Partita doppia: come funziona per chi non è contabile
Partita doppia spiegata semplice: cosa vogliono dire dare e avere, un esempio con acquisto, vendita e pagamento, e cosa ti dice e cosa no sulla tua azienda.
di Redazione Imprenditore VeroLeggere il bilancio
La partita doppia è il metodo con cui si tiene la contabilità delle aziende: ogni operazione si scrive due volte, su due conti diversi, una volta in «dare» e una in «avere», sempre per lo stesso importo. Per questo alla fine i conti tornano per forza, e il bilancio esce dalla somma ordinata di migliaia di queste registrazioni.
Non serve saperla fare per guidare un'azienda. Serve capire cosa produce, perché da lì nascono i numeri che ti mandano ogni anno, con i loro pregi e i loro limiti.
Cos'è la partita doppia in parole semplici?
Ogni fatto dell'azienda ha due facce. Se compri merce, hai più merce e più debiti verso il fornitore. Se paghi il fornitore, hai meno debiti e meno soldi in banca. Se vendi, hai un ricavo e un credito verso il cliente.
La partita doppia registra entrambe le facce. Una va nella colonna dare, a sinistra, l'altra nella colonna avere, a destra. La somma del dare è sempre uguale alla somma dell'avere. Se non lo è, c'è un errore.
Il metodo è antico: lo descrisse per la prima volta in un libro a stampa il frate e matematico Luca Pacioli, nel 1494. Si usa ancora oggi perché ha un pregio che nessun altro sistema ha: ti obbliga a tenere collegati i soldi, i debiti, i crediti, i costi e i ricavi.
Cosa vogliono dire dare e avere?
Sono solo due etichette per le due colonne. Non vuol dire «devo dare» o «devo avere» nel senso comune, ed è proprio qui che molti si confondono.
La regola pratica è questa:
| Tipo di conto | Aumenta in | Diminuisce in |
|---|---|---|
| Attività (banca, crediti, merce, macchinari) | dare | avere |
| Passività (debiti, finanziamenti) | avere | dare |
| Patrimonio netto (capitale, riserve) | avere | dare |
| Costi | dare | |
| Ricavi | avere |
Un esempio con i numeri: come si registrano acquisto, vendita e pagamento?
Prendiamo un'azienda di esempio che vende attrezzature. Facciamo tre operazioni, con l'IVA al 22%.
1. Compra merce per 10.000 € più IVA, da pagare a 60 giorni.
| Conto | Dare | Avere |
|---|---|---|
| Merci (costo) | 10.000 | |
| IVA a credito | 2.200 | |
| Debiti verso fornitori | 12.200 |
2. Vende quella merce a 15.000 € più IVA, il cliente paga a 30 giorni.
| Conto | Dare | Avere |
|---|---|---|
| Crediti verso clienti | 18.300 | |
| Ricavi di vendita | 15.000 | |
| IVA a debito | 3.300 |
3. Paga il fornitore con un bonifico.
| Conto | Dare | Avere |
|---|---|---|
| Debiti verso fornitori | 12.200 | |
| Banca | 12.200 |
In ogni tabella il dare è uguale all'avere. Alla fine delle tre operazioni:
- nel conto economico ci sono 15.000 € di ricavi e 10.000 € di costi, quindi 5.000 € di margine
- in banca ci sono 12.200 € in meno, perché il cliente non ha ancora pagato
- c'è un credito verso il cliente di 18.300 € e un debito verso l'Erario per la differenza fra IVA a debito e IVA a credito
Hai appena visto, in piccolo, perché utile e cassa non coincidono. L'azienda ha guadagnato 5.000 € e ha il conto corrente più basso di prima.
Dove finiscono le registrazioni?
Ogni scrittura va nel libro giornale, in ordine di data, e nei singoli conti di mastro, uno per ogni voce. Il libro giornale e il libro degli inventari sono scritture obbligatorie per l'imprenditore commerciale secondo l'art. 2214 del codice civile.
A fine anno i saldi di tutti i conti finiscono nel bilancio. I conti di attività, passività e patrimonio vanno nello stato patrimoniale. I conti di costo e di ricavo vanno nel conto economico. E la differenza fra ricavi e costi è esattamente l'aumento, o la diminuzione, del patrimonio netto. Per questo i due prospetti tornano sempre fra loro.
Sono le stesse regole che servono a spostare costi e ricavi nell'anno giusto, come abbiamo visto parlando di ratei e risconti.
Cosa ti dice la contabilità in partita doppia e cosa no?
Ti dice con precisione quanto hai speso per natura: quanto in materie prime, quanto in stipendi, quanto in energia, quanto in consulenze. Ti dice quanti debiti e crediti hai, quanto c'è in banca, quanto vale il patrimonio.
Non ti dice, da sola, su quale cliente guadagni e su quale perdi, quale linea di prodotto paga le altre, quanto ti costa un'ora di lavoro in officina. Per queste domande serve organizzare gli stessi dati in un altro modo, ed è il lavoro del controllo di gestione. Ne parliamo nell'articolo sulla contabilità generale.
Il punto d'incontro è il piano dei conti, cioè l'elenco dei conti su cui si registra. Se è generico, con tutto dentro a «costi vari» o «merci», nessuna analisi successiva potrà tirarne fuori informazioni. Se è pensato sul tuo modo di lavorare, ogni registrazione diventa un dato utile.
Cosa succede quando il piano dei conti cambia?
Marco Caporossi, Alema Professional, commercio all'ingrosso di cosmetici, partiva con «solo contabilità generale pura» e nessuna distinzione fra costi fissi e variabili. Con il controller Giuseppe Barbarani ha ristrutturato il piano dei conti per canale distributivo, dividendo fatturato e costi per ogni canale. In 14 mesi l'azienda è passata da una perdita di 71.539 € a un utile di 24.000 €. Giuseppe lo riassume così: «Ogni azienda deve avere il piano dei conti strutturato su misura per la propria attività». La storia completa è nel caso studio di Marco.
Cosa fare lunedì mattina?
Chiedi una stampa del piano dei conti della tua azienda. Guarda quanti conti hai per i costi e per i ricavi e quanto pesano le voci generiche. Se i ricavi stanno tutti in un conto solo, non potrai mai sapere quale attività guadagna di più. È la prima cosa da sistemare insieme al commercialista.
Domande frequenti
Tutte le aziende devono usare la partita doppia?
La usano le aziende in contabilità ordinaria, quindi tutte le società di capitali. Le imprese minori in contabilità semplificata tengono registri più leggeri. Quale regime ti riguarda lo stabilisce la legge in base alla forma giuridica e ai ricavi. Se sei in semplificata puoi comunque scegliere l'ordinaria. Il commercialista ti dice in quale caso sei.
Perché si chiama partita doppia?
Perché ogni operazione è scritta due volte, in due conti, una in dare e una in avere. La «partita» è la singola registrazione.
Se dare e avere tornano, il bilancio è giusto?
Non per forza. La quadratura garantisce che non ci siano errori di somma, non che i numeri siano messi nei conti giusti o che le valutazioni, come il magazzino, siano corrette.
Devo imparare a fare le registrazioni?
No. Ti serve capire cosa c'è dietro i numeri che ricevi e chiedere che siano organizzati in modo da rispondere alle tue domande.
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