Balanced scorecard: cos'è e come usarla in una PMI
Balanced scorecard: cos'è, le quattro prospettive, come si costruisce in una PMI con pochi indicatori e un esempio di scheda con obiettivi e numeri reali.
di Redazione Imprenditore VeroControllo di gestione
La balanced scorecard è una scheda di indicatori che misura l'andamento dell'azienda da quattro punti di vista: risultati economici, clienti, processi interni e crescita delle persone. Serve a collegare la strategia alle attività di tutti i giorni, e in una PMI funziona se resta piccola: una decina di indicatori, ognuno con un obiettivo e un responsabile.
Vediamo da dove nasce, cosa c'è nelle quattro prospettive, come si costruisce senza farne un progetto infinito e come appare una scheda con i numeri.
Cos'è la balanced scorecard?
L'idea l'hanno proposta Robert Kaplan e David Norton all'inizio degli anni Novanta, in un articolo sulla Harvard Business Review. Partivano da un'osservazione semplice: le aziende si guidavano quasi solo con i numeri del bilancio, che però raccontano il passato. Quando l'utile cala, la causa è nata mesi prima, in un cliente scontento, in un processo che si è inceppato, in una persona chiave che se n'è andata.
«Balanced» vuol dire bilanciata: accanto agli indicatori economici si mettono quelli che li anticipano. «Scorecard» è la scheda dei punteggi, come quella di una partita. Il risultato è un cruscotto che dice non solo come è andata, ma anche come sta per andare.
Quali sono le quattro prospettive?
- Prospettiva economico-finanziaria. Come stiamo andando per i soci? Margini, EBITDA, cassa, tempi di incasso.
- Prospettiva dei clienti. Come ci vedono i clienti? Clienti acquisiti e persi, riordini, reclami, puntualità delle consegne.
- Prospettiva dei processi interni. In cosa dobbiamo essere bravi? Tempi di produzione, errori, scarti, rotazione del magazzino.
- Prospettiva dell'apprendimento e della crescita. Le persone e gli strumenti sono pronti? Formazione, ruoli coperti, persone che lasciano l'azienda.
Le quattro prospettive sono collegate a catena. Persone formate fanno meno errori, meno errori vuol dire clienti più soddisfatti, clienti soddisfatti riordinano, i riordini portano margine. La scheda serve a vedere la catena intera, non solo l'ultimo anello.
Che differenza c'è con i KPI?
I KPI sono gli indicatori. La balanced scorecard è il modo di sceglierli e ordinarli. Molte aziende hanno decine di KPI sparsi in fogli diversi, ognuno guardato da una persona. La scorecard ne sceglie pochi, li lega agli obiettivi della strategia e li mette su una pagina sola. Quali indicatori ha senso misurare lo spieghiamo nell'articolo sui KPI aziendali.
Come si costruisce una balanced scorecard in una PMI?
- Parti dalla strategia. Due o tre obiettivi per i prossimi anni, come spieghiamo nell'articolo sulla pianificazione strategica. Senza obiettivi, la scorecard diventa un elenco di numeri.
- Per ogni prospettiva scegli due o tre indicatori. Chiediti: se questo numero migliora, ci avviciniamo all'obiettivo? Se la risposta è incerta, l'indicatore non serve.
- Dai a ogni indicatore un obiettivo e un responsabile. Un numero senza obiettivo non dice se va bene. Un numero senza responsabile non lo migliora nessuno.
- Decidi dove prendi il dato e ogni quanto. Se un indicatore richiede due giorni di lavoro per essere calcolato, prima o poi smetterai di calcolarlo.
- Guardala ogni mese, in riunione. Verde, giallo, rosso. Si discute solo dei rossi e di cosa fare.
Un esempio con i numeri
Prendiamo un'azienda di esempio che distribuisce materiale elettrico, fattura 5 milioni e gestisce circa 40.000 ordini l'anno. L'obiettivo a tre anni è portare l'EBITDA dal 7% al 10%. Ecco la sua scheda di un mese:
| Prospettiva | Indicatore | Obiettivo | Valore del mese | Stato |
|---|---|---|---|---|
| Economica | EBITDA sul fatturato | 8,5% | 7,8% | rosso |
| Economica | Giorni medi di incasso | 75 | 92 | rosso |
| Clienti | Clienti attivi che hanno riordinato nel trimestre | 70% | 66% | giallo |
| Clienti | Reclami ogni 1.000 ordini | 5 | 4 | verde |
| Processi | Ordini spediti entro 48 ore | 95% | 89% | giallo |
| Processi | Errori di spedizione sugli ordini | 0,5% | 1,2% | rosso |
| Persone | Magazzinieri formati sulla nuova procedura | 100% | 60% | giallo |
| Persone | Ore di formazione per persona nel trimestre | 8 | 9 | verde |
Letta così, la scheda racconta una storia. Gli errori di spedizione sono alti, e c'entra il fatto che solo il 60% dei magazzinieri conosce la nuova procedura. Gli errori costano direttamente e fanno perdere riordini.
Facciamo il conto. Su 40.000 ordini l'anno, l'1,2% di errori sono 480 spedizioni sbagliate. Se ognuna costa in media 35 € tra rientro, nuova spedizione e tempo, sono 16.800 € l'anno. Allo 0,5% gli errori sarebbero 200, cioè 7.000 €. La differenza, 9.800 €, è margine che torna in azienda, senza contare i clienti che non si perdono.
Senza la scorecard l'imprenditore avrebbe visto solo l'EBITDA sotto obiettivo. Con la scorecard vede da dove parte il problema e su cosa intervenire per primo.
Quali errori si fanno più spesso?
- Troppi indicatori. Trenta numeri non li guarda nessuno. In una PMI dieci bastano, a volte meno.
- Indicatori facili invece che utili. Si misura quello che è comodo, non quello che conta.
- Nessun collegamento con la strategia. Se gli indicatori non portano all'obiettivo, migliorarli non serve.
- Scheda senza riunione. Se nessuno la discute ogni mese, diventa un file in più.
- Solo la prospettiva economica. È l'errore che la balanced scorecard è nata per correggere.
Funziona anche in un'azienda piccola? Il caso di Cristina
Cristina Poletto è titolare di Crea SNC, salone di parrucchiere e barbiere. Prima del percorso il fatturato era gestito «a pancia» e i soldi in banca, racconta, «non li abbiamo mai». Con il controller Danilo ha calcolato il costo al minuto di ogni servizio per allineare i prezzi di vendita, alleggerito il magazzino fermo da anni e introdotto un budget di tesoreria.
In 8 mesi il fatturato è passato da 265.809 € a 333.619 € e il profitto da 30.000 € a 75.000 €. Il punto di pareggio è passato da novembre a settembre. E i numeri hanno avuto un effetto anche sulle persone: «Adesso a settembre inseriremo un nuovo collaboratore in salone», racconta Cristina. Il racconto completo è nel caso studio di Cristina.
Non è una balanced scorecard da manuale, ma il principio è quello: pochi numeri, guardati ogni mese, collegati a cosa si vuole ottenere.
Cosa fare lunedì mattina?
Prendi un foglio diviso in quattro riquadri, uno per prospettiva. In ognuno scrivi il numero che, se migliorasse, ti farebbe dormire meglio. Accanto metti il valore di oggi, se lo conosci, e quello che vorresti tra un anno. I riquadri in cui non sai il valore di oggi sono il primo lavoro da fare.
Domande frequenti
Chi ha inventato la balanced scorecard?
Robert Kaplan e David Norton, che la presentarono all'inizio degli anni Novanta sulla Harvard Business Review. Da allora è stata ripresa e adattata da aziende di ogni dimensione.
Quanti indicatori deve avere una balanced scorecard?
Per una PMI, due o tre per prospettiva, quindi da otto a dodici in tutto. Meglio pochi numeri guardati ogni mese che molti numeri dimenticati.
La balanced scorecard sostituisce il budget?
No. Il budget dice quanto vuoi vendere e spendere, la scorecard aggiunge gli indicatori che spiegano perché i numeri del budget si raggiungono o no. Lavorano insieme.
Ogni quanto va aggiornata?
Gli indicatori si aggiornano ogni mese. La scelta degli indicatori si rivede una volta l'anno, insieme alla strategia e al budget.
Nel webinar gratuito Mirco Gasparotto e Alessandro Palumbo mostrano quali numeri guardare ogni mese per guidare l'azienda, e ti lasciano i file Excel per cominciare.
