Clienti che pagano in ritardo: quanto ti costano davvero
Clienti che pagano in ritardo, a 120 giorni o oltre: quanto ti costano in interessi e margine, cosa dice la legge sui termini e come farti pagare prima.
di Redazione Imprenditore VeroCassa e banca
Un cliente che paga a 120 giorni invece che a 60 ti costa gli interessi sul denaro che anticipi per lui, il rischio di non vedere mai quei soldi e il tempo speso a sollecitare. Su una fattura da 100.000 € con un costo del denaro del 6% annuo, 60 giorni di ritardo valgono circa 1.000 € di interessi, che escono dal margine di quella vendita.
Il problema è che quel costo non compare da nessuna parte. Il conto economico registra la vendita con il suo margine pieno, gli interessi finiscono più in basso, mescolati a tutti gli altri. Così il cliente che paga a 150 giorni sembra buono quanto quello che paga a 30. Vediamo come fare il conto, cosa dice la legge e come accorciare i tempi.
Quanto ti costa un cliente che paga a 120 giorni?
Ogni giorno in cui il cliente non paga, l'azienda finanzia il suo acquisto. Lo fa con la propria cassa, che potrebbe usare altrove, o con il fido in banca, che costa interessi. In tutti e due i casi c'è un costo:
Costo del ritardo = Importo della fattura × Tasso annuo × Giorni ÷ 365
Il tasso da usare è quello che paghi sul fido o sugli anticipi fatture, o almeno quello che ti renderebbe la cassa se non fosse ferma. Con 100.000 € a 120 giorni e un tasso del 6%: 100.000 × 0,06 × 120 ÷ 365 = 1.973 €. Se lo stesso cliente pagasse a 60 giorni, il costo scenderebbe a 986 €.
Poi c'è un costo che non si vede negli interessi: il rischio. Più a lungo un credito resta aperto, più aumentano le probabilità che il cliente entri in difficoltà prima di pagarti.
Un esempio con i numeri
Prendiamo un'azienda di esempio che fattura 2,4 milioni l'anno, IVA esclusa, con un primo margine del 30% e un EBITDA di 192.000 €. Vende tutto con IVA al 22%, quindi i crediti verso i clienti sono calcolati su 2.928.000 € IVA compresa, perché il cliente ti deve l'intera fattura.
| Clienti a 60 giorni | Clienti a 120 giorni | |
|---|---|---|
| Crediti verso clienti in media | 481.315 € | 962.630 € |
| Cassa ferma in più | 481.315 € | |
| Interessi sulla cassa ferma (6%) | 28.879 € l'anno | |
| Peso sull'EBITDA | 15% |
Passare da 60 a 120 giorni di incasso medio costa a questa azienda quasi 29.000 € l'anno, il 15% di quello che guadagna, senza che cambi nulla nelle vendite.
E se un cliente non paga affatto? Supponiamo un credito da 50.000 € perso. Con un primo margine del 30%, per recuperare quella perdita servono 50.000 ÷ 0,30 = 166.667 € di vendite in più. Un solo insoluto si mangia il margine di mesi di lavoro.
Il conto dei giorni medi di incasso, e come leggerlo nel tuo bilancio, lo trovi nella guida sul DSO.
Quale cliente ti costa di più?
La media non basta: serve il conto cliente per cliente. Ecco tre clienti dell'azienda dell'esempio, con il costo del ritardo calcolato sulle fatture IVA compresa e sui giorni reali di pagamento:
| Cliente | Fatturato | Primo margine | Giorni di pagamento | Costo del ritardo | Margine che resta |
|---|---|---|---|---|---|
| A | 300.000 | 75.000 (25%) | 150 | 9.025 | 65.975 (22,0%) |
| B | 200.000 | 70.000 (35%) | 60 | 2.407 | 67.593 (33,8%) |
| C | 150.000 | 30.000 (20%) | 180 | 5.415 | 24.585 (16,4%) |
Il cliente A fattura di più, ma il cliente B lascia più margine (67.593 € contro 65.975 €) con due terzi del fatturato. Il cliente C ha un margine basso e paga dopo sei mesi: è quello su cui ragionare per primo, alzando il prezzo o cambiando le condizioni. Come si calcola il margine per cliente lo spieghiamo nell'articolo su margini: come calcolarli e aumentarli.
Cosa dice la legge sui tempi di pagamento?
I ritardi di pagamento tra imprese sono regolati dal decreto legislativo 231 del 2002. I punti che servono a un imprenditore:
- Se non c'è un accordo, il termine è di 30 giorni dal ricevimento della fattura.
- Tra imprese si può concordare un termine più lungo. Oltre i 60 giorni deve essere pattuito espressamente, provato per iscritto e non deve essere gravemente iniquo per chi vende.
- Gli interessi di mora decorrono da soli, dal giorno dopo la scadenza, senza bisogno di mettere in mora il cliente. Il tasso legale è quello di riferimento della Banca centrale europea maggiorato di 8 punti, salvo un tasso diverso concordato tra le imprese.
- Spettano 40 € a titolo di risarcimento forfettario per i costi di recupero, oltre al maggior danno se lo dimostri.
Puoi decidere di non chiedere gli interessi di mora per non perdere il cliente. È una scelta legittima, ma va fatta sapendo quanto vale. E scrivere le condizioni di pagamento nel preventivo e nel contratto è il primo passo per farle rispettare.
Come si fa a farsi pagare prima?
- Condizioni scritte e firmate: termini, scadenze, interessi in caso di ritardo, già nel preventivo.
- Acconti e stati di avanzamento: sulle commesse lunghe, fatturare a tappe e non tutto alla fine.
- Fatturare subito: ogni giorno di ritardo nell'emettere la fattura sposta in avanti l'incasso.
- Un calendario dei solleciti: una telefonata il giorno dopo la scadenza, una mail a 15 giorni, una lettera a 30. Sempre, per tutti, senza eccezioni.
- Stop alle forniture oltre una certa soglia di scaduto, deciso prima e comunicato al cliente.
- Sconto per pagamento anticipato, solo dopo aver fatto il conto. Uno sconto del 2% per pagare a 10 giorni invece che a 90 equivale a un costo di circa il 9% annuo (2 × 365 ÷ 80). Conviene se il fido ti costa di più o se il cliente è a rischio, altrimenti stai regalando margine.
Come si tiene sotto controllo lo scaduto?
Con uno scadenziario clienti aggiornato ogni settimana e una tabella che divide lo scaduto per fasce: fino a 30 giorni, da 31 a 60, da 61 a 90, oltre 90. Lo scaduto oltre 90 giorni va guardato nome per nome. Ogni mese, poi, si calcolano i giorni medi di incasso e si confrontano con il mese prima: se salgono, la cassa ne risentirà nelle settimane dopo.
Cosa cambia quando l'incasso diventa una regola?
Daniel Mascia guida DM Project Italia, che si occupa di impianti elettrici e termoidraulici. Navigava a vista e non aveva nessuna programmazione di cassa. Con il controller Davide Giovanni La Francesca ha introdotto il cash flow, con pianificazione della liquidità, regole d'incasso e recupero crediti, oltre al calcolo del costo orario. Davide lo spiega così: «Il cashflow ci permette di pianificare le entrate e le uscite di liquidità aziendali e prevenire crisi di liquidità». In 11 mesi l'utile è passato da 49.098 a 75.397 €. Il percorso è nel caso studio di Daniel.
Matteo Falaguasta, titolare di Agrofata Srl, commercializza prodotti per l'agricoltura e la sua azienda viveva una forte stagionalità con tensione finanziaria. Con il controller Enrico ha ridotto il magazzino e la forbice di pagamento con fornitori e clienti. Lo racconta così: «Oggi acquistiamo meglio e vendiamo meglio. Abbiamo abbassato il valore di acquisto, ridotto il magazzino e accorciato la forbice dei pagamenti». In 11 mesi l'EBITDA è passato da 347.003 a 815.790 €. I numeri sono nel caso studio di Matteo.
Cosa fare lunedì mattina?
Apri lo scadenziario clienti e ordina i crediti per giorni di scaduto. Prendi i cinque clienti con lo scaduto più vecchio e, per ognuno, calcola il costo del ritardo con la formula qui sopra e confrontalo con il margine che ti lascia. Per chi paga tardi e lascia poco, prepara nuove condizioni da proporre alla prossima offerta.
Domande frequenti
Entro quanti giorni deve pagare un'azienda?
Se non c'è un accordo, entro 30 giorni dal ricevimento della fattura. Tra imprese si può concordare un termine più lungo, e oltre i 60 giorni deve essere pattuito espressamente e per iscritto.
Posso chiedere gli interessi a un cliente che paga in ritardo?
Sì. Gli interessi di mora decorrono dal giorno dopo la scadenza senza bisogno di metterlo in mora, al tasso di riferimento della BCE più 8 punti, salvo accordi diversi tra le imprese.
Conviene anticipare le fatture in banca?
Risolve il problema di cassa ma non quello del cliente: paghi interessi e commissioni al posto suo. Conviene come ponte, mentre lavori per accorciare i tempi di incasso.
Cosa faccio se un cliente non paga proprio?
Prima un sollecito scritto, poi una diffida formale con un termine preciso. Se non basta, si valuta con un legale l'azione di recupero, mettendo sul piatto quanto costa e quante probabilità ci sono di incassare.
Nel webinar gratuito Mirco Gasparotto e Alessandro Palumbo mostrano quali numeri guardare ogni mese per sapere quanto guadagna davvero l'azienda e dove si ferma la cassa. Ricevi i file Excel per rifare i calcoli sulla tua azienda.
