Lean accounting: un controllo di gestione più snello e utile
Lean accounting: cos'è, da dove nasce, come misura i flussi di valore invece dei reparti e cosa può prendere una PMI per un controllo di gestione più snello.
di Redazione Imprenditore VeroControllo di gestione
Il lean accounting è un modo di fare controllo di gestione nato nelle aziende che applicano la produzione snella: misura i risultati per flusso di valore, cioè per famiglia di prodotti o clienti servita dalla stessa filiera, usa pochi numeri aggiornati spesso e taglia i calcoli che non servono a decidere. L'obiettivo è avere numeri semplici, veloci e che non spingano a scelte sbagliate.
Non serve essere un'azienda «lean» per prenderne qualcosa. Molte idee del lean accounting sono buon senso che una PMI può applicare da subito. Vediamo da dove nasce, cosa cambia rispetto alla contabilità tradizionale e cosa conviene portare nella tua azienda.
Cos'è il lean accounting?
La produzione snella, nata nell'industria automobilistica giapponese, cerca di eliminare gli sprechi: scorte inutili, attese, movimenti, difetti, lavorazioni che il cliente non paga. Quando le fabbriche hanno cominciato a lavorare così, si sono accorte che i numeri della contabilità tradizionale andavano nella direzione opposta. Premiavano chi produceva di più anche senza vendere, nascondevano i costi dentro ripartizioni complicate e arrivavano tardi.
Il lean accounting è la risposta: un controllo di gestione costruito sugli stessi principi della produzione snella. Poche regole di fondo:
- si misura il flusso di valore, non il singolo reparto o il singolo pezzo
- i costi si attribuiscono al flusso che li usa, con meno ripartizioni possibili
- i numeri arrivano ogni settimana o ogni mese, in una pagina
- si eliminano gli sprechi anche in amministrazione: registrazioni, approvazioni e report che nessuno usa
Cos'è un flusso di valore?
È l'insieme di persone, macchine e attività che servono a portare una famiglia di prodotti, o un gruppo di clienti, dall'ordine all'incasso. In un'azienda che fa serramenti, per esempio, un flusso può essere quello dei serramenti su misura per i privati e un altro quello delle forniture standard per i cantieri. Hanno clienti diversi, tempi diversi, persone in parte diverse.
Il lean accounting chiede di attribuire a ogni flusso tutti i costi che riesci ad attribuire direttamente: materiali, persone che ci lavorano, macchine dedicate. I pochi costi che restano comuni, come la direzione e la sede, non vengono spalmati sui flussi con percentuali, ma tenuti a parte.
È lo stesso ragionamento del conto economico per margini: prima il contributo di ogni flusso, poi i costi comuni. Se ti interessa il confronto con il calcolo a costo pieno, lo trovi nell'articolo sul full costing.
Perché la contabilità tradizionale può spingere a produrre troppo?
Questo è il punto più utile del lean accounting, anche per chi non lo adotterà mai per intero.
Quando calcoli il costo pieno di un prodotto, una parte dei costi fissi di produzione finisce dentro il valore di ogni pezzo. Se produci più pezzi di quanti ne vendi, una parte di quei costi fissi resta nel magazzino e non passa dal conto economico di quest'anno. L'utile sale, anche se non hai venduto un pezzo in più.
Prendiamo un'azienda di esempio con 600.000 € di costi fissi di produzione, un costo variabile di 20 € a pezzo e un prezzo di vendita di 50 €. Vende 30.000 pezzi l'anno.
| Produce 30.000 pezzi | Produce 40.000 pezzi | |
|---|---|---|
| Costi fissi per pezzo | 20 € | 15 € |
| Costo pieno per pezzo | 40 € | 35 € |
| Ricavi (30.000 pezzi) | 1.500.000 € | 1.500.000 € |
| Costo del venduto | 1.200.000 € | 1.050.000 € |
| Risultato industriale | 300.000 € | 450.000 € |
| Pezzi in più in magazzino | 0 | 10.000 |
| Valore del magazzino in più | 0 € | 350.000 € |
Producendo 10.000 pezzi che nessuno ha comprato, il risultato sale di 150.000 €. Sono i costi fissi «parcheggiati» nel magazzino. Intanto l'azienda ha speso 200.000 € in più di costi variabili e ha la cassa ferma sugli scaffali.
Con il ragionamento del lean accounting i costi fissi del flusso sono costi del periodo:
Contributo del flusso = Ricavi − Costi variabili − Costi fissi del flusso
30.000 × 50 − 30.000 × 20 − 600.000 = 300.000 €
Il risultato è 300.000 € in entrambi i casi. Il numero non premia chi riempie il magazzino.
Attenzione: il bilancio civilistico valuta le rimanenze al costo di produzione, che comprende anche una quota dei costi di produzione indiretti, come prevede l'art. 2426 del codice civile. È giusto così per il bilancio. Per decidere quanto produrre, invece, serve il numero del controllo di gestione.
Cosa si guarda ogni settimana con il lean accounting?
Lo strumento tipico si chiama «box score»: una tabella di una pagina per ogni flusso di valore, con tre blocchi di numeri.
| Blocco | Esempi di indicatori |
|---|---|
| Operativo | consegne puntuali, tempo dall'ordine alla consegna, scarti, pezzi per ora lavorata |
| Capacità | ore produttive, ore non produttive, ore disponibili |
| Economico | ricavi, costo dei materiali, costo di trasformazione, contributo del flusso |
Il blocco della capacità è quello che un imprenditore spesso non ha mai visto: dice quante ore sono state usate per lavoro che il cliente paga, quante sono andate in attese, rilavorazioni e spostamenti, e quante sono libere. Le ore libere sono capacità che puoi vendere senza aggiungere costi fissi.
Gli indicatori vanno scelti pochi e legati alle decisioni. Come sceglierli lo spieghiamo nell'articolo sui KPI aziendali.
Cosa può prendere una PMI dal lean accounting?
Anche senza parlare di flussi di valore, quattro idee funzionano in quasi tutte le aziende.
- Meno ripartizioni, più attribuzioni dirette. Ogni costo che puoi assegnare con certezza a una linea, un cliente o una commessa, assegnalo. Quello che resta comune, tienilo comune.
- Una pagina, ogni mese. Un report che nessuno legge è uno spreco. Meglio dieci numeri guardati davvero che cinquanta allegati.
- Numeri veloci. Un dato che arriva dopo 45 giorni è già vecchio. Chiudere il mese in fretta conta più che chiuderlo al centesimo.
- Il magazzino non è un guadagno. Se l'utile sale e il magazzino sale insieme, controlla da dove viene l'utile.
Funziona davvero misurare per pezzi grandi dell'azienda?
David Gentili, titolare di Webinword (DB SRL), agenzia specializzata in lead generation, non ha parlato di lean accounting. Ma il lavoro fatto con il suo controller segue lo stesso principio. I costi sono stati divisi tra fissi e variabili, è stato dato un valore al costo di ogni prestazione e ogni business unit è stata analizzata nel dettaglio. Da lì i prezzi sono stati ridefiniti partendo dai costi reali, non dal mercato o dalla concorrenza.
In 12 mesi, partendo da 1.050.000 € di fatturato e 180.000 € di EBITDA, l'azienda è arrivata a 1.300.000 € di fatturato e 416.000 € di EBITDA, dal 18% al 32%. La storia completa è nel caso studio di David.
Cosa fare lunedì mattina?
Prendi il report mensile che ricevi oggi e segna con un evidenziatore i numeri che nell'ultimo trimestre ti hanno fatto prendere una decisione. Tutto il resto è un candidato da togliere. Poi guarda l'ultimo anno: il magazzino è cresciuto più delle vendite? Se sì, chiedi quanta parte dell'utile dipende dalla valutazione delle rimanenze.
Domande frequenti
Il lean accounting sostituisce la contabilità generale?
No. Il bilancio civilistico e la contabilità generale restano obbligatori e seguono le loro regole. Il lean accounting riguarda il controllo di gestione, cioè i numeri che usi per decidere.
Il lean accounting va bene solo per le aziende di produzione?
È nato nelle fabbriche, ma le sue idee valgono anche nei servizi e nel commercio: misurare per linea di attività, pochi numeri frequenti, meno ripartizioni.
Che differenza c'è tra lean accounting e direct costing?
Hanno in comune l'idea di non caricare i costi fissi sul singolo prodotto. Il lean accounting aggiunge la misura per flusso di valore, gli indicatori operativi e l'attenzione agli sprechi anche in amministrazione.
Serve un software specifico?
No. Un piano dei conti ordinato e un foglio di calcolo ben costruito bastano per partire. Il lavoro vero è decidere cosa misurare e su quali flussi.
Nel webinar gratuito Mirco Gasparotto e Alessandro Palumbo mostrano quali sono i pochi numeri che dicono quanto guadagna davvero l'azienda e come leggerli ogni mese. Ricevi i file Excel per rifare i calcoli sulla tua azienda.
