Fast closing: come avere i numeri del mese in pochi giorni

Il fast closing è la chiusura veloce dei conti del mese: avere ricavi, margini e risultato del mese appena finito entro pochi giorni lavorativi, invece di aspettare settimane o il bilancio di fine anno. Si ottiene con un calendario di chiusura fisso, qualche stima ragionata e la disciplina di registrare le cose mentre succedono.

Vediamo perché i numeri arrivano tardi in tante PMI, cosa serve per chiudere il mese in fretta e quanto costa, in euro, sapere le cose con un mese e mezzo di ritardo.

Cos'è il fast closing?

Il nome viene dalle grandi aziende, che devono comunicare i risultati ai soci e al mercato pochi giorni dopo la fine di un trimestre. Per una PMI il significato è più semplice: il 5 o il 10 del mese, l'imprenditore sa quanto ha guadagnato il mese prima.

Non si tratta del bilancio d'esercizio. Il bilancio è un documento di legge, ha i suoi tempi e serve alle tasse, ai soci e alla banca. L'assemblea che lo approva, nelle società di capitali, si tiene di norma entro centoventi giorni dalla chiusura dell'esercizio, come prevede l'art. 2364 del codice civile. Vuol dire che i numeri ufficiali di un anno arrivano a fine aprile dell'anno dopo e, quando lo statuto prevede il termine lungo di 180 giorni, anche a fine giugno.

La chiusura veloce del mese è una cosa gestionale. Serve a te, per decidere. Fa parte del ciclo mensile del controllo di gestione che descriviamo nella guida al controllo di gestione per PMI.

Perché i numeri del mese arrivano così tardi?

In molte aziende il conto economico del mese non esiste proprio. Esiste il saldo del conto corrente, che però non è il risultato, e qualche situazione contabile chiesta allo studio ogni tanto. Quando c'è, arriva tardi per motivi molto concreti:

• le fatture dei fornitori arrivano in ritardo e vengono registrate quando arrivano, non nel mese in cui hai ricevuto la merce o il servizio
• il magazzino si conta una volta l'anno, quindi il costo del venduto mese per mese è un'incognita
• i costi annuali stanno tutti in un mese: l'assicurazione pagata a marzo, la tredicesima a dicembre, gli ammortamenti solo a fine anno
• la contabilità è organizzata per le scadenze fiscali, che hanno tempi diversi da quelli di chi deve decidere

Nessuno di questi è un errore. La contabilità fatta per gli adempimenti segue le sue regole. Il punto è che, con quella sola, la fotografia del mese di marzo la vedi a maggio, quando non puoi più cambiarla.

In quanti giorni si dovrebbe chiudere il mese?

Non c'è una regola di legge, perché la chiusura mensile non è obbligatoria. Nella pratica, per una PMI, un obiettivo ragionevole è avere il conto economico gestionale del mese entro i primi dieci giorni lavorativi del mese dopo. Chi parte da zero può cominciare con quindici giorni e accorciare ogni mese.

Più che il numero di giorni conta che la data sia fissa. Se il report arriva sempre il giorno 8, puoi fissare una riunione il giorno 9 e prendere decisioni. Se arriva «quando è pronto», la riunione salta.

Cosa serve per chiudere il mese in pochi giorni?

Le aziende che chiudono il mese in fretta non hanno uffici più grandi. Hanno regole chiare su cosa si registra, entro quando e cosa si stima.

1. Un calendario di chiusura. Chi fa cosa e entro che giorno: fatture di vendita emesse entro il primo giorno lavorativo, fatture fornitori registrate entro il terzo, cedolini caricati entro il quinto, report pronto entro l'ottavo.
2. Le fatture da ricevere stimate. Se a fine mese hai ricevuto merce o lavorazioni ma la fattura non è arrivata, il costo si stima dai documenti di trasporto o dagli ordini. Quando arriva la fattura, si corregge la differenza.
3. I costi annuali divisi per dodici. Ammortamenti, assicurazioni, tredicesima e quattordicesima, ferie maturate: ogni mese porta la sua quota, anche se il pagamento cade altrove.
4. Il magazzino stimato. Senza inventario mensile si può stimare la rimanenza partendo dagli acquisti e dal margine medio delle vendite, oppure contare a rotazione solo gli articoli che pesano di più.
5. Un piano dei conti leggibile. Se i costi variabili e quelli fissi sono mescolati, anche il conto più veloce non ti dice niente.

Il punto 5 sembra il meno urgente, ma è quello che rende leggibile tutto il resto. Lo spieghiamo meglio nell'articolo sulle fasi del controllo di gestione.

Meglio numeri veloci o numeri precisi?

Veloci, purché siano abbastanza precisi da farti prendere la decisione giusta. Un conto economico corretto al 97% il giorno 8 serve molto di più di uno corretto al 100% il giorno 45. Le stime si sistemano il mese dopo, le decisioni rimandate no.

Le differenze fra stima e dato definitivo vanno comunque guardate. Se ogni mese le fatture da ricevere sono sottostimate di molto, c'è un problema nel processo e va corretto. Quello che conta è che le stime non si muovano sempre nella stessa direzione.

Quanto costa avere i numeri in ritardo? Un esempio

Prendiamo un'azienda di esempio che fattura 2,4 milioni l'anno, cioè circa 200.000 € al mese, con un primo margine del 38%. A marzo un fornitore aumenta i prezzi e il commerciale continua a vendere ai vecchi listini. Il primo margine scende al 34%.

	Chiusura lenta (45 giorni)	Fast closing (8 giorni)
Quando vedi il calo	metà maggio	8 aprile
Mesi con margine al 34%	marzo, aprile, maggio	marzo, aprile (in parte)
Margine perso al mese	8.000 €	8.000 €
Margine perso in totale	circa 24.000 €	circa 12.000 €

Il calcolo del margine perso è semplice: 200.000 × (38% − 34%) = 8.000 € al mese. Con la chiusura lenta te ne accorgi dopo un mese e mezzo, e intanto aprile e buona parte di maggio sono andati con i prezzi sbagliati. Con la chiusura veloce correggi i listini a metà aprile.

In questo esempio la differenza è di circa 12.000 € per un solo problema. In un anno i problemi di questo tipo sono più di uno.

Cosa succede quando i numeri arrivano prima? Il caso di Pieralfonso

Pieralfonso Visentin è titolare di Antenore Visentin Srl, azienda che fabbrica macchine per l'industria alimentare. Prima del percorso il bilancio arrivava a giugno dell'anno successivo. Lui lo racconta così: «Si viaggiava a vista. Non si sapeva mai come finiva l'anno».

Il lavoro è partito dalla revisione del piano dei conti, poi un cruscotto di monitoraggio mensile e un budget mensilizzato da confrontare ogni mese con il reale. Il risultato è che anomalie e sprechi diventano visibili subito, e dividendo l'azienda in business unit è emerso un settore in perdita che dal bilancio complessivo non si vedeva. In 12 mesi l'EBITDA è passato da 201.404 € a 491.983 €. Tutti i numeri sono nel caso studio di Pieralfonso.

E il commercialista?

Il fast closing non toglie lavoro al commercialista e non lo sostituisce. La contabilità resta la base di tutto: più è ordinata e puntuale, più la chiusura mensile è veloce. Spesso basta mettersi d'accordo sui tempi di consegna dei documenti e su come registrare alcune voci.

Nel caso di Pieralfonso, per esempio, oggi è lui che dice al commercialista in quale voce di bilancio mettere le spese. «Prima era il commercialista che decideva», racconta. Il commercialista si occupa di bilancio e tasse, il controllo di gestione dei numeri per decidere. Servono entrambi.

Cosa fare lunedì mattina?

1. Chiediti in che giorno del mese, oggi, conosci il risultato del mese prima. Se la risposta è «mai», il primo passo è averlo, anche tardi.
2. Scrivi un calendario di chiusura con tre date: entro quando si registrano le fatture fornitori, entro quando arrivano i cedolini, entro quando esce il report.
3. Fai una lista dei costi annuali e dividili per dodici.
4. Fissa in agenda una riunione mensile sui numeri il giorno dopo la data del report. È la riunione che rende utile tutto il resto.

Il report che esce da questa chiusura non deve essere lungo. Bastano poche righe che si leggono in dieci minuti, come spieghiamo nell'articolo sul report aziendale.

Domande frequenti

Il fast closing è obbligatorio?

No. La legge chiede il bilancio d'esercizio una volta l'anno. La chiusura mensile veloce è una scelta di gestione, utile a chi vuole decidere con numeri aggiornati.

Serve un software particolare per il fast closing?

No. Serve un piano dei conti costruito per leggere i margini, un calendario rispettato e un file in cui raccogliere i dati. Molte PMI cominciano con un foglio Excel.

Le stime non rendono i numeri inaffidabili?

Solo se sono fatte a caso. Una stima basata su documenti di trasporto e ordini è vicina al dato vero, e la differenza si corregge il mese dopo. Il rischio vero è decidere senza numeri.

Quanto tempo ci vuole per arrivare a chiudere il mese in pochi giorni?

Dipende da come è tenuta la contabilità oggi. Di solito i primi mesi servono a mettere in ordine piano dei conti e scadenze, poi la chiusura si accorcia mese dopo mese.

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