Contabilità direzionale: cos'è e in cosa si distingue
Contabilità direzionale: cos'è, in cosa si distingue dalla contabilità generale e da quella analitica, quali strumenti comprende e come la usa una PMI.
di Redazione Imprenditore VeroControllo di gestione
La contabilità direzionale è l'insieme dei numeri che l'azienda prepara per chi la guida, non per il fisco o per la banca: margini per prodotto e per cliente, budget, scostamenti, cassa prevista. Si distingue dalla contabilità generale perché guarda avanti, è costruita su misura e si legge ogni mese, non una volta l'anno.
In pratica è la parte dei numeri che serve all'imprenditore per decidere. Vediamo cosa comprende, in cosa si differenzia dalla contabilità generale e da quella analitica, e come si costruisce in una PMI partendo da quello che c'è già.
Cos'è la contabilità direzionale?
Il nome dice già molto: è la contabilità della direzione. Raccoglie, ordina e presenta i dati che servono a chi prende le decisioni. In una grande azienda la direzione è un gruppo di manager. In una PMI, quasi sempre, è il titolare con uno o due collaboratori di fiducia.
Dentro la contabilità direzionale stanno di solito quattro strumenti:
- la contabilità analitica, che attribuisce costi e ricavi a prodotti, servizi, clienti, commesse o reparti
- il budget, cioè gli obiettivi economici e finanziari dell'anno messi in numeri
- il reporting, il fascicolo che ogni mese confronta il consuntivo con il budget
- gli indicatori, pochi numeri chiave che dicono se l'azienda va nella direzione giusta
Nessuna legge ti chiede di sapere quanto guadagni su un singolo cliente. Proprio per questo molte PMI non hanno una contabilità direzionale, e decidono prezzi, assunzioni e investimenti guardando il saldo del conto corrente.
Che differenza c'è tra contabilità generale e contabilità direzionale?
La contabilità generale registra tutti i fatti che l'azienda ha con l'esterno: fatture di vendita e di acquisto, pagamenti, stipendi, finanziamenti. È obbligatoria: l'articolo 2214 del codice civile chiede all'imprenditore commerciale di tenere il libro giornale e il libro degli inventari. Il suo prodotto finale è il bilancio d'esercizio, che serve ai soci, alla banca e al fisco. Ne parliamo nell'articolo sulla contabilità generale.
La contabilità direzionale usa in buona parte gli stessi dati, ma li riorganizza per rispondere a domande diverse. Una tabella aiuta:
| Contabilità generale | Contabilità direzionale | |
|---|---|---|
| A chi serve | soci, banca, fisco | titolare e responsabili |
| È obbligatoria? | sì | no |
| Regole | codice civile, principi OIC, norme fiscali | le decide l'azienda |
| Guarda | il passato | il passato e il futuro |
| Ogni quanto | il bilancio una volta l'anno | ogni mese |
| Dettaglio | per natura del costo (materie, servizi, personale) | per prodotto, cliente, commessa, reparto |
| Precisione | al centesimo | quanto basta per decidere in tempo |
L'ultima riga è quella che sorprende di più. Il bilancio deve essere esatto e arriva mesi dopo la chiusura dell'anno. Il report direzionale deve arrivare nei primi giorni del mese dopo, anche se qualche stima andrà sistemata più avanti. Un numero quasi giusto che arriva il 10 del mese vale più di un numero perfetto che arriva a maggio dell'anno successivo.
Le due contabilità non sono in concorrenza. Il commercialista prepara il bilancio e le dichiarazioni, il controllo di gestione dà all'imprenditore i numeri per guidare. Servono entrambi.
Contabilità direzionale e contabilità analitica sono la stessa cosa?
No, anche se spesso i termini si confondono. La contabilità analitica è un pezzo della contabilità direzionale: quella che prende i costi e li assegna agli oggetti che interessano, per esempio un prodotto o un cantiere. Nelle aziende di produzione si chiama anche contabilità industriale.
La contabilità direzionale è più ampia. Oltre a dire quanto è costato un prodotto, mette quel numero a confronto con l'obiettivo, lo proietta sui mesi che mancano alla fine dell'anno e lo traduce in cassa. È la differenza tra sapere quanto hai speso e sapere cosa fare la settimana prossima.
Un esempio con i numeri
Prendiamo un'azienda di esempio che produce e installa serramenti, con 1,6 milioni di fatturato. Il bilancio dell'anno scorso dice:
- ricavi 1.600.000 €
- costi totali 1.552.000 €
- utile prima delle imposte 48.000 €
Dal bilancio sembra un'azienda in salute, con poco margine. La contabilità direzionale divide gli stessi numeri per linea di attività:
| Serramenti su misura | Porte standard | Assistenza | |
|---|---|---|---|
| Ricavi | 900.000 | 500.000 | 200.000 |
| Costi variabili | 520.000 | 390.000 | 60.000 |
| Margine di contribuzione | 380.000 | 110.000 | 140.000 |
| Margine % | 42% | 22% | 70% |
Margine di contribuzione = Ricavi − Costi variabili
Il totale dei margini è 630.000 €. I costi fissi della struttura sono 582.000 €, e 630.000 − 582.000 = 48.000 €, lo stesso utile del bilancio. Il risultato non cambia. Cambia quello che si riesce a vedere.
Le porte standard portano quasi un terzo del fatturato ma meno di un quinto del margine (110.000 su 630.000). L'assistenza è la linea più piccola ma lascia 70 € ogni 100 venduti. Con questi numeri le domande del titolare diventano precise. Conviene alzare i prezzi delle porte standard? Ha senso spingere i contratti di assistenza? Quanto deve vendere ogni linea per coprire i costi fissi?
Il passo dopo è il budget: per l'anno nuovo il titolare fissa un obiettivo per ogni linea e ogni mese confronta il risultato con l'obiettivo. Se a marzo le porte standard sono indietro, lo sa ad aprile e non a giugno dell'anno dopo, quando il bilancio è chiuso.
Come si costruisce in una PMI?
Non serve partire da zero. La contabilità generale contiene già quasi tutti i dati. Il lavoro è riorganizzarli. I passaggi, in ordine:
- Rivedere il piano dei conti. I conti troppo generici, del tipo «consulenze» o «spese varie», vanno divisi per natura. Senza dati ordinati alla fonte, ogni report successivo è una stima.
- Separare costi fissi e variabili. È la base per calcolare margini e punto di pareggio.
- Scegliere gli oggetti da misurare. Linee di prodotto, clienti, commesse o punti vendita: dipende da dove si gioca la redditività della tua azienda.
- Chiudere ogni mese. Fatture registrate, magazzino stimato, costi annuali come assicurazioni e tredicesime spalmati sui dodici mesi. Senza una chiusura mensile non c'è contabilità direzionale.
- Preparare un report aziendale di poche pagine, sempre uguale, con consuntivo, budget e scostamenti.
Il punto 4 è quello su cui le PMI inciampano più spesso. Lo studio registra le fatture con i suoi tempi, spesso a trimestre. Per avere i numeri del mese entro il 10 del mese dopo serve un accordo con lo studio oppure una persona interna che se ne occupi.
Cosa cambia quando l'imprenditore ce l'ha?
Lo racconta il caso di Vincenzo Nardo, titolare di Golden Goal Real Estate, agenzia immobiliare nella parte nord-orientale della Sardegna. La struttura dei conti non gli rendeva chiara la lettura dei numeri e non sapeva quali margini portasse la compravendita e quali la locazione. Con il controller il lavoro è partito dalla riclassificazione del bilancio e dal piano dei conti riorganizzato per business unit. «Il fatto di prendere in mano tutto il piano dei conti, andare a distribuire i conti di una business unit, i ricavi di una business unit e i ricavi dell'altra, ci ha permesso di fare ordine nel conto economico e di renderlo immediatamente leggibile», spiega il controller.
In 12 mesi il fatturato è passato da 239.000 € a circa 480.000 € e l'EBITDA da 40.000 € a 128.000 €, con il punto di pareggio anticipato di un mese. I dettagli sono nel caso studio di Vincenzo.
Cosa fare lunedì mattina?
Prendi l'ultimo bilancio e fatti tre domande. Sai quanto margine ti lascia ogni linea di prodotto o servizio? Sai quanto hai guadagnato il mese scorso, non l'anno scorso? Hai un obiettivo scritto per quest'anno con cui confrontarti?
Se la risposta è no anche a una sola, la contabilità direzionale è il pezzo che manca. Comincia dal piano dei conti e dalla divisione tra costi fissi e variabili: sono i due mattoni su cui si regge tutto il resto.
Domande frequenti
La contabilità direzionale è obbligatoria?
Non come la contabilità generale. L'articolo 2086 del codice civile chiede però all'imprenditore che opera in forma societaria di istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato, anche per accorgersi in tempo di una crisi. Avere i numeri della direzione aiuta a rispettarlo.
Chi la tiene in una PMI?
Di solito un controller, interno o esterno, che lavora insieme all'amministrazione e al commercialista. Il titolare non deve compilarla, ma deve saperla leggere e usarla per decidere.
Ogni quanto si aggiorna?
Ogni mese. Un report trimestrale arriva quando i problemi sono già diventati costi.
Quanto deve essere precisa?
Abbastanza da prendere la decisione giusta. Le stime su magazzino e costi annuali vanno bene, purché fatte sempre allo stesso modo e corrette quando arrivano i dati definitivi.
Nel webinar gratuito Mirco Gasparotto e Alessandro Palumbo mostrano quali numeri guardare ogni mese per sapere quanto guadagna davvero l'azienda, partendo dal bilancio. Ricevi i file Excel per cominciare dalla tua.
