Pianificazione e controllo di gestione: come si collegano
Pianificazione e controllo di gestione: che differenza c'è, come si collegano nel ciclo budget, consuntivo e scostamenti, con un esempio per una PMI.
di Redazione Imprenditore VeroBudget e pianificazione
Pianificazione e controllo di gestione sono le due metà dello stesso ciclo. La pianificazione decide dove vuoi arrivare e lo traduce in numeri, il budget. Il controllo misura ogni mese dove sei arrivato davvero, spiega la differenza e indica cosa correggere.
Una senza l'altra non funziona. Un budget che nessuno controlla resta un desiderio scritto a gennaio. Un controllo senza budget ti dice cosa è successo, ma non se è un buon risultato o no. Vediamo come si collegano, con un esempio su un'azienda da 1,5 milioni.
Che differenza c'è tra pianificazione e controllo di gestione?
La pianificazione guarda avanti. Risponde a domande come: quanto vogliamo fatturare l'anno prossimo? Con quale margine? Quante persone servono? Quanta cassa ci serve e quando? Il risultato è un insieme di numeri obiettivo: il budget economico, il budget di cassa, a volte un piano su più anni.
Il controllo guarda indietro, ma per decidere cosa fare dopo. Ogni mese mette i numeri reali, il consuntivo, accanto a quelli previsti e chiede: dove siamo diversi? Perché? Cosa facciamo adesso?
| Pianificazione | Controllo | |
|---|---|---|
| Domanda | dove vogliamo arrivare? | dove siamo arrivati? |
| Quando | prima dell'anno, e in corso d'anno | ogni mese |
| Strumento | budget, piano pluriennale | consuntivo, scostamenti, forecast |
| Risultato | obiettivi in numeri | azioni correttive |
Nella pratica si parla di «sistema di pianificazione e controllo» proprio perché le due cose lavorano insieme.
Pianificazione strategica e operativa: cosa cambia?
La pianificazione ha due livelli.
- Strategica: guarda a tre-cinque anni. Quali mercati, quali prodotti, quali investimenti, quanto deve crescere l'azienda. Si traduce in un piano industriale o in un business plan.
- Operativa: guarda ai prossimi dodici mesi e traduce la strategia in numeri mensili. È il budget, che abbiamo spiegato passo per passo nell'articolo sul budget aziendale.
In una PMI la parte strategica spesso sta nella testa del titolare. Va bene, a patto che arrivi nel budget. Se il titolare vuole aprire una nuova linea di prodotto l'anno prossimo, nel budget devono esserci le persone, i costi e i ricavi di quella linea, mese per mese.
Come si collegano nel ciclo di controllo?
Il ciclo ha sei passaggi, che si ripetono:
- Obiettivi: l'imprenditore decide dove vuole arrivare.
- Budget: gli obiettivi diventano numeri mensili di ricavi, margini, costi e cassa.
- Consuntivo: a fine mese si raccolgono i numeri reali, con la stessa struttura del budget.
- Scostamenti: si confrontano budget e consuntivo e si cercano le cause delle differenze. Lo spieghiamo nell'articolo sull'analisi degli scostamenti.
- Azioni: si decide cosa correggere, chi lo fa e entro quando.
- Forecast: si aggiorna la previsione di fine anno con quello che si sa oggi. È il passaggio che chiude il cerchio e riporta alla pianificazione. Ne parliamo nell'articolo sul forecast aziendale.
Il punto di contatto tra pianificazione e controllo è la struttura dei numeri. Budget e consuntivo devono avere le stesse voci, raggruppate allo stesso modo. Se il budget divide i costi in fissi e variabili e la contabilità no, il confronto è impossibile.
Un esempio con i numeri
Prendiamo un'azienda di esempio che fattura 1,5 milioni di euro e per l'anno nuovo pianifica:
- fatturato 1.650.000 €, di cui 800.000 € nel primo semestre
- primo margine al 40%
- costi fissi 540.000 €, cioè 270.000 € a semestre
- EBITDA obiettivo 120.000 €
A fine giugno il controllo mette i numeri reali accanto al budget:
| Primo semestre | Budget | Consuntivo | Scostamento |
|---|---|---|---|
| Fatturato | 800.000 | 790.000 | −10.000 |
| Primo margine | 320.000 (40%) | 292.300 (37%) | −27.700 |
| Costi fissi | 270.000 | 268.000 | +2.000 |
| EBITDA | 50.000 | 24.300 | −25.700 |
Il fatturato è quasi in linea e i costi fissi sono sotto controllo. Senza budget, l'imprenditore guarderebbe il fatturato e penserebbe che va tutto bene. Il confronto invece mostra che metà dell'EBITDA del semestre è sparito per tre punti di primo margine. Le cause da cercare sono precise: sconti concessi, aumenti dei fornitori non ribaltati sui prezzi, un mix di vendita spostato su prodotti a margine più basso.
Poi viene il forecast. Se il secondo semestre va come il primo, con un fatturato di 850.000 € e un primo margine del 37%:
EBITDA secondo semestre = 850.000 × 0,37 − 270.000 = 44.500 €
EBITDA anno = 24.300 + 44.500 = 68.800 €
Contro i 120.000 € pianificati. Se invece le azioni correttive riportano il primo margine al 39%, l'EBITDA del secondo semestre sale a 61.500 € e quello dell'anno a 85.800 €. Il budget non si raggiunge, ma la distanza scende da 51.200 € a 34.200 €. Sapere tutto questo a luglio, e non ad aprile dell'anno dopo con il bilancio, è il valore del sistema.
Ogni quanto si fa il controllo?
Ogni mese. Un controllo trimestrale lascia passare troppo tempo tra il problema e la correzione. Un controllo settimanale su tutto il conto economico, per una PMI, è spesso troppo. Fanno eccezione la cassa e pochi indicatori operativi, come gli ordini o le ore lavorate, che si possono guardare anche ogni settimana.
Chi se ne occupa in una PMI?
L'imprenditore decide gli obiettivi e le azioni. L'amministrazione prepara i numeri. Un controller, interno o esterno, costruisce il budget con l'imprenditore e ogni mese legge con lui gli scostamenti. Il commercialista prepara il bilancio, le dichiarazioni e gli adempimenti: è un lavoro diverso e serve anche quello. I due ruoli si completano.
Quali errori evitare?
- Budget nel cassetto: si fa a gennaio e non si riguarda più.
- Budget dei desideri: obiettivi scritti senza chiedersi con quali clienti, quali persone e quali prezzi si raggiungono.
- Controllo senza decisioni: si guardano gli scostamenti, si commentano e non si cambia nulla.
- Troppi numeri: un report di quaranta pagine non lo legge nessuno. Bastano pochi indicatori, guardati sempre.
- Strutture diverse: budget e consuntivo costruiti con voci diverse, che non si possono confrontare.
Cosa succede quando pianificazione e controllo lavorano insieme?
ECO3 Energy Solution Srl, impiantistica elettrica, meccanica e tecnologica, era cresciuta molto in fretta, da 3 a oltre 50 persone in tre anni. Nel 2024 fatturava 2.510.079 € con un EBITDA di 1.436 € e il punto di pareggio al 1° gennaio. Con il controller Francesco Boccardo, i soci Antonio Alfonso Marinaro e Giancarlo hanno riclassificato il conto economico, preparato il budget del secondo semestre e impostato l'analisi mensile degli scostamenti. In 6 mesi il fatturato è arrivato a 3.300.000 €, l'EBITDA a 203.175 € e il punto di pareggio al 4 dicembre. La storia è nel caso studio di Antonio.
Cosa fare lunedì mattina?
- Scrivi tre numeri obiettivo per quest'anno: fatturato, primo margine in percentuale, costi fissi.
- Dividili per mese, tenendo conto della stagionalità.
- A fine mese metti accanto i numeri reali e calcola le differenze.
- Per la differenza più grande, scrivi una causa e un'azione.
È un ciclo di pianificazione e controllo nella sua forma più semplice. Dopo tre mesi saprai già cose della tua azienda che prima non vedevi.
Domande frequenti
Pianificazione e programmazione sono la stessa cosa?
Si usano spesso come sinonimi. Quando si distinguono, la programmazione è la parte più operativa e di breve periodo della pianificazione.
Si può fare controllo di gestione senza budget?
Si può guardare il consuntivo e confrontarlo con l'anno prima. È utile, ma ti dice solo se stai meglio o peggio di prima, non se stai andando dove volevi.
Il budget va cambiato durante l'anno?
Il budget di solito resta fermo, come riferimento. Quello che si aggiorna è il forecast, cioè la previsione di fine anno con i dati più recenti.
Quanto tempo serve per impostare il sistema?
Per un primo budget e un primo report mensile bastano poche settimane. Diventa affidabile dopo qualche mese di confronti, quando i numeri raccolti hanno sempre la stessa struttura.
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