Performance aziendale: come misurarla senza perdersi
Performance aziendale: cosa misurare, quali indicatori scegliere, ogni quanto guardarli e come costruire un cruscotto mensile con pochi numeri che contano.
di Redazione Imprenditore VeroControllo di gestione
Misurare la performance aziendale vuol dire confrontare ogni mese pochi numeri chiave (margine, costi, cassa, clienti, produttività) con un obiettivo fissato prima. Non serve misurare tutto: servono otto o dieci indicatori scelti bene, aggiornati in fretta e guardati sempre allo stesso modo.
Il rischio opposto è comune quanto quello di non misurare nulla: report di trenta pagine che nessuno legge e che arrivano quando ormai non si può più cambiare niente. In questo articolo vediamo cosa si intende per performance, quali aree misurare, come scegliere gli indicatori e come costruire un cruscotto che stia in una pagina.
Cosa si intende per performance aziendale?
È il risultato che l'azienda ottiene rispetto a quello che voleva ottenere. Non è un numero solo, perché un'azienda può andare bene su un fronte e male su un altro: vendere di più e guadagnare meno, guadagnare bene e restare senza cassa.
Per questo la performance si misura su più piani:
- economica: quanto guadagna l'azienda. Margine di contribuzione, EBITDA, utile.
- finanziaria: quanta cassa genera e quanto debito ha. Flusso di cassa, giorni di incasso e di pagamento, posizione verso le banche.
- commerciale: come va il rapporto con il mercato. Fatturato, preventivi chiusi, clienti nuovi e persi.
- operativa: come lavora l'azienda dentro. Ore per commessa, scarti, consegne puntuali, produttività del personale.
Le prime due dicono il risultato. Le altre due spiegano perché è arrivato quel risultato, e sono quelle su cui si interviene.
Quali indicatori scegliere?
La regola è: pochi, collegati alle decisioni, con un obiettivo accanto. Ogni indicatore deve rispondere a una domanda che ti fai davvero, e deve esserci qualcuno che può fare qualcosa se il numero va male.
Un cruscotto di partenza per una PMI può essere questo:
| Area | Indicatore | Domanda a cui risponde |
|---|---|---|
| Economica | Margine di contribuzione % | Quanto resta su ogni 100 € venduti? |
| Economica | EBITDA del mese e progressivo | L'azienda sta guadagnando? |
| Economica | Punto di pareggio | Da che giorno del mese lavoro per me? |
| Finanziaria | Saldo di cassa previsto a 90 giorni | Avrò i soldi per pagare? |
| Finanziaria | Giorni medi di incasso | I clienti pagano quando devono? |
| Commerciale | Fatturato rispetto al budget | Sto vendendo quanto previsto? |
| Commerciale | Preventivi chiusi su emessi | Le offerte funzionano? |
| Operativa | Costo del personale su fatturato | Le persone sono usate bene? |
| Operativa | Ore effettive su ore preventivate | Le commesse rispettano i preventivi? |
Nove numeri. Se l'azienda ha più attività, i primi tre vanno calcolati anche per ognuna. Le due parole che tornano sempre quando si parla di performance, efficienza ed efficacia, le spieghiamo nell'articolo su efficienza ed efficacia.
Con cosa si confrontano i numeri?
Un numero da solo non dice se va bene o male. Dice qualcosa solo se lo confronti. I confronti utili sono tre.
- Con il budget: il risultato del mese rispetto a quello previsto. È il confronto più utile, perché dice se il piano sta funzionando.
- Con lo stesso periodo dell'anno prima: elimina l'effetto della stagionalità.
- Tra le parti dell'azienda: business unit, linee di prodotto, squadre, punti vendita. Mostra dove si guadagna e dove si perde.
Quando un numero si allontana dall'obiettivo, si cerca la causa: è il prezzo, la quantità venduta, il costo dei materiali, le ore? Il metodo per farlo è nell'articolo sull'analisi degli scostamenti.
Un esempio con i numeri
Prendiamo un'azienda di esempio che produce componenti in plastica e fattura 4 milioni di euro l'anno. Ecco il suo cruscotto di marzo.
| Indicatore | Budget marzo | Consuntivo marzo | Scostamento |
|---|---|---|---|
| Fatturato | 340.000 € | 362.000 € | +22.000 € |
| Margine di contribuzione % | 38% | 33% | −5 punti |
| Margine di contribuzione | 129.200 € | 119.460 € | −9.740 € |
| Costi fissi | 100.000 € | 101.000 € | −1.000 € |
| EBITDA | 29.200 € | 18.460 € | −10.740 € |
| Giorni medi di incasso | 75 | 82 | +7 giorni |
A guardare solo il fatturato, marzo è andato bene: 22.000 € sopra il budget. Il cruscotto racconta un'altra storia. Il margine è sceso di cinque punti e l'EBITDA è più basso di oltre un terzo rispetto al previsto. In più i clienti pagano una settimana più tardi.
Le domande da fare in riunione sono chiare. Abbiamo venduto di più a clienti o prodotti con margine più basso? Abbiamo fatto sconti per chiudere? È aumentato il prezzo della materia prima? E chi ha concesso dilazioni più lunghe? Senza cruscotto queste domande arrivano a bilancio, cioè con un anno di ritardo.
Quali sono gli errori più comuni?
- Guardare solo il fatturato. È il numero più facile da avere e il meno utile da solo.
- Troppi indicatori. Oltre i dieci-quindici numeri l'attenzione si disperde e nessuno sa più quali contano.
- Dati che arrivano tardi. Un cruscotto di gennaio letto ad aprile è storia, non controllo. L'obiettivo è avere i numeri del mese entro la metà del mese successivo.
- Nessun obiettivo. Senza budget non si sa se un numero va bene.
- Nessun responsabile. Se un indicatore peggiora e nessuno deve rispondere, resterà peggiorato.
Cosa cambia quando si misura ogni mese?
Ivano Zordan, titolare di Zordan Logistica Srl, guardava soprattutto il fatturato. Con il controller Danilo ha introdotto l'analisi per area di business e il controllo mensile degli scostamenti, ammortamenti compresi. «È un bilancio tipo finito mensile», racconta. In 8 mesi l'EBITDA è passato da 310.391 € (7,37%) a 575.926 € (11,43%) e il punto di pareggio dal 3 dicembre al 30 ottobre. La storia è nel caso studio di Ivano.
Anche un'azienda già in utile ha da guadagnare dal misurare meglio. David Gentili guida Webinword, agenzia di lead generation con circa 1 milione di fatturato e un EBITDA del 18%. I numeri erano positivi, ma sulla gestione, racconta, «andavamo un po' a sentimento». Con il controller ha separato costi fissi e variabili, dato un costo a ogni prestazione, analizzato le business unit e ridefinito i prezzi sui costi reali. In 12 mesi il fatturato è passato da 1.050.000 € a 1.300.000 € e l'EBITDA dal 18% al 32%, da 180.000 € a 416.000 €. Tutti i numeri sono nel caso studio di David.
Cosa fare lunedì mattina?
Scegli cinque indicatori dalla tabella sopra, quelli su cui oggi hai meno informazioni. Per ognuno scrivi il valore dell'ultimo mese, l'obiettivo e chi ne è responsabile. Fissa una riunione di mezz'ora a metà di ogni mese per guardarli. Dopo tre mesi aggiungi gli altri. Meglio cinque numeri guardati ogni mese che trenta guardati una volta l'anno.
Domande frequenti
Quanti indicatori servono per misurare la performance?
Per una PMI tra otto e quindici. Sotto i cinque manca qualcosa di importante, sopra i quindici si perde il filo.
Ogni quanto vanno misurati?
Ogni mese per i numeri economici e commerciali. La cassa conviene guardarla anche ogni settimana, se l'azienda ha margini stretti o un fido molto usato.
Serve un software per misurare la performance?
Non per iniziare. Un foglio di calcolo ben costruito basta per molte PMI. Il software aiuta quando i dati sono tanti, ma non sostituisce la scelta degli indicatori e l'abitudine a guardarli.
Chi deve leggere il cruscotto?
L'imprenditore, sempre. Poi i responsabili di area, ognuno per i numeri su cui può intervenire.
Nel webinar gratuito Mirco Gasparotto e Alessandro Palumbo mostrano quali numeri guardare ogni mese per sapere quanto guadagna davvero l'azienda. Ricevi i file Excel per costruire il tuo cruscotto.
