KPI aziendali: quali indicatori deve guardare una PMI
KPI aziendali per PMI: i dieci indicatori da guardare ogni mese su vendite, margini, cassa e persone, come si calcolano e come si legge un cruscotto mensile.
di Redazione Imprenditore VeroControllo di gestione
I KPI aziendali sono pochi numeri che ti dicono ogni mese se l'azienda sta andando dove vuoi. A una PMI ne bastano una decina, divisi in quattro famiglie (vendite, margini, cassa e persone), ciascuno con un obiettivo da raggiungere e una persona che ne risponde.
KPI sta per key performance indicator, indicatore chiave di prestazione. La parola importante è «chiave»: non tutti i numeri che puoi misurare sono KPI. Vediamo quali scegliere, come si calcolano e come si legge un cruscotto, con un esempio.
Cosa sono i KPI e che differenza c'è con gli indici di bilancio?
Gli indici di bilancio si calcolano una volta l'anno sui numeri di chiusura e servono soprattutto a giudicare com'è andata. I KPI si calcolano ogni mese, a volte ogni settimana, e servono a decidere cosa fare adesso.
Un KPI utile ha quattro caratteristiche:
- si muove con le tue decisioni: se cambi qualcosa, lo vedi cambiare
- si misura spesso, almeno ogni mese, con dati che hai già
- ha un obiettivo, scritto nel budget. Un numero senza obiettivo non dice se va bene o male
- ha un responsabile, qualcuno in azienda che lo guarda e propone cosa fare
I KPI sono il cruscotto del controllo di gestione, il sistema che spieghiamo nella guida al controllo di gestione per PMI.
Quali KPI deve guardare una PMI?
Ecco i dieci che proponiamo come punto di partenza. Non sono obbligatori tutti: scegli quelli che parlano della tua azienda.
| Famiglia | KPI | Come si calcola | Ogni quanto |
|---|---|---|---|
| Vendite | Fatturato rispetto al budget | Fatturato del mese ÷ Fatturato a budget | Mese |
| Vendite | Preventivi accettati | Preventivi accettati ÷ Preventivi inviati | Mese |
| Margini | Primo margine % | (Ricavi − Costi variabili) ÷ Ricavi | Mese |
| Margini | EBITDA % | EBITDA ÷ Ricavi | Mese |
| Margini | Giorno di pareggio | Punto di pareggio ÷ Fatturato × 30 | Mese |
| Cassa | Giorni medi di incasso | Crediti verso clienti ÷ Fatturato annuo × 365 | Mese |
| Cassa | Giorni di magazzino | Magazzino ÷ Costo del venduto annuo × 365 | Mese |
| Cassa | Saldo di cassa previsto a 90 giorni | Dal budget di cassa | Settimana o mese |
| Persone | Costo del personale su fatturato | Costo del personale ÷ Ricavi | Mese |
| Persone | Ore fatturate su ore pagate | Ore fatturate ai clienti ÷ Ore pagate ai dipendenti | Mese |
Il giorno di pareggio è il KPI che riassume meglio margini e costi fissi in un solo numero: ti dice da che giorno del mese l'azienda comincia a guadagnare. Lo spieghiamo nell'articolo sul punto di pareggio. Per i numeri della cassa trovi le formule anche nell'articolo sugli indici di liquidità.
Come si sceglie un KPI utile per la propria azienda?
Parti dalla domanda, non dal numero. Chiediti quali sono le tre o quattro cose che, se vanno storte, ti fanno perdere soldi. Poi trova il numero che le misura.
- Se vendi commesse, il margine per commessa conta più del margine medio.
- Se vendi servizi a ore, il KPI chiave sono le ore fatturate su quelle pagate.
- Se commerci merce, guarda i giorni di magazzino e il margine per famiglia di prodotto.
- Se hai clienti grandi che pagano tardi, i giorni medi di incasso vengono prima del fatturato.
E fermati presto. Un cruscotto di quaranta indicatori non lo guarda nessuno. Meglio dieci numeri letti ogni mese che quaranta letti una volta l'anno.
Un esempio con i numeri
Prendiamo un'azienda di esempio che fa manutenzione di impianti industriali e fattura 2 milioni l'anno. Ecco il suo cruscotto di marzo.
| KPI | Obiettivo | Marzo | Come va |
|---|---|---|---|
| Fatturato rispetto al budget | 100% | 106% | Sopra |
| Primo margine % | 45% | 41% | Sotto |
| Giorno di pareggio | 25 | 26 | Sotto |
| Giorni medi di incasso | 75 | 88 | Sotto |
| Ore fatturate su ore pagate | 75% | 68% | Sotto |
| Saldo di cassa previsto a 90 giorni | almeno 80.000 € | 35.000 € | Sotto |
Senza cruscotto, il titolare vedrebbe solo la prima riga: il fatturato è sopra il budget, quindi tutto bene. Con il cruscotto vede una storia diversa.
I tecnici lavorano tanto ma fatturano meno ore di quelle pagate: forse interventi in garanzia, trasferte lunghe, lavori extra non addebitati. Il margine scende di quattro punti e il giorno di pareggio slitta dal 25 al 26, nonostante il fatturato sopra budget. Intanto i clienti pagano 13 giorni più tardi del previsto, e la cassa tra tre mesi sarà meno della metà dell'obiettivo.
Le azioni per aprile vengono da sole: controllare le ore non fatturate per tecnico e per cliente, rivedere le condizioni degli interventi in garanzia, sollecitare i crediti scaduti. Il mese dopo, il cruscotto dirà se hanno funzionato.
Quali KPI per ogni reparto?
Ogni responsabile dovrebbe avere due o tre numeri suoi, legati a quelli dell'azienda:
- commerciale: fatturato rispetto al budget, preventivi accettati, sconto medio concesso
- produzione o servizio: ore fatturate su ore pagate, scarti o rilavorazioni, tempi di consegna
- acquisti e magazzino: giorni di magazzino, scostamento dei prezzi d'acquisto rispetto al budget
- amministrazione: giorni medi di incasso, crediti scaduti oltre 60 giorni, saldo di cassa previsto
Quando ognuno sa quale numero muove, la riunione mensile smette di essere un elenco di impressioni.
Quali errori evitare con i KPI?
- Troppi indicatori. Se il cruscotto non sta su una pagina, è troppo lungo.
- Indicatori di vanità. Visite al sito o follower fanno piacere, ma se non si traducono in margine non guidano le decisioni.
- Numeri senza obiettivo. Un 41% non è né buono né cattivo finché non sai che l'obiettivo era 45%.
- Dati che arrivano tardi. Un KPI di marzo letto a giugno è storia.
- Nessuna azione. Se un numero va male per tre mesi e non cambia nulla, non è un KPI, è un'abitudine.
Cosa succede quando i numeri arrivano prima della fine dell'anno?
Domenico Campa, chirurgo estetico con studi a Napoli e Milano, vedeva il bilancio solo una volta all'anno e non monitorava la marginalità per tipologia di intervento. Con il controller Francesco Zagarella ha riclassificato il bilancio, ristrutturato il piano dei conti e introdotto il monitoraggio mensile della marginalità per ogni tipologia di intervento.
Francesco lo spiega così: «Abbiamo ottenuto 10 punti di EBITDA in più in dieci mesi monitorando mensilmente ogni aspetto». In 14 mesi le ore di lavoro di Domenico sono scese da 68 a 52 settimanali, con 5-6 ore liberate per la pianificazione. La storia è nel caso studio di Domenico.
Cosa fare lunedì mattina?
Scegli cinque KPI dalla tabella, quelli che parlano di più della tua azienda. Per ciascuno scrivi l'obiettivo dell'anno e chi ne è responsabile. Poi calcola il valore dell'ultimo mese chiuso. Fra trenta giorni rifai lo stesso conto: è il primo mese del tuo cruscotto.
Domande frequenti
Quanti KPI deve avere una PMI?
Tra cinque e dieci per l'azienda, più due o tre per ogni responsabile. Oltre, si smette di guardarli.
Ogni quanto vanno aggiornati i KPI?
Ogni mese, entro i primi dieci o quindici giorni del mese successivo. Il saldo di cassa previsto, nei periodi di tensione, anche ogni settimana.
Chi deve preparare i KPI?
L'amministrazione o un controller raccolgono i dati e calcolano i numeri. L'imprenditore li legge, li discute con i responsabili e decide.
Serve un programma apposito per i KPI?
No. Per partire basta un foglio di calcolo alimentato dalla contabilità. Conta di più la regolarità con cui si guardano che lo strumento con cui si calcolano.
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