Efficienza ed efficacia aziendale: definizioni e differenze
Efficienza ed efficacia: cosa vogliono dire in azienda, la differenza con un esempio, come si misurano e perché all'imprenditore servono tutte e due.
di Redazione Imprenditore VeroControllo di gestione
L'efficacia dice se l'azienda ha raggiunto l'obiettivo che si era data. L'efficienza dice quante risorse ha consumato per raggiungerlo. Puoi essere efficace e inefficiente insieme: vendi tutto quello che avevi previsto, ma spendi così tanto per farlo che a fine anno non guadagni.
Sono due parole che si confondono spesso, anche nelle riunioni. In questo articolo vediamo le definizioni, la differenza con un esempio con i numeri, come si misurano in una PMI e cosa farne lunedì mattina.
Cosa si intende per efficacia aziendale?
L'efficacia è la capacità di ottenere il risultato che volevi. Si misura confrontando il risultato raggiunto con l'obiettivo:
Efficacia = Risultato ottenuto ÷ Risultato atteso
Se a gennaio hai previsto 1.000.000 € di vendite nel semestre e ne hai fatte 1.050.000, l'efficacia commerciale è del 105%. Se hai previsto di consegnare il 95% degli ordini in tempo e ne consegni il 90%, sei sotto obiettivo.
L'efficacia guarda fuori dall'azienda: il cliente, il mercato, la consegna, la qualità. Non dice nulla su quanto ti è costato arrivarci.
Cosa si intende per efficienza aziendale?
L'efficienza è la capacità di ottenere un risultato consumando meno risorse: ore di lavoro, materiali, denaro, tempo. Si misura con il rapporto tra quello che produci e quello che usi:
Efficienza = Risultato ottenuto ÷ Risorse impiegate
Più spesso, in pratica, si guarda il rovescio: quante ore servono per un pezzo, quanti euro di costo per un intervento, quanto materiale si spreca su una commessa. Se due squadre montano lo stesso impianto, una in 12 ore e l'altra in 16, la prima è più efficiente.
L'efficienza guarda dentro l'azienda: i processi, l'organizzazione, gli sprechi.
Che differenza c'è tra efficienza ed efficacia?
Una frase attribuita a Peter Drucker lo riassume così: l'efficacia è fare le cose giuste, l'efficienza è fare le cose nel modo giusto. Le combinazioni possibili sono quattro.
| Efficiente | Non efficiente | |
|---|---|---|
| Efficace | Raggiungi l'obiettivo spendendo il giusto. È dove vuoi stare | Raggiungi l'obiettivo ma ti costa troppo. Il fatturato c'è, l'utile no |
| Non efficace | Lavori bene sulle cose sbagliate. Costi bassi, risultati che non arrivano | Né risultati né controllo dei costi. Serve intervenire subito |
Nelle PMI il caso più frequente è la casella in alto a destra: l'azienda vende, i clienti sono contenti, ma per tenere il passo si aggiungono persone, straordinari e lavorazioni esterne senza sapere quanto costano davvero.
Un esempio con i numeri
Prendiamo un'azienda di esempio che installa impianti di climatizzazione e fattura 1,5 milioni di euro. A inizio anno si dà due obiettivi: 400 interventi e 8 ore di lavoro in media per intervento, con un costo orario della manodopera di 35 €.
| Obiettivo | Consuntivo | |
|---|---|---|
| Interventi | 400 | 420 |
| Ore totali | 3.200 | 3.900 |
| Ore per intervento | 8,0 | 9,3 |
| Costo manodopera | 112.000 € | 136.500 € |
| Costo manodopera per intervento | 280 € | 325 € |
Il calcolo dell'efficacia:
Efficacia = 420 ÷ 400 = 105%
Il commerciale ha fatto il suo lavoro. Quello dell'efficienza:
Efficienza = 8,0 ÷ 9,3 = 86%
Ogni intervento ha richiesto 1,3 ore in più del previsto. Su 420 interventi sono circa 540 ore, cioè quasi 19.000 € di manodopera in più. Se i prezzi erano calcolati su 8 ore, quei soldi escono dal margine. L'azienda festeggia i 20 interventi in più e non si accorge che, nel frattempo, quasi 19.000 € di ore non previste le stanno mangiando il margine su tutti gli interventi.
Il punto è che i due numeri vanno letti insieme. L'efficacia da sola avrebbe detto «anno ottimo». L'efficienza da sola avrebbe detto «squadre lente», senza dire che hanno lavorato di più. Insieme dicono cosa fare: capire dove si perdono quelle ore (trasferte, attese di materiale, rilavorazioni) e ricalcolare i prezzi sulle ore vere.
Come si misurano efficienza ed efficacia in una PMI?
Con pochi indicatori, scelti bene e aggiornati ogni mese. Alcuni esempi:
Indicatori di efficacia
- fatturato e margine rispetto al budget
- preventivi chiusi su preventivi fatti
- consegne puntuali su consegne totali
- reclami o resi su ordini spediti
Indicatori di efficienza
- ore lavorate per unità prodotta o per commessa
- costo del personale su fatturato
- scarti e rilavorazioni su produzione
- costo medio per intervento o per ordine evaso
Ogni indicatore ha senso solo se ha un obiettivo accanto e un responsabile che lo guarda. Come scegliere quelli giusti senza riempirsi di numeri lo spieghiamo nell'articolo sui KPI aziendali. Se vuoi tenerli insieme in un unico quadro, con indicatori finanziari, clienti, processi e persone, c'è la balanced scorecard.
E l'economicità?
È la terza parola che compare nei testi di economia aziendale. L'economicità è la capacità dell'azienda di coprire tutti i costi con i ricavi nel tempo, cioè di stare in piedi da sola. Efficacia ed efficienza sono le due strade per arrivarci: vendere quello che serve e farlo senza sprechi.
Il caso di Daniele: stesso fatturato, costi sotto controllo
Daniele Ricceri è titolare di MAD Energia Srl, che installa impianti di illuminazione, fotovoltaico ed efficientamento energetico. Il lavoro c'era, ma il controller Domenico Magnifico ha trovato un costo di produzione pari al 98% del fatturato. Con il calcolo preciso del costo orario e la divisione in business unit, l'azienda è intervenuta sui costi variabili e li ha ridotti di oltre il 15%.
In 12 mesi il fatturato è passato da 2.350.000 € a 2.400.000 €, quasi fermo, mentre l'EBITDA è passato da 47.000 € (2%) a 607.000 € (25%). «Non siamo andati tanto ad aumentare il fatturato, ma quello che è diminuito sono i costi variabili», spiega Domenico. Tutti i numeri sono nel caso studio di Daniele.
Cosa fare lunedì mattina?
Scegli due numeri. Uno di efficacia, per esempio il fatturato del mese rispetto al budget. Uno di efficienza, per esempio le ore lavorate per commessa o il costo del personale su fatturato. Scrivi accanto a ognuno l'obiettivo e guardali insieme a fine mese per tre mesi di fila. Se il primo sale e il secondo peggiora, stai crescendo a un costo che va capito prima che arrivi il bilancio. È il ragionamento alla base del nostro metodo: pochi numeri, ogni mese, letti insieme.
Domande frequenti
Si può essere efficaci senza essere efficienti?
Sì, ed è frequente. Raggiungi gli obiettivi di vendita o di produzione, ma con più ore, più materiale o più costi del previsto. Il risultato si vede nel margine, che resta basso anche quando il fatturato cresce.
Cosa conviene migliorare prima, l'efficienza o l'efficacia?
Prima l'efficacia, perché essere efficienti su un prodotto che il mercato non vuole non serve. Subito dopo l'efficienza, perché crescere con processi che sprecano moltiplica gli sprechi.
Efficienza vuol dire tagliare i costi?
No. Vuol dire usare meglio le risorse. A volte significa spendere di più in un punto, per esempio in un'attrezzatura o in formazione, per risparmiare molto di più altrove.
Ogni quanto vanno misurate?
Ogni mese. Dopo un anno è troppo tardi per correggere, dopo una settimana i numeri sono ancora troppo instabili.
Nel webinar gratuito Mirco Gasparotto e Alessandro Palumbo mostrano quali numeri guardare ogni mese per capire se l'azienda sta crescendo nel modo giusto. Ricevi i file Excel per applicarli alla tua azienda.
