Controllo di gestione PMI: cos'è, a cosa serve, come si fa

Il controllo di gestione è il sistema con cui l'imprenditore misura ogni mese quanto guadagna davvero la sua azienda, dove guadagna e dove perde, e confronta questi numeri con gli obiettivi. In una PMI non servono software complicati: bastano cinque numeri, guardati ogni mese, e qualche file Excel.

In questa guida vediamo cos'è, a cosa serve, in cosa è diverso dalla contabilità del commercialista e come si imposta, passo per passo. Con un esempio sui numeri di un'azienda che fattura 1 milione di euro l'anno.

Cos'è il controllo di gestione?

Il controllo di gestione è un modo di lavorare con i numeri dell'azienda. Si prendono i dati che l'azienda ha già (fatture, costi, stipendi, estratti conto), si mettono in ordine perché rispondano alle domande di chi decide e si leggono a intervalli regolari, di solito ogni mese.

Le domande sono sempre le stesse:

• quanto resta all'azienda su ogni prodotto o servizio venduto?
• quanto bisogna fatturare per pagare tutti i costi?
• quanto pesa la squadra sul fatturato?
• quanto produce l'attività, tolto tutto quello che serve per farla girare?
• quanto guadagna il titolare?

Il bilancio risponde a queste domande una volta l'anno, mesi dopo. Il controllo di gestione risponde mentre le cose succedono, quando c'è ancora tempo per cambiare rotta.

Nei manuali si parla di «controllo di gestione aziendale» o di «controllo direzionale». Nelle grandi aziende è un ufficio intero, con più persone. In una PMI è più semplice: un piccolo gruppo di numeri che il titolare conosce a memoria, aggiornato ogni mese da lui, da una persona dell'amministrazione o da un controller esterno.

A cosa serve il controllo di gestione in una PMI?

Serve a decidere sui numeri invece che a sensazione. Pensa alle decisioni che prendi ogni settimana:

• alzare o no il prezzo di un prodotto
• accettare o no il cliente che chiede uno sconto
• assumere una persona in più
• comprare un macchinario o aprire una nuova sede
• quanto prelevare per te a fine anno

Senza numeri aggiornati, ognuna di queste scelte si fa guardando il saldo del conto in banca. Il saldo però dice quanti soldi ci sono oggi, non quanto guadagna l'azienda. Un conto pieno può nascondere un'azienda che perde. Un conto vuoto può nascondere un'azienda che guadagna ma incassa tardi.

Pieralfonso Visentin, titolare di Antenore Visentin Srl, fabbricazione di macchine per l'industria alimentare, racconta così il prima: «Si viaggiava a vista. Non si sapeva mai come finiva l'anno». E ancora: «La difficoltà nostra era non capire bene, a tre mesi, a quattro mesi, come andava l'azienda». Il bilancio arrivava a giugno dell'anno successivo. Con il controllo di gestione, seguito dal controller Edoardo, l'azienda è stata divisa in business unit ed è emerso un settore in perdita che dal bilancio complessivo non si vedeva. In 12 mesi l'EBITDA è passato da 201.404 € a 491.983 €. La storia è nel caso studio di Pieralfonso.

C'è anche un motivo di legge. L'articolo 2086 del codice civile chiede all'imprenditore che opera in forma societaria o collettiva di istituire «un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla natura e alle dimensioni dell'impresa», anche per accorgersi in tempo di una crisi. La norma non usa le parole «controllo di gestione», ma leggere i numeri ogni mese è il modo più concreto per vedere i problemi prima che arrivino in bilancio.

Cosa fa il controllo di gestione, in pratica?

Ogni mese fa quattro cose, sempre nello stesso ordine.

1. Raccoglie i numeri del mese: ricavi, acquisti, stipendi, affitti, utenze, consulenze. Sono gli stessi dati che finiscono in contabilità.
2. Li ordina in modo gestionale: separa i costi che crescono con le vendite (merci, materie prime, lavorazioni esterne, provvigioni) da quelli che si pagano comunque (personale, affitti, utenze, compensi). Questo lavoro si chiama riclassificazione del conto economico.
3. Li confronta con il budget, cioè con l'obiettivo che l'azienda si era data per quel mese, e con lo stesso mese dell'anno prima. La differenza fra previsto e reale si chiama scostamento.
4. Porta a una decisione: se un costo è fuori budget si capisce perché, se un prodotto ha perso margine si interviene sul prezzo o sul fornitore, se la cassa dei prossimi mesi sarà corta ci si muove per tempo.

Il quarto punto è quello che conta. Un controllo di gestione che produce report ma nessuna decisione è solo un costo in più.

Che differenza c'è con la contabilità del commercialista?

Sono due lavori diversi, con scopi diversi. Servono entrambi.

Il commercialista tiene la contabilità, prepara il bilancio, calcola le imposte e segue le scadenze. Il suo lavoro serve all'azienda per essere in regola e per presentarsi alla banca. Il controllo di gestione usa in gran parte gli stessi dati, ma li ordina per rispondere a un'altra domanda: come sta andando l'azienda e cosa conviene fare adesso.

	Contabilità e bilancio	Controllo di gestione
A chi serve	Fisco, banche, soci	Imprenditore
Quando	Una volta l'anno, mesi dopo la chiusura	Ogni mese
Come ordina i costi	Per natura, secondo le regole civilistiche e fiscali	Variabili e fissi, per prodotto, per reparto
Cosa guarda	L'anno chiuso	Il mese appena chiuso e i prossimi: budget, cassa, margini
La domanda	I conti sono in regola? Quante imposte si pagano?	Quanto guadagno, e dove?

I due lavori si parlano. Spesso il primo passo per impostare il controllo di gestione è rivedere il piano dei conti insieme al commercialista, perché i costi vengano registrati in modo utile a tutti e due.

È quello che ha fatto Francesco Manenti, founder e amministratore delegato di CT Consulting Srl, soluzioni di pagamento digitale e ICT. Con il controller Riccardo il piano dei conti è stato rielaborato insieme al commercialista, e la revisione del bilancio ha fatto recuperare 4 punti percentuali persi per un errore. In 12 mesi l'EBITDA è passato da 171.301 € a 212.338 € e il punto di pareggio da novembre a giugno. Riccardo lo spiega così: «Il piano dei conti è la radice dell'albero. Se la radice è malmessa, l'albero barcolla». I numeri completi sono nel caso studio di Francesco.

Quali numeri guardare ogni mese?

Il metodo di Imprenditore Vero parte da cinque numeri. Li vediamo su un'azienda di esempio che fattura 1 milione di euro l'anno.

Voce (esempio)	Euro l'anno
Fatturato	1.000.000
Costi variabili (merci, materie prime, lavorazioni esterne)	580.000
Primo margine	420.000 (42%)
Personale	190.000
Compenso del titolare	60.000
Altri costi fissi (affitto, utenze, consulenze, assicurazioni)	90.000
EBITDA	80.000 (8%)

1. Primo margine

Quanto resta su ogni prodotto o servizio venduto, dopo i costi che servono a produrlo.

Primo margine = Ricavi − Costi variabili

Nell'esempio: 1.000.000 − 580.000 = 420.000 €, cioè 42 € ogni 100 € venduti. È il primo numero da guardare, perché da lì si pagano tutti gli altri costi. Conviene calcolarlo anche prodotto per prodotto: capita spesso che l'articolo che vende di più sia quello che lascia meno.

2. Punto di pareggio

Il fatturato sotto il quale l'azienda perde soldi.

Punto di pareggio = Costi fissi ÷ Primo margine %

Nell'esempio i costi fissi sono 340.000 € (personale, compenso del titolare e altri costi fissi). 340.000 ÷ 0,42 = circa 809.500 € di fatturato. Messo sul calendario: 809.500 ÷ 1.000.000 × 30 = 24,3. Fino al giorno 25 del mese l'azienda lavora per pagare i costi. Solo gli ultimi 5 giorni producono guadagno.

3. Incidenza del personale

Quanto pesa la squadra sul fatturato.

Incidenza del personale = Costo del personale ÷ Fatturato × 100

Nell'esempio: 190.000 ÷ 1.000.000 × 100 = 19%. È il numero da conoscere prima di assumere. Una persona in più che costa 40.000 € l'anno, con un primo margine del 42%, chiede circa 95.000 € di fatturato in più solo per ripagarsi (40.000 ÷ 0,42).

4. EBITDA

Il margine operativo: quanto produce davvero l'attività, prima di interessi, tasse e ammortamenti.

EBITDA = Primo margine − Costi fissi (senza ammortamenti)

Nell'esempio: 420.000 − 340.000 = 80.000 €, l'8% del fatturato. È il numero che dice se il modo in cui l'azienda lavora sta in piedi, prima delle scelte su debiti e investimenti.

5. Compenso personale

Quanto guadagna il titolare per il lavoro che fa. Nell'esempio 60.000 € l'anno. Molti imprenditori si pagano per ultimi, solo se resta cassa. Conviene metterlo nei conti come un costo vero, alla pari di uno stipendio: un'azienda che sta in piedi solo perché il titolare non si paga non sta guadagnando.

I cinque numeri si muovono insieme. Se il primo margine scende di due punti, il punto di pareggio sale, i giorni del mese che restano al titolare diminuiscono e l'EBITDA si assottiglia. Per questo si guardano tutti, ogni mese, e non uno alla volta.

Come impostare il controllo di gestione?

Il controllo di gestione si imposta una volta, poi si mantiene. Ecco i passi, nell'ordine.

1. Parti dall'ultimo bilancio. Riclassificalo: separa i costi variabili da quelli fissi e calcola i cinque numeri dell'anno chiuso. È la fotografia di partenza.
2. Rivedi il piano dei conti con il commercialista. Le voci generiche, come «consulenze» o «spese varie», vanno divise. Un unico conto per tutti i ricavi non dice quale attività guadagna e quale no.
3. Fissa una data per chiudere il mese. Per esempio entro il 15 del mese dopo. I numeri di marzo letti a luglio servono a poco.
4. Scrivi il budget. Fatturato, primo margine e costi fissi, mese per mese. Senza un obiettivo non c'è niente con cui confrontare il reale.
5. Ogni mese confronta e decidi. Un incontro fisso, anche breve, con i cinque numeri, gli scostamenti dal budget e una lista di azioni con un nome e una data.
6. Aggiungi la cassa. Una previsione degli incassi e dei pagamenti dei prossimi mesi. Un'azienda può guadagnare e restare senza soldi, se incassa tardi. Alessandro Palumbo lo ripete spesso: «Le aziende non falliscono per il conto economico. Falliscono per la cassa».

La parte più faticosa è la prima impostazione, cioè i passi 1 e 2. Una volta impostato, il controllo di gestione si aggiorna in poche ore al mese.

Chi fa il controllo di gestione in una PMI?

Nelle aziende piccole lo fa il titolare, con l'aiuto di chi tiene l'amministrazione. Quando l'azienda cresce, il lavoro passa a una persona interna formata o a un controller esterno, che prepara i numeri e li legge insieme all'imprenditore.

In ogni caso la lettura resta all'imprenditore. Il controller può preparare i numeri, spiegarli e proporre interventi, ma la decisione di alzare un prezzo o di tagliare un costo spetta a chi guida l'azienda. Per questo il titolare deve capire i cinque numeri anche se non li calcola lui.

Quali strumenti servono: Excel o gestionale?

Per cominciare basta Excel. Il metodo di Imprenditore Vero usa file Excel con le formule già impostate: si inseriscono i numeri dell'azienda e si leggono i risultati. Un gestionale può aiutare a raccogliere i dati più in fretta, ma non decide al posto tuo cosa guardare.

I dati che servono l'azienda li ha già: fatture di vendita e di acquisto, cedolini, estratti conto, ultimo bilancio. Il lavoro sta nel metterli in ordine.

Quali sono gli errori più comuni?

• Guardare solo il fatturato. Fatturare di più con un margine basso può voler dire lavorare di più per guadagnare uguale.
• Aspettare il bilancio. Quando arriva, l'anno è finito da mesi e le decisioni sono già state prese.
• Troppi numeri. Un report di quaranta pagine che nessuno legge vale meno di cinque numeri guardati davvero.
• Leggere senza decidere. Ogni incontro sui numeri dovrebbe chiudersi con almeno un'azione concreta.

Da dove cominciare lunedì mattina?

Prendi l'ultimo bilancio e dividi i costi in due colonne: quelli che crescono con le vendite e quelli che paghi comunque. Con queste due colonne puoi già calcolare il primo margine e il punto di pareggio della tua azienda. Poi segna sul calendario una data fissa, ogni mese, per rifare il conto.

Domande frequenti

Il controllo di gestione è obbligatorio?

Non con questo nome. Per le società l'articolo 2086 del codice civile chiede un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alle dimensioni dell'impresa, anche per accorgersi in tempo di una crisi. Un controllo di gestione mensile è il modo più pratico per farlo.

Da quale fatturato ha senso il controllo di gestione?

Da subito. Le domande sono le stesse per un'azienda da 300.000 € e per una da 30 milioni: cambia solo quanto è dettagliato il lavoro. Alessandro Palumbo ha applicato il controllo di gestione in aziende da 200.000 € a 200 milioni di fatturato.

Il controllo di gestione sostituisce il commercialista?

No. Il commercialista prepara il bilancio e segue gli adempimenti fiscali. Il controllo di gestione serve all'imprenditore per decidere ogni mese. Sono due lavori diversi e servono entrambi.

Ogni quanto vanno guardati i numeri?

Ogni mese. Guardarli meno spesso toglie tempo per intervenire. Guardarli ogni settimana, in una PMI, di solito vuol dire inseguire numeri ancora incompleti.

Posso impostarlo da solo?

Sì, se impari a leggere i cinque numeri e hai i file per calcolarli. Molti imprenditori partono da soli sull'ultimo bilancio e si fanno affiancare da un controller quando l'azienda cresce.

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Se vuoi imparare a farlo con una guida, il punto di partenza è il webinar gratuito: circa tre ore in diretta con Mirco Gasparotto e Alessandro Palumbo, che mostrano come calcolare questi numeri partendo dal bilancio. Ricevi anche i file Excel per rifare i conti sulla tua azienda.