Gestione del magazzino: come non perdere soldi con le scorte

Gestire bene il magazzino significa tenere la merce che serve per vendere, e non un euro di più. Ogni pezzo fermo sugli scaffali è denaro che hai già pagato al fornitore e che tornerà in cassa solo quando lo venderai, se lo venderai.

Vediamo dove trovi il magazzino nel bilancio, quanto ti costa tenerlo, quali numeri guardare ogni mese e come liberare cassa senza restare senza merce, con un esempio su un'azienda da 2,4 milioni di fatturato.

Perché il magazzino toglie liquidità all'azienda?

Pensa al ciclo di una vendita. Compri la merce, paghi il fornitore a 60 giorni, la merce resta in magazzino 90 giorni, la vendi e il cliente ti paga a 60 giorni. Dal giorno in cui paghi il fornitore al giorno in cui incassi passano 90 giorni. Per tutto quel tempo i soldi li ha anticipati l'azienda, con la propria cassa o con il fido.

Più a lungo la merce resta ferma, più soldi servono per far girare la stessa quantità di vendite. È il motivo per cui tante aziende in utile hanno il conto in rosso: l'utile c'è, ma sta sugli scaffali. Ne parliamo anche nella guida sul flusso di cassa.

Dove trovo il magazzino nel bilancio?

Nello stato patrimoniale, tra le attività, alla voce C.I «Rimanenze», come prevede l'art. 2424 del codice civile. Lì trovi il valore delle materie prime, dei semilavorati, dei prodotti finiti e delle merci presenti al 31 dicembre.

Il codice civile chiede di valutarle al costo, oppure al valore di realizzo se è più basso (art. 2426, punto 9). Il principio contabile che spiega come farlo è l'OIC 13, che riguarda proprio le rimanenze.

Una cosa da sapere: il valore del magazzino entra anche nel conto economico, nella voce «variazioni delle rimanenze». Se a fine anno il magazzino vale di più rispetto all'inizio, l'utile sale. Per questo un magazzino gonfiato fa sembrare l'anno migliore di quello che è stato, mentre la cassa racconta un'altra storia.

Quanto costa tenere merce in magazzino?

Più di quanto sembra. Oltre al valore della merce ci sono costi che non vedi su una fattura sola:

• gli interessi sul fido che usi per finanziare le scorte
• lo spazio: affitto, riscaldamento, illuminazione, assicurazione del capannone
• le persone che ricevono, spostano, contano e cercano la merce
• l'obsolescenza: merce che scade, passa di moda, si rovina o non serve più a nessuno
• le differenze inventariali: pezzi persi, rotti o mai registrati

Non esiste una percentuale valida per tutti. Il modo corretto è sommare questi costi dalla tua contabilità e dividerli per il valore medio del magazzino. Quel numero ti dice quanto ti costa, ogni anno, tenere fermi 100 € di merce.

Come si calcolano giacenza media e rotazione?

Bastano due formule.

Giacenza media in giorni = Magazzino medio ÷ Costo del venduto × 365

Rotazione del magazzino = Costo del venduto ÷ Magazzino medio

Il magazzino medio è la media fra il valore di inizio e di fine anno, o meglio la media dei valori mese per mese. Il costo del venduto è quanto ti è costata la merce che hai venduto: acquisti più rimanenze iniziali meno rimanenze finali.

La giacenza ti dice quanti giorni, in media, la merce resta ferma. La rotazione ti dice quante volte in un anno il magazzino si svuota e si riempie. Sono due modi di guardare lo stesso fatto. Abbiamo approfondito il secondo nell'articolo sulla rotazione del magazzino.

Un esempio con i numeri

Prendiamo un'azienda di esempio che distribuisce materiale idraulico:

Voce	Euro l'anno
Fatturato	2.400.000
Costo del venduto	1.680.000
Magazzino medio	560.000
Rotazione	3 volte l'anno
Giacenza media	122 giorni

Il titolare decide di lavorare sugli articoli a bassa rotazione e di riordinare più spesso, in quantità più piccole. In un anno porta la giacenza a 90 giorni, con le stesse vendite.

Nuovo magazzino medio = 1.680.000 × 90 ÷ 365 = 414.247 €

Il magazzino scende di circa 146.000 €. Sono soldi che tornano in cassa, una volta sola, e che riducono il fido usato. Se il fido costa il 6% l'anno, solo di interessi l'azienda risparmia circa 8.700 € ogni anno, a cui si aggiungono meno spazio occupato e meno merce che invecchia.

In più, quei 146.000 € sono liquidità disponibile per pagare i fornitori prima e chiedere uno sconto, o per non chiedere un nuovo finanziamento.

Quali articoli tengono fermi i soldi?

Quasi sempre pochi. In molti magazzini una piccola parte degli articoli fa la gran parte delle vendite, e un'altra parte resta ferma per mesi. Il modo pratico di scoprirlo è un'analisi in tre classi:

1. Articoli che vendi tutte le settimane: devono esserci sempre, e conviene riordinarli spesso.
2. Articoli che vendi ogni tanto: scorta minima, riordino quando servono.
3. Articoli fermi da più di sei mesi o un anno: vanno elencati con il loro valore. Da lì si decide cosa svendere, cosa rendere al fornitore e cosa smettere di comprare.

La terza lista è quella che fa male, perché mette nero su bianco gli acquisti sbagliati. Ma è anche quella che libera più cassa.

Come si decide quanto riordinare?

Il riordino si basa su tre numeri: quanto vendi in media al giorno, quanti giorni impiega il fornitore a consegnare, e una piccola scorta di sicurezza per i picchi.

Punto di riordino = Vendite medie giornaliere × Giorni di consegna + Scorta di sicurezza

Se vendi 20 pezzi al giorno, il fornitore consegna in 10 giorni e vuoi 60 pezzi di sicurezza, riordini quando scendi a 260 pezzi. Il resto è disciplina: chi compra deve conoscere questo numero e rispettarlo, anche quando il rappresentante propone lo sconto sulla quantità.

Lo sconto per quantità va sempre pesato contro il costo di tenere la merce ferma. Un 5% di sconto su merce che resterà in magazzino otto mesi può costare più di quanto fa risparmiare.

Cosa è successo a chi ha messo mano al magazzino?

Matteo Falaguasta, titolare di Agrofata Srl, commercializza prodotti per l'agricoltura. Quando ha cominciato il percorso con il controller Enrico, l'azienda fatturava 4.891.601 € con un EBITDA al 7,11%, aveva un magazzino sovradimensionato che assorbiva liquidità e una forte stagionalità che metteva in tensione la cassa.

Tra gli interventi ci sono stati la riduzione del valore del magazzino e il lavoro su acquisti e tempi di pagamento. Le parole di Matteo: «Oggi acquistiamo meglio e vendiamo meglio. Abbiamo abbassato il valore di acquisto, ridotto il magazzino e accorciato la forbice dei pagamenti». In 11 mesi l'EBITDA è passato da 347.003 € a 815.790 €. I dettagli sono nel caso studio di Matteo.

Cosa fare lunedì mattina?

1. Prendi l'ultimo bilancio e calcola la giacenza media in giorni. Fallo anche per l'anno prima e guarda se sale o scende.
2. Chiedi l'elenco degli articoli fermi da più di sei mesi, con il valore a costo. Somma il totale.
3. Decidi una regola per ciascuno: vendere, rendere, tenere. Poi fissa il punto di riordino per gli articoli che vendi di più.
4. Ripeti il calcolo ogni mese. Il magazzino si gonfia piano, e accorgersene a bilancio chiuso è tardi.

Il commercialista valuta le rimanenze per il bilancio. Il controllo di gestione ti dice ogni mese quanti soldi sono fermi e dove. Servono entrambi.

Domande frequenti

Un magazzino grande è un segno di solidità?

No. È un attivo nel bilancio, ma è denaro già speso. Se la merce gira poco, un magazzino grande significa cassa bloccata e rischio di merce che perde valore.

Ogni quanto va fatto l'inventario?

Quello fisico almeno una volta l'anno, per il bilancio. Ma il valore del magazzino va seguito ogni mese, anche con stime, per sapere quanta cassa è ferma sugli scaffali.

Come si riduce il magazzino senza perdere vendite?

Si parte dagli articoli fermi, che non vendi comunque. Poi si riordinano più spesso e in quantità minori gli articoli che girano. Le vendite non dipendono da quanta merce hai, ma dall'avere quella giusta.

La merce obsoleta va svalutata?

Se il suo valore di realizzo è sceso sotto il costo, sì: il codice civile chiede di valutarla al minore dei due. È una decisione da prendere con il commercialista, ma conviene conoscerne il valore prima di arrivare a fine anno.

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