Budget aziendale: cos'è e come si prepara passo per passo
Budget aziendale: cos'è, come si prepara partendo da costi fissi e margine, un esempio con i numeri e come si legge ogni mese il confronto con il consuntivo.
di Redazione Imprenditore VeroBudget e pianificazione
Il budget aziendale è il piano dei numeri dell'anno che viene, mese per mese: quanto vuoi vendere, quanto spenderai e quanto ti resterà. Si prepara partendo dai costi fissi e dall'utile che vuoi ottenere, e serve davvero solo se ogni mese lo confronti con quello che è successo.
Tanti imprenditori pensano al budget come a un esercizio da grande azienda. In realtà in una PMI è lo strumento che trasforma un desiderio («quest'anno voglio guadagnare di più») in numeri controllabili. Vediamo come si costruisce, con un esempio completo.
Cos'è il budget aziendale e a cosa serve?
Il budget è una previsione economica di 12 mesi, scritta prima che l'anno cominci. Contiene i ricavi attesi, i costi variabili che quei ricavi si portano dietro, i costi fissi e il risultato finale.
Serve a tre cose:
- decidere prima: prezzi, assunzioni e investimenti si scelgono guardando il loro effetto sull'utile, non a sensazione
- dare un obiettivo a tutti: il commerciale sa quanto deve vendere e con quale margine, chi compra sa quanto può spendere
- accorgersi in tempo degli scostamenti: se a marzo sei sotto, hai nove mesi per recuperare. Se te ne accorgi a bilancio chiuso, non hai più tempo
Il budget è il cuore del controllo di gestione, come spieghiamo nella guida al controllo di gestione per PMI.
Che differenza c'è tra budget, business plan e piano economico finanziario?
Si somigliano, ma rispondono a domande diverse.
- Il budget riguarda un anno, mese per mese, ed è uno strumento di guida quotidiana.
- Il business plan racconta un progetto su più anni: dove vuoi portare l'azienda, con quali prodotti e quali risorse. Ne parliamo nell'articolo sul business plan.
- Il piano economico finanziario traduce quel progetto in conto economico, stato patrimoniale e cassa per tre o cinque anni. Lo trovi nell'articolo sul piano economico finanziario.
Il budget è il primo anno del piano, scritto con molto più dettaglio.
Come si prepara un budget passo per passo?
- Parti dal consuntivo. Prendi i numeri dell'anno in corso (gli ultimi mesi stimati) e dividi i costi in variabili e fissi.
- Fai il budget dei costi fissi, riga per riga. Affitto, stipendi, utenze, consulenze, il tuo compenso. Per ogni voce chiediti se resterà uguale, se aumenterà o se si può togliere. È la parte più affidabile del budget, perché la controlli tu.
- Decidi l'utile che vuoi ottenere. Non quello che speri, quello che ti serve per remunerare il rischio, rimborsare i debiti e investire.
- Calcola il fatturato necessario. La formula è
Fatturato necessario = (Costi fissi + Utile obiettivo) ÷ Margine di contribuzione %. - Verifica che sia realistico. Con quali clienti, quali prodotti e quali prezzi arrivi a quel fatturato? Se la risposta non c'è, cambia la leva: margine o costi fissi.
- Distribuisci sui mesi. Usa la stagionalità degli ultimi anni, non dividere per dodici.
- Aggiungi il budget di cassa e degli investimenti. L'utile previsto deve trasformarsi in soldi in banca nei mesi giusti.
Un esempio con i numeri
Prendiamo un'azienda di esempio che installa impianti di climatizzazione. Quest'anno chiuderà così:
| Voce | Consuntivo |
|---|---|
| Fatturato | 1.200.000 |
| Costi variabili (62%) | 744.000 |
| Margine di contribuzione (38%) | 456.000 |
| Costi fissi | 380.000 |
| Margine operativo | 76.000 |
Il titolare vuole arrivare a 120.000 € di margine operativo l'anno prossimo, con gli stessi costi fissi. Il calcolo:
Fatturato necessario = (380.000 + 120.000) ÷ 0,38 = 1.315.789 €
Servono quasi 116.000 € di vendite in più, quasi il 10%. Ma c'è un'altra strada. Se con un listino rivisto e meno sconti il margine di contribuzione sale al 40%:
Fatturato necessario = 500.000 ÷ 0,40 = 1.250.000 €
Bastano 50.000 € di vendite in più. Il budget fa vedere subito quale leva costa meno fatica.
Ecco come si distribuisce sui trimestri, tenendo conto che primavera e fine anno sono i periodi più forti:
| Trimestre | Fatturato | Margine di contribuzione (40%) | Costi fissi | Margine operativo |
|---|---|---|---|---|
| Gennaio-marzo | 275.000 | 110.000 | 95.000 | 15.000 |
| Aprile-giugno | 350.000 | 140.000 | 95.000 | 45.000 |
| Luglio-settembre | 250.000 | 100.000 | 95.000 | 5.000 |
| Ottobre-dicembre | 375.000 | 150.000 | 95.000 | 55.000 |
| Anno | 1.250.000 | 500.000 | 380.000 | 120.000 |
Nel budget vero ogni trimestre si divide in mesi, e ogni costo fisso ha la sua riga.
Cos'è l'analisi degli scostamenti?
È il confronto, ogni mese, tra budget e consuntivo. Riprendiamo l'azienda dell'esempio. A marzo il budget prevedeva 95.000 € di fatturato con un margine del 40%, cioè 38.000 € di margine di contribuzione. A consuntivo il fatturato è 101.000 €, ma il margine è sceso al 36%: 36.360 €.
| Marzo | Budget | Consuntivo | Scostamento |
|---|---|---|---|
| Fatturato | 95.000 | 101.000 | +6.000 |
| Margine % | 40% | 36% | −4 punti |
| Margine di contribuzione | 38.000 | 36.360 | −1.640 |
L'azienda ha venduto di più e guadagnato di meno. Senza budget il titolare avrebbe visto solo il fatturato in crescita. Con il budget sa che deve chiedersi subito dove sono finiti quei quattro punti: sconti, un fornitore che ha aumentato i prezzi, un cantiere andato storto.
Quali errori evitare nel budget?
- Fare il budget del solo fatturato. Senza margini e costi fissi è solo un desiderio.
- Farlo preparare a qualcun altro e non guardarlo più. Il budget deve essere tuo, perché le scelte dentro sono tue.
- Dividere tutto per dodici. Quasi nessuna azienda vende allo stesso modo in agosto e in ottobre.
- Essere ottimisti sui ricavi e precisi sui costi. Meglio il contrario.
- Non aggiornarlo mai. Se a metà anno qualcosa cambia molto, si rifà la previsione di fine anno. Il budget resta il riferimento, la previsione dice dove stai andando davvero.
Cosa succede quando un'azienda lavora con il budget?
La Perla Hotels è un hotel per famiglie in montagna guidato da Chiara Tavernaro. Nel 2023 fatturava 1.546.899 € con una perdita di 68.351 €. Il controller Enrico Lipani racconta: «Proveniva da perdita gestionale di tre anni consecutivi. I costi operativi erano superiori ai ricavi. Lavorava tutto l'anno non per creare ricchezza ma per produrla».
Il percorso è partito dal piano dei conti e dal budget dei costi fissi, per fissare un punto di pareggio raggiungibile entro fine anno. Poi sono arrivati il taglio dei costi operativi e un aumento dei prezzi di vendita del 2-5%. In 14 mesi il fatturato è arrivato a 1.716.222 € e l'utile a 75.772 €. Oggi Chiara lavora con due anni di budget davanti: «Adesso noi abbiamo già due anni in futuro di budgetizzati». La storia è nel caso studio di Chiara.
Cosa fare lunedì mattina?
Apri un foglio e scrivi i costi fissi dell'anno prossimo, riga per riga. Poi scrivi l'utile che vuoi ottenere e calcola il fatturato necessario con il margine di oggi. Se il numero ti sembra irraggiungibile, rifai il calcolo con due punti di margine in più. Hai appena scritto la prima pagina del tuo budget.
Domande frequenti
Quando si prepara il budget?
Nell'ultimo trimestre dell'anno, così a gennaio è pronto. Per farlo servono i numeri dell'anno in corso, almeno fino a settembre.
Chi deve preparare il budget in una PMI?
L'imprenditore, con l'aiuto di un controller o dell'amministrazione. I numeri li può impostare un tecnico, ma le scelte su prezzi, persone e investimenti sono dell'imprenditore.
Il budget si può fare con Excel?
Sì. Per una PMI un foglio ben costruito basta, a patto che sia aggiornato ogni mese con il consuntivo.
Cosa faccio se a metà anno il budget è superato dai fatti?
Non lo butti. Lo tieni come riferimento e prepari una previsione di fine anno con i dati aggiornati. La differenza tra i due ti dice quanto devi correggere.
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