

Ogni mese, e presto. Un report di marzo che arriva a fine maggio racconta una storia che non puoi più cambiare.

Un obiettivo realistico per una PMI è avere i numeri del mese entro il 15 o il 20 del mese successivo. Per arrivarci servono due cose: fatture registrate con regolarità e qualche stima per le voci che arrivano in ritardo, come le fatture dei fornitori di fine mese. Meglio un numero stimato con buona approssimazione e puntuale che un numero esatto e inutile perché arriva tardi.

Perché il fatturato da solo inganna?

Perché dice quanto hai venduto, non quanto hai guadagnato. Un mese con il fatturato record può essere un mese in perdita, se le vendite sono andate sui prodotti a margine basso o se hai fatto sconti per chiudere un contratto.

Il report deve sempre mostrare, accanto ai ricavi, il primo margine in euro e in percentuale. È il numero che dice quanto delle vendite resta per pagare i costi fissi. Se il fatturato cresce e il primo margine in percentuale scende, il report deve farlo vedere a colpo d'occhio.

Con cosa vanno confrontati i numeri?

Un numero da solo non dice niente. 168.000 € di ricavi a maggio sono tanti o pochi? Dipende. I confronti utili sono tre:

• con il budget: stai andando dove avevi deciso di andare?
• con lo stesso mese dell'anno prima: elimina l'effetto della stagionalità
• con il progressivo dall'inizio dell'anno: un mese storto si riassorbe, tre mesi storti no

Il confronto con il mese precedente, il più istintivo, è anche il più fuorviante: in quasi tutte le aziende confrontare agosto con luglio non dice nulla.

Perché i numeri del report devono tornare con la contabilità?

Perché alla prima differenza smetti di fidarti. Se il report dice che a giugno hai guadagnato 40.000 € e a fine anno il bilancio chiude in pari, il report perde ogni credibilità.

I numeri gestionali possono essere organizzati in modo diverso dalla contabilità, per esempio dividendo i costi in fissi e variabili o per business unit. Ma i totali devono riconciliarsi. Il punto di partenza è un piano dei conti abbastanza dettagliato da distinguere quello che ti serve.

Cosa deve contenere un report mensile per una PMI?

Prendiamo un'azienda di esempio che fattura circa 2 milioni l'anno. Il suo report di maggio, in una pagina, potrebbe essere questo:

Indicatore	Maggio	Budget maggio	Progressivo	Budget progressivo
Ricavi	168.000	175.000	812.000	830.000
Primo margine %	38,5%	41,0%	40,2%	41,0%
Primo margine €	64.680	71.750	326.424	340.300
Costi fissi	56.000	55.000	279.000	275.000
Margine operativo	8.680	16.750	47.424	65.300
Saldo banche netto	142.000
Giorni medi di incasso	78	70

Sotto la tabella, tre righe di commento, non di più:

1. Primo margine di maggio sotto budget di 2,5 punti: due commesse grandi vendute con lo sconto. Da ora gli sconti oltre il 5% li approva il titolare.
2. Costi fissi progressivi sopra budget di 4.000 €: una consulenza straordinaria di aprile, che non si ripete.
3. Giorni di incasso in salita: telefonare ai tre clienti con lo scaduto più alto entro venerdì.

Il progressivo dice che l'azienda è indietro di 17.876 € di margine operativo sul budget. Non è un dramma, ma senza una decisione a giugno diventa un problema a settembre. Questa è la differenza fra un report che informa e uno che fa agire.

Chi deve leggere il report e quando?

Il titolare, sempre. Se l'azienda ha una prima linea, i responsabili leggono la parte che li riguarda. L'ideale è un appuntamento fisso: stesso giorno ogni mese, un'ora, report alla mano. Si guardano i numeri, si decidono due o tre azioni con un nome e una data, e il mese dopo si parte controllando se sono state fatte.

Senza questo appuntamento anche il report fatto meglio finisce in una cartella.

Cosa succede quando il report diventa uno strumento di decisione?

Lo racconta Pieralfonso Visentin, titolare di Antenore Visentin Srl, che fabbrica macchine per l'industria alimentare. L'azienda era solida, ma il piano dei conti era generico e non c'era un'analisi per business unit. Pieralfonso racconta: «La difficoltà nostra era non capire bene, a tre mesi, a quattro mesi, come andava l'azienda».

Il lavoro è partito proprio dal piano dei conti, poi un budget mensilizzato e un incontro ogni mese con il controller Edoardo per confrontare budget e numeri reali. Dividendo l'azienda in business unit è emerso un reparto in perdita che dal bilancio complessivo non si vedeva. In 12 mesi l'EBITDA è passato da 201.404 a 491.983 €. «L'incontro mensile con Edoardo ti aiuta ad avere una situazione chiara», dice Pieralfonso. La storia completa è nel caso di Pieralfonso.

Se vuoi capire da dove partire per costruire i numeri del tuo report, la guida al controllo di gestione per PMI è il primo passo.

Domande frequenti

Quante pagine deve avere un report aziendale?

Per il titolare di una PMI, una. Se servono dettagli, stanno in allegato, ma la prima pagina deve bastare a capire come va e cosa fare.

Serve un software per fare il report?

No. Molte PMI partono da un foglio di calcolo ben fatto. Conta di più la regolarità con cui i dati vengono aggiornati che lo strumento usato.

Che differenza c'è fra report e cruscotto?

Spesso si usano come sinonimi. Di solito il cruscotto è la vista sintetica con pochi indicatori e i colori, il report è il documento completo con confronti e commenti.

Chi deve preparare il report?

Chi conosce i numeri: l'amministrazione, un controller interno o esterno. Il titolare non dovrebbe prepararlo, ma deve leggerlo e decidere.

Se vuoi un report che ogni mese qualcuno costruisce e legge con te, guarda il controllo di gestione chiavi in mano: un controller formato sul metodo costruisce il controllo di gestione della tua azienda e ogni mese lo legge con te.