Budget economico: cos'è e come si costruisce in una PMI

Il budget economico è il conto economico dell'anno prossimo scritto in anticipo: quanto pensi di vendere, quanto ti costerà e quanto ti resterà, mese per mese. Si costruisce partendo dalle vendite, poi si stimano i costi variabili, i costi fissi e il risultato, e alla fine si divide tutto nei dodici mesi.

Non è un esercizio di fantasia. È l'obiettivo economico dell'azienda, messo in numeri, che ogni mese confronti con quello che è successo davvero. Vediamo come si fa in una PMI, con un esempio.

Cos'è il budget economico?

È una delle tre parti del budget aziendale. Le altre due sono il budget di cassa, che stima entrate e uscite di denaro, e il budget patrimoniale, che stima come cambieranno crediti, debiti, magazzino e investimenti.

Il budget economico ragiona per competenza, come il conto economico: un ricavo conta nel mese in cui fai il lavoro, anche se il cliente ti paga tre mesi dopo. Per questo da solo non basta a dire se avrai i soldi per pagare stipendi e fornitori. Per quello serve il budget di cassa. Il quadro completo dei tre budget lo trovi nella guida al budget aziendale.

A cosa serve il budget economico in una PMI?

A tre cose molto pratiche.

• Darti un obiettivo in euro di risultato, non solo di fatturato. «Quest'anno vogliamo fare 1,5 milioni» non è un obiettivo completo. «Vogliamo fare 1,5 milioni con un utile di 90.000 €» sì.
• Darti un metro per ogni mese. Senza budget, a fine marzo non sai se 340.000 € di fatturato progressivo sono tanti o pochi.
• Farti decidere prima. Se il budget dice che con questi costi fissi il punto di pareggio arriva a novembre, lo sai a gennaio e non a dicembre.

Come si costruisce un budget economico passo per passo?

1. Parti dai numeri dell'anno in corso, riclassificati

Prendi il conto economico dell'ultimo anno, o una stima di chiusura dell'anno in corso, e dividi i costi in due gruppi: variabili, che crescono con le vendite, e fissi, che paghi comunque. Il bilancio civilistico non fa questa divisione, quindi va fatta a mano, voce per voce.

2. Stima le vendite

È il passaggio più delicato, perché tutto il resto dipende da qui. Ragiona per linee di prodotto, per canale o per i clienti principali, non su un unico numero. Tieni conto della stagionalità: se agosto vale la metà di marzo, il budget deve dirlo.

3. Calcola i costi variabili

Applica alle vendite la percentuale di costi variabili di ogni linea. Se sai già che un fornitore aumenterà i prezzi, mettilo qui.

4. Fai il budget dei costi fissi, voce per voce

Personale con aumenti e assunzioni previste, affitti, utenze, consulenze, assicurazioni, compenso dell'amministratore, marketing. Questa è la parte più affidabile del budget, perché i costi fissi li decidi tu.

5. Aggiungi ammortamenti e oneri finanziari

Gli investimenti in programma portano ammortamenti nuovi. I finanziamenti portano interessi.

6. Calcola il risultato e il punto di pareggio

Primo margine meno costi fissi dà il margine operativo. Togli ammortamenti e interessi e hai il risultato prima delle tasse. Da qui calcoli il punto di pareggio dell'anno e il mese in cui ci arriverai.

7. Dividi tutto nei dodici mesi

Vendite e costi variabili seguono la stagionalità. I costi fissi si dividono in modo regolare, salvo quelli che hanno un mese preciso, come la tredicesima o un'assicurazione annuale.

Come viene un budget economico con i numeri?

Prendiamo un'azienda di esempio che quest'anno chiude a 1.200.000 € di fatturato con un risultato quasi a zero. Per l'anno prossimo il titolare vuole crescere del 10% e tornare a guadagnare.

Voce	Anno in corso	Budget anno prossimo
Ricavi	1.200.000	1.320.000
Costi variabili	720.000 (60%)	765.600 (58%)
Primo margine	480.000 (40%)	554.400 (42%)
Costi fissi	430.000	445.000
Margine operativo	50.000	109.400
Ammortamenti e interessi	45.000	48.000
Risultato prima delle tasse	5.000	61.400

Dietro ogni riga c'è una scelta. I costi variabili passano dal 60% al 58% perché il titolare ha deciso di rivedere il listino di una linea di prodotti che vendeva troppo vicino al costo. I costi fissi salgono di 15.000 € per gli aumenti contrattuali. Gli ammortamenti crescono per un furgone nuovo.

Il punto di pareggio del budget è 445.000 ÷ 0,42 = circa 1.059.500 € di ricavi per coprire i costi fissi, ai quali vanno aggiunti ammortamenti e interessi. Considerando anche quelli, (445.000 + 48.000) ÷ 0,42 = circa 1.173.800 €. Con vendite distribuite in modo uniforme, l'azienda ci arriva intorno al 20 novembre (1.173.800 ÷ 1.320.000 × 365 = circa 325 giorni).

Ora il titolare ha un numero per ogni mese. Se a fine aprile il primo margine è al 39% invece che al 42%, sa che il nuovo listino non sta funzionando e può intervenire subito.

Che errori si fanno più spesso?

• Fare il budget solo del fatturato. È il più comune. Un obiettivo di vendite senza i costi non dice se l'anno sarà buono.
• Copiare l'anno scorso più il 5%. Così il budget non contiene nessuna decisione. Ogni cifra dovrebbe avere dietro una ragione.
• Ignorare la stagionalità. Dividere tutto per dodici fa sembrare un disastro i mesi deboli e un trionfo quelli forti.
• Farlo e chiuderlo in un cassetto. Un budget che non viene confrontato ogni mese con il consuntivo serve solo a gennaio.
• Farlo da solo. Chi vende e chi compra deve partecipare alle stime, altrimenti non lo sentirà suo.

Come si usa il budget durante l'anno?

Ogni mese metti in tre colonne il budget, il consuntivo e la differenza. È l'analisi degli scostamenti: per ogni voce che si discosta in modo importante cerchi la causa e decidi cosa fare.

Il budget non si cambia durante l'anno: resta il riferimento. Quando i numeri si allontanano molto dalle previsioni, accanto al budget si prepara una stima aggiornata di come chiuderà l'anno, il forecast.

Cosa cambia quando un'azienda comincia a lavorare con il budget?

Lo racconta ORIL SRL, che distribuisce bevande ai ristoranti e vende anche nello spaccio aziendale e online. Il titolare Marco Illuminati descrive così la partenza: «La pianificazione era totalmente assente. Era tutto: facciamo, vediamo, senza capire realmente dove stavamo andando».

Il percorso è partito dal piano dei conti, diviso per i tre canali di vendita, poi dal budget 2025 con obiettivi di margine, con un'analisi degli scostamenti ogni mese. In 13 mesi, con il fatturato stabile a 2.127.174 €, l'azienda ha chiuso con un EBITDA di 128.759 € e un utile di 117.918 €, più 60.000 € di compenso per l'amministratore. Nel caso studio si legge: «L'EBITDA che avevamo previsto all'inizio dell'anno si è materializzato con una differenza di qualche centinaio di euro». La storia completa è nel caso di ORIL.

Domande frequenti

Quando si prepara il budget economico?

Fra ottobre e dicembre dell'anno prima, quando hai abbastanza mesi di consuntivo per stimare la chiusura dell'anno in corso. Prima di gennaio deve essere pronto.

Quanto deve essere dettagliato?

Abbastanza da prendere decisioni. Per una PMI bastano le vendite per linea principale, i costi variabili in percentuale e i costi fissi per voce. Un budget con trecento righe che nessuno legge vale meno di uno con trenta righe guardato ogni mese.

Che differenza c'è fra budget economico e business plan?

Il budget copre un anno, mese per mese, ed è uno strumento di controllo. Il business plan guarda a tre o cinque anni e serve a valutare una strategia o un investimento, spesso anche per presentarla alla banca.

Se a metà anno il budget è sbagliato, lo rifaccio?

No. Il budget resta il riferimento. Accanto prepari un forecast, cioè la stima aggiornata di come chiuderai l'anno, e confronti i due.

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