Contabilità generale: cos'è, cosa ti dice e cosa invece no
Contabilità generale: cos'è, come funziona la partita doppia, cosa ti dice sull'azienda e cosa no, e perché da sola non basta a sapere dove guadagni.
di Redazione Imprenditore VeroLeggere il bilancio
La contabilità generale è il sistema che registra tutti i fatti dell'azienda con il mondo esterno, come vendite, acquisti, incassi, pagamenti e stipendi, e serve a produrre il bilancio e a calcolare le imposte. Ti dice quanto ha guadagnato l'azienda in un anno e cosa possiede e deve, ma non ti dice dove guadagna e dove perde.
Per questo la frase «tanto ho il commercialista che tiene la contabilità» è vera solo a metà. La contabilità generale è indispensabile, ma risponde a domande diverse da quelle che ti fai ogni lunedì. Vediamo quali.
Cos'è la contabilità generale?
È la contabilità che la legge chiede alle imprese commerciali, con l'eccezione dei piccoli imprenditori. Ai fini fiscali le imprese minori possono tenere la contabilità semplificata. Per le società di capitali è sempre obbligatoria. L'art. 2214 del codice civile impone di tenere almeno il libro giornale e il libro degli inventari, più le altre scritture richieste dalla natura e dalle dimensioni dell'impresa. Nel libro giornale vanno indicate, giorno per giorno, le operazioni dell'impresa. Nel libro degli inventari, ogni anno, le attività e le passività, chiuse con il bilancio.
A queste regole civilistiche si aggiungono quelle fiscali: i registri IVA, il registro dei beni ammortizzabili, le scritture di magazzino oltre certe dimensioni. Le scritture vanno conservate per dieci anni.
In pratica, la contabilità generale è il diario ufficiale dell'azienda. Ogni fattura, ogni bonifico, ogni busta paga finisce lì. A fine anno quel diario diventa il bilancio d'esercizio, di cui parliamo nella guida al bilancio d'esercizio.
Come funziona la partita doppia?
La contabilità generale si tiene in partita doppia: ogni fatto viene registrato su almeno due conti, uno in «dare» e uno in «avere», per lo stesso importo. Non serve saperla fare, ma capirne la logica aiuta a leggere i numeri.
Prendiamo una vendita da 10.000 € più IVA al 22%. La registrazione è questa:
| Conto | Dare | Avere |
|---|---|---|
| Crediti verso clienti | 12.200 | |
| Ricavi di vendita | 10.000 | |
| IVA a debito | 2.200 |
Quando il cliente paga, i 12.200 € passano dai crediti alla banca. Il ricavo era già stato registrato al momento della vendita. È per questo che l'utile e i soldi in banca non coincidono mai: la contabilità registra i fatti quando avvengono, non quando entrano i soldi.
Cosa ti dice la contabilità generale?
Molto, se la sai leggere.
- Il risultato dell'anno: ricavi, costi, utile o perdita.
- Il patrimonio: cosa possiede l'azienda, quanto le devono i clienti, quanto deve a fornitori, banche, dipendenti ed erario.
- I costi per natura: quanto hai speso in materie prime, servizi, personale, affitti, interessi.
- Le basi per le imposte: reddito imponibile, IVA da versare o a credito.
Sono le informazioni che servono allo Stato, alla banca, ai soci e ai fornitori che guardano il tuo bilancio. Sono anche il punto di partenza per qualsiasi analisi.
Cosa invece non ti dice?
Qui sta il limite, e conviene conoscerlo bene.
Non ti dice dove guadagni. La contabilità generale classifica i costi per natura, non per destinazione. Sai quanto hai speso di energia elettrica in tutto, non quanta ne ha consumata ogni linea di prodotto. Sai il totale degli stipendi, non quanto costa ogni commessa.
Non distingue costi fissi e variabili. Senza questa separazione non puoi calcolare il margine di contribuzione né il punto di pareggio.
Arriva tardi. Il bilancio si chiude mesi dopo la fine dell'anno. Quando scopri che una linea ha perso soldi, l'hai già fatta lavorare per dodici mesi.
Durante l'anno è incompleta. Le situazioni contabili di metà anno spesso non contengono la variazione del magazzino, i ratei, i risconti e gli ammortamenti, che si registrano a fine esercizio. Un trimestre può sembrare in perdita solo perché hai comprato merce che è ancora sugli scaffali.
Non guarda avanti. Registra quello che è successo. Budget e previsioni non sono il suo compito.
Un esempio con i numeri
Prendiamo un'azienda inventata che fattura 1,5 milioni con due linee: prodotti standard e prodotti su misura. La contabilità generale dice che l'anno chiude con 60.000 € di utile. Tutto bene, sembra.
Poi qualcuno divide ricavi e costi per linea:
| Standard | Su misura | Totale | |
|---|---|---|---|
| Ricavi | 900.000 | 600.000 | 1.500.000 |
| Costi variabili | 540.000 | 520.000 | 1.060.000 |
| Margine di contribuzione | 360.000 | 80.000 | 440.000 |
| Costi fissi specifici della linea | 120.000 | 160.000 | 280.000 |
| Margine di linea | 240.000 | −80.000 | 160.000 |
| Costi fissi comuni | 100.000 | ||
| Utile | 60.000 |
La linea standard guadagna 240.000 €. Quella su misura, che magari è quella a cui tieni perché porta clienti prestigiosi, perde 80.000 €. La contabilità generale vedeva solo il totale. Il problema non era nei numeri, ma nella domanda che i numeri potevano risolvere.
Che differenza c'è tra contabilità generale e analitica?
| Contabilità generale | Contabilità analitica | |
|---|---|---|
| Obbligatoria | Sì | No |
| Per chi | Fisco, banca, soci, terzi | Imprenditore e manager |
| Classifica i costi | Per natura | Per destinazione: prodotto, cliente, commessa, reparto |
| Frequenza | Annuale (bilancio) | Mensile o più spesso |
| Regole | Codice civile e principi contabili | Le decide l'azienda |
| Guarda | Al passato | Al passato e al futuro, con budget e previsioni |
La contabilità analitica, chiamata anche contabilità industriale, prende i dati della contabilità generale e li riorganizza per rispondere alle domande di gestione. Lo spieghiamo nell'articolo sulla contabilità industriale. Le due non sono alternative: la seconda vive dei dati della prima. Il commercialista ti dà la contabilità generale e il bilancio, il controllo di gestione ti dà la lettura mensile. Servono entrambi.
Quando la sola contabilità generale non basta più?
Marco Caporossi guidava con Alessandra la Alema Professional, distributore all'ingrosso di cosmetici in Svizzera. Avevano solo la contabilità generale: «Facevamo quello che serviva per via della legge, per via dei bilanci, però non avevamo i numeri sotto controllo». Con il controller Giuseppe Barbarani hanno ristrutturato il piano dei conti per canale distributivo, analizzato il magazzino e costruito un budget dei costi fissi da seguire ogni mese. In 14 mesi l'azienda è passata da una perdita di 71.539 € a un utile di 24.000 €. La storia è nel caso studio di Marco.
Il punto di partenza è stato proprio il piano dei conti: lo stesso dato contabile, registrato in modo da poter essere letto per canale, è diventato uno strumento di gestione. È il primo passo di ogni controllo di gestione in una PMI.
Cosa fare lunedì mattina?
Chiedi al commercialista o all'ufficio amministrativo l'ultima situazione contabile e controlla tre cose. Se dentro ci sono la variazione del magazzino e gli ammortamenti del periodo, o se arrivano solo a fine anno. Se il piano dei conti ti permette di separare i ricavi e i costi principali per linea, cliente o reparto. E in quanti giorni dalla fine del mese ricevi i numeri. Se le risposte sono «no», «no» e «mesi», hai trovato da dove cominciare.
Domande frequenti
La contabilità generale è obbligatoria?
Sì, per le società di capitali e per le imprese in contabilità ordinaria. Le imprese minori possono usare la contabilità semplificata. Il codice civile chiede il libro giornale, il libro degli inventari e le altre scritture adatte all'impresa, e il fisco chiede i registri IVA e le altre scritture previste dalle norme tributarie.
Per quanto tempo si conservano le scritture contabili?
Per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione, come prevede l'art. 2220 del codice civile.
Contabilità generale e bilancio sono la stessa cosa?
No. La contabilità generale è la registrazione continua dei fatti dell'anno. Il bilancio è il documento di sintesi che se ne ricava alla chiusura dell'esercizio.
Posso fare il controllo di gestione con la sola contabilità generale?
Puoi usarla come base, se il piano dei conti è strutturato bene e le chiusure mensili includono magazzino e ammortamenti. Per sapere dove guadagni servono però le analisi per prodotto, cliente o commessa.
Nel webinar gratuito Mirco Gasparotto e Alessandro Palumbo mostrano come passare dai numeri della contabilità a quelli che servono per decidere, e come capire quanto guadagna davvero l'azienda. Ricevi i file Excel per rifare i calcoli.
