Ciclo di Deming (PDCA): migliorare un passo alla volta
Ciclo di Deming (PDCA): cosa vogliono dire Plan, Do, Check, Act, un esempio con i numeri in una PMI e come usarlo insieme al controllo di gestione.
di Redazione Imprenditore VeroControllo di gestione
Il ciclo di Deming, detto anche PDCA, è un metodo per migliorare qualcosa in azienda in quattro passi che si ripetono: pianifichi (Plan), provi in piccolo (Do), controlli i risultati con i numeri (Check), e poi decidi se adottare la modifica o correggerla (Act). Si ricomincia subito con il problema successivo, un giro alla volta.
Sembra banale, ed è proprio per questo che funziona. Vediamo da dove nasce, cosa significa ogni passo e come lo si usa in una PMI con un esempio concreto.
Cos'è il ciclo di Deming?
Il ciclo prende il nome da William Edwards Deming, statistico americano che dopo la Seconda guerra mondiale lavorò con le aziende giapponesi sulla qualità della produzione. L'idea di partenza era del suo maestro Walter Shewhart, che negli anni Venti e Trenta aveva descritto il controllo statistico dei processi. Deming la rese un metodo semplice, che chiunque in azienda può seguire.
Il principio è uno: non si cambia un processo a sensazione. Si fa un'ipotesi, la si prova, si misura cosa è successo e solo dopo si decide. Il cerchio non si chiude mai, perché ogni miglioramento diventa la base per il successivo.
Cosa vuol dire PDCA?
Sono le iniziali dei quattro passi in inglese:
| Passo | Cosa si fa | Domanda da farsi |
|---|---|---|
| Plan (pianifica) | Scegli il problema, misuri la situazione di oggi, ipotizzi una causa e una soluzione, fissi un obiettivo con un numero | Cosa voglio ottenere, e come lo misuro? |
| Do (esegui) | Applichi la soluzione in piccolo: un reparto, una linea, un mese | Cosa provo, dove e per quanto tempo? |
| Check (verifica) | Confronti il risultato con l'obiettivo e con la situazione di partenza | Ha funzionato? Quanto? |
| Act (agisci) | Se funziona, la estendi e la rendi la regola. Se non funziona, capisci perché e riparti | Cosa diventa standard e cosa cambio? |
In alcuni testi trovi PDSA, con Study al posto di Check. Deming stesso preferiva questa versione, per sottolineare che non basta controllare: bisogna capire. La sostanza è la stessa.
Come si applica il PDCA in una PMI? Un esempio con i numeri
Prendiamo un'azienda di esempio che produce componenti in plastica e fattura 2,5 milioni di euro. Il titolare si accorge che gli scarti di produzione costano troppo: il 4% dei pezzi va buttato, e su 1.200.000 € di materie prime e lavorazioni vuol dire circa 48.000 € l'anno.
Plan. Il responsabile di produzione divide gli scarti per macchina e per turno. Scopre che metà degli scarti arriva dalla stessa pressa, quasi sempre nella prima ora del turno del mattino. L'ipotesi: lo stampo viene avviato prima di aver raggiunto la temperatura giusta. Obiettivo: portare gli scarti di quella pressa dal 7% al 3% in due mesi.
Do. Per un mese, solo su quella pressa, si introduce una regola: il primo pezzo si stampa solo quando lo stampo ha raggiunto la temperatura indicata, e l'operatore lo segna su una scheda.
Check. Dopo un mese gli scarti della pressa sono scesi dal 7% al 3,5%. La perdita di produzione per l'attesa è di circa venti minuti a turno. Si fa il conto: quella pressa produceva circa 24.000 € di scarti l'anno, cioè 2.000 € al mese. Dimezzarli fa risparmiare circa 1.000 € al mese, mentre i venti minuti di fermo ne costano circa 400.
Act. La regola diventa standard su tutte le presse, con la scheda di controllo. Il nuovo obiettivo, per il giro successivo, è ridurre i venti minuti di attesa con un preriscaldamento automatico.
Alla fine dell'anno gli scarti dell'azienda sono scesi dal 4% al 2,6%. Su 1.200.000 € di materiali e lavorazioni fanno circa 17.000 € in meno buttati via, ottenuti con una scheda di carta e un'abitudine nuova.
Che legame c'è tra PDCA e controllo di gestione?
Il controllo di gestione è un ciclo di Deming applicato ai conti dell'azienda.
- Plan è il budget aziendale: fissi gli obiettivi di fatturato, margini e costi per l'anno.
- Do è la gestione di tutti i giorni.
- Check è il report mensile con l'analisi degli scostamenti: cosa è andato diversamente dal budget, e di quanto.
- Act sono le decisioni che prendi dopo aver letto il report: alzi un prezzo, tagli un costo, sposti le vendite su un prodotto.
Chi fa il budget a gennaio e lo riguarda a dicembre ha fatto solo il primo passo. Il valore sta nel ripetere il giro ogni mese, quando c'è ancora tempo per correggere. È il motivo per cui le fasi del controllo di gestione sono un ciclo e non una lista.
Cosa succede quando il giro si ripete ogni mese?
Marco Illuminati, titolare di ORIL SRL, distribuzione di bevande, vedeva i risultati solo alla chiusura del bilancio, «quando già era tardi per pianificare un nuovo anno». Con il controller Giuseppe Barbarani ha riclassificato il piano dei conti, diviso l'azienda nei suoi tre canali e fissato un budget, poi verificato ogni mese con l'analisi degli scostamenti.
In 13 mesi l'azienda ha chiuso con un EBITDA di 128.759 € e un utile di 117.918 €, con il punto di pareggio al 6 ottobre e 60.000 € in più di compenso per l'amministratore. «Piano piano riesci ad avere il controllo. È un controllo in cui uno migliora sempre, non c'è mai fine», racconta Marco. I numeri sono nel caso studio di Marco.
Quali sono gli errori più comuni?
- Saltare il Plan. Si cambia qualcosa senza aver misurato com'era prima, e dopo non si sa se è migliorato.
- Fare il Do in grande. Si cambia tutto subito su tutta l'azienda. Se va male, il danno è grande e non si capisce cosa ha sbagliato.
- Dimenticare il Check. È il passo che salta più spesso, perché richiede dati. Senza numeri il ciclo diventa una serie di tentativi.
- Non chiudere l'Act. La modifica funziona, ma nessuno la scrive come regola. Dopo tre mesi si torna come prima.
Cosa fare lunedì mattina?
Scegli un solo problema che ti costa soldi e che puoi misurare: scarti, resi, ore di straordinario, giorni di ritardo negli incassi. Scrivi il numero di oggi e quello che vuoi tra due mesi. Decidi una sola modifica, provala su una piccola parte dell'azienda e fissa in agenda la data del controllo. Quel giorno guardi il numero e decidi.
Domande frequenti
Che differenza c'è tra ciclo di Deming e PDCA?
Nessuna. PDCA sono le iniziali dei quattro passi, ciclo di Deming è il nome che prende dallo statistico che lo ha diffuso.
Quanto deve durare un giro del ciclo PDCA?
Dipende dal problema. Per un processo produttivo bastano spesso due o quattro settimane. Per i conti aziendali il ritmo naturale è il mese.
Il PDCA serve solo alla produzione?
No. Funziona su vendite, acquisti, amministrazione, incassi. Va bene per qualsiasi attività in cui puoi fissare un obiettivo con un numero e misurarlo.
Il ciclo di Deming c'entra con la ISO 9001?
Sì. Le norme sui sistemi di gestione per la qualità sono costruite sulla logica del miglioramento continuo, che è quella del PDCA. Ma non serve essere certificati per usarlo.
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