Inventario di magazzino: metodi e come farlo bene in azienda
Inventario di magazzino: cos'è, i metodi di conteggio e di valutazione (FIFO, LIFO, costo medio), come cambia l'utile e i passi per farlo bene in azienda.
di Redazione Imprenditore VeroLeggere il bilancio
L'inventario di magazzino è il conteggio fisico e la valutazione in euro di tutto quello che l'azienda ha in giacenza a una certa data: materie prime, semilavorati, prodotti finiti, merci. Serve a chiudere il bilancio, ma soprattutto a sapere quanti soldi sono fermi sugli scaffali e quanta merce non vale più quello che è costata.
È anche uno dei numeri che più influenzano l'utile: sbagliare l'inventario di 50.000 € vuol dire sbagliare l'utile di 50.000 €. Vediamo perché, quali metodi esistono e come farlo bene.
Cos'è l'inventario di magazzino?
La parola indica due cose collegate.
- L'inventario fisico: contare, pesare o misurare quello che c'è davvero in magazzino.
- La valutazione: dare un valore in euro a quelle quantità, con un criterio ammesso dalla legge.
Il risultato finisce nel bilancio come «rimanenze», nell'attivo dello stato patrimoniale, e nel conto economico come variazione delle rimanenze. Il codice civile chiede di redigere ogni anno l'inventario delle attività e passività dell'impresa, che si chiude con il bilancio (art. 2217).
Perché l'inventario cambia l'utile?
Perché il costo di quello che hai venduto non coincide con quello che hai comprato. La formula è:
Costo del venduto = Rimanenze iniziali + Acquisti − Rimanenze finali
Prendiamo un'azienda commerciale inventata che fattura 2 milioni. A inizio anno ha 400.000 € di merce, durante l'anno ne compra per 1.300.000 €, a fine anno ne conta per 450.000 €. Il costo del venduto è 400.000 + 1.300.000 − 450.000 = 1.250.000 €.
Ora immagina che nel conteggio siano finiti 50.000 € di merce che in realtà è rotta, invendibile o non c'è più. Le rimanenze finali vere sono 400.000 €, il costo del venduto 1.300.000 € e l'utile 50.000 € più basso di quello scritto in bilancio. L'utile in più non esisteva: era merce che non vale nulla.
È anche il motivo per cui le situazioni contabili di metà anno ingannano. Senza un inventario o una stima delle rimanenze, un mese in cui compri molto sembra in perdita, e uno in cui vendi dal magazzino sembra ottimo.
Quali sono i metodi di inventario?
Per contare ci sono tre modi, che si possono combinare.
| Metodo | Come funziona | Quando ha senso |
|---|---|---|
| Inventario annuale | Si conta tutto in un giorno, di solito a fine esercizio, a magazzino fermo | Pochi articoli, magazzino piccolo |
| Inventario rotativo | Si contano a turno gruppi di articoli durante l'anno, gli articoli importanti più spesso | Molti articoli, impossibile fermarsi |
| Inventario permanente | Ogni carico e scarico è registrato, la giacenza è sempre aggiornata e i conteggi servono a verificarla | Aziende con gestionale di magazzino e movimenti frequenti |
L'inventario permanente non elimina il conteggio fisico: lo rende più mirato. Le differenze tra giacenza contabile e giacenza reale sono un'informazione preziosa, perché dicono dove si perdono pezzi, dove si registra male e dove qualcosa non torna.
Come si valuta il magazzino?
Il codice civile, all'art. 2426, fissa due regole.
- Le rimanenze si iscrivono al costo di acquisto o di produzione, oppure al valore di realizzo desumibile dal mercato, se è più basso. Tradotto: se una merce pagata 10 € oggi si vende solo a 6 €, in bilancio vale 6 €.
- Per i beni fungibili, cioè uguali e intercambiabili, il costo si può calcolare con il costo medio ponderato, con il FIFO («primo entrato, primo uscito») o con il LIFO («ultimo entrato, primo uscito»).
Vediamo la differenza con un esempio. Un'azienda compra 1.000 pezzi a 10 € e poi 1.000 pezzi a 12 €. Ne vende 1.200. Ne restano 800.
| Metodo | Come considera i pezzi rimasti | Valore delle rimanenze |
|---|---|---|
| FIFO | Gli ultimi comprati, a 12 € | 9.600 € |
| Costo medio ponderato | Al costo medio di 11 € | 8.800 € |
| LIFO | I primi comprati, a 10 € | 8.000 € |
Stessa merce, stesso magazzino, tre valori diversi. Con i prezzi in crescita il FIFO dà rimanenze più alte e quindi un utile più alto, il LIFO il contrario. Nessuno dei tre è «giusto»: conta sceglierne uno e usarlo con coerenza negli anni, così i numeri restano confrontabili.
Come si fa bene un inventario?
Un buon inventario si prepara prima del giorno del conteggio.
- Fissa la data e ferma i movimenti. Carichi e scarichi di quel giorno vanno sospesi o registrati a parte, altrimenti conti due volte o non conti affatto.
- Riordina e separa. La merce di terzi in conto deposito non è tua e va tenuta fuori. La merce tua presso terzi, come i materiali in conto lavoro, va contata anche se non è in sede. La merce in viaggio va attribuita a chi ne ha già la proprietà.
- Conta in coppia e per ubicazione. Una persona conta, l'altra registra. Si procede scaffale per scaffale, con un cartellino su quello che è già stato contato.
- Segnala subito l'invendibile. Pezzi rotti, scaduti, fuori catalogo vanno annotati durante il conteggio: saranno da svalutare.
- Confronta con la giacenza contabile. Ogni differenza oltre una soglia che decidi tu va ricontata e spiegata.
- Valuta e firma. Applica il criterio di valutazione scelto e conserva i fogli di conteggio: sono la prova dei numeri del bilancio.
Cosa fare con la merce che non gira?
L'inventario è il momento in cui la merce ferma diventa visibile. Ogni articolo che non si muove da mesi è denaro già speso che non rientra, più lo spazio, l'assicurazione e il rischio che diventi invendibile. Per capire quali articoli girano e quali no si usa l'indice di rotazione del magazzino, e da lì si decide cosa riordinare, cosa svendere e cosa smettere di comprare. Lo spieghiamo anche nella guida sulla gestione del magazzino.
Nel caso di Matteo Falaguasta, titolare di Agrofata Srl, azienda che commercializza prodotti per l'agricoltura, il problema era un magazzino sovradimensionato che assorbiva liquidità. Con il controller Enrico ha abbassato il valore del magazzino per liberare liquidità e ridurre costi di gestione e obsolescenza, e ha migliorato i processi di acquisto e vendita. «Oggi acquistiamo meglio e vendiamo meglio. Abbiamo abbassato il valore di acquisto, ridotto il magazzino e accorciato la forbice dei pagamenti», racconta Matteo. In 11 mesi l'EBITDA è passato da 347.003 a 815.790 €. I dettagli sono nel caso studio di Matteo.
Per Marco Caporossi, distributore all'ingrosso di cosmetici, il magazzino era pieno di prodotti ormai fuori mercato. Con il controller Giuseppe Barbarani ha analizzato la composizione del magazzino ed eliminato le giacenze obsolete che pesavano sulla tesoreria, insieme a un lavoro sui costi fissi e sui canali di vendita. In 14 mesi l'azienda è passata da una perdita di 71.539 € a un utile di 24.000 €, come racconta il caso studio di Marco.
Cosa fare lunedì mattina?
Chiedi l'elenco degli articoli in magazzino con quantità, valore e data dell'ultimo movimento. Ordinalo per valore e guarda i primi venti: quanti non si muovono da più di sei mesi? Somma il loro valore. Quel numero è cassa ferma, e una parte è probabilmente da svalutare. Poi fissa la data del prossimo conteggio, anche solo per quegli articoli.
Domande frequenti
Ogni quanto va fatto l'inventario di magazzino?
Almeno una volta l'anno, alla chiusura dell'esercizio. Con un inventario rotativo puoi contare gli articoli di maggior valore più volte l'anno senza fermare l'azienda.
Che differenza c'è tra inventario e magazzino contabile?
Il magazzino contabile è la giacenza calcolata dai movimenti registrati. L'inventario è il conteggio fisico di quello che c'è davvero. Il confronto tra i due fa emergere errori, cali e ammanchi.
Il LIFO si può ancora usare?
Il codice civile lo ammette tra i metodi per i beni fungibili, insieme a FIFO e costo medio ponderato. La scelta va mantenuta nel tempo e indicata nella nota integrativa.
Come si valuta la merce invendibile?
Al valore che si può realizzare vendendola, se è più basso del costo. Se non vale nulla, va svalutata del tutto. Tenerla al costo pieno gonfia utile e patrimonio.
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