Circolarizzazione clienti e fornitori: cos'è e a cosa serve

La circolarizzazione è la lettera con cui il revisore chiede a clienti, fornitori, banche e avvocati dell'azienda di confermare, direttamente a lui, i saldi e i rapporti in essere a fine anno. Serve a verificare che i crediti e i debiti scritti in bilancio esistano davvero e abbiano l'importo giusto.

Detto in parole semplici: invece di fidarsi della contabilità interna, il revisore chiede la conferma a chi sta dall'altra parte del rapporto. Vediamo come funziona, chi la fa e perché conviene anche a te, che il revisore lo abbia o no.

Cos'è la circolarizzazione dei clienti e dei fornitori?

Nel bilancio trovi due voci che nascono da rapporti con terzi. Nell'attivo ci sono i crediti verso clienti, cioè le fatture emesse e non ancora incassate. Nel passivo ci sono i debiti verso fornitori, le fatture ricevute e non ancora pagate. Spesso sono tra le voci più grandi dello stato patrimoniale di una PMI.

Il problema è che quei numeri li scrive l'azienda stessa. Una fattura registrata due volte, una nota di credito dimenticata, un incasso finito sul cliente sbagliato e il saldo non corrisponde più alla realtà. La circolarizzazione serve a controllarlo con una fonte esterna: il cliente conferma quanto deve, il fornitore conferma quanto deve ricevere, la banca conferma conti, fidi, finanziamenti e garanzie.

Per capire come leggere queste voci nel bilancio trovi una spiegazione nella guida sui crediti in bilancio.

Chi la fa e quando è obbligatoria?

La fa chi controlla il bilancio: il revisore legale o il collegio sindacale (o il sindaco unico) quando ha anche l'incarico della revisione. Non c'è un articolo di legge che dica «devi circolarizzare». È una procedura prevista dai principi di revisione, che il revisore sceglie perché una conferma scritta arrivata da un terzo vale più di un documento interno.

Quindi la domanda vera è: quando un'azienda ha il revisore? Le SPA hanno sempre un organo di controllo. Le SRL devono nominare un organo di controllo o un revisore quando, per due esercizi consecutivi, superano almeno uno di questi limiti, previsti dall'art. 2477 del codice civile:

• totale dell'attivo dello stato patrimoniale: 4 milioni di euro
• ricavi delle vendite e delle prestazioni: 4 milioni di euro
• dipendenti occupati in media durante l'esercizio: 20

Molte PMI che crescono si ritrovano il revisore quasi senza accorgersene, e la prima primavera con la circolarizzazione diventa una sorpresa per l'amministrazione.

Come funziona la circolarizzazione, passo per passo?

Il percorso è quasi sempre questo.

1. Il revisore sceglie il campione. Non scrive a tutti: prende i clienti e i fornitori con i saldi più alti, più qualcuno scelto a caso o per motivi particolari (saldi fermi da mesi, saldi a zero con molto movimento durante l'anno).
2. L'azienda firma le lettere. La richiesta parte su carta intestata dell'azienda, perché è l'azienda che autorizza il terzo a rispondere. Ma la risposta deve tornare direttamente al revisore, non all'ufficio amministrativo. È il punto che rende la prova affidabile.
3. Il terzo risponde. Le lettere possono essere di due tipi. Nella lettera «a saldo chiuso» c'è scritto l'importo e il cliente deve dire se è d'accordo. Nella lettera «a saldo aperto» l'importo non c'è e il cliente deve indicarlo lui, dal suo estratto conto. La seconda è più impegnativa per chi risponde, ma più difficile da confermare per pigrizia.
4. Il revisore confronta. Le risposte che coincidono chiudono il controllo. Quelle diverse vanno riconciliate.
5. Per chi non risponde si usano procedure alternative: incassi arrivati dopo il 31 dicembre, fatture, documenti di trasporto, contratti.

Alle banche si manda una lettera a parte, più ampia: oltre ai saldi chiede fidi, mutui, garanzie, derivati, firme autorizzate. Agli avvocati si chiede l'elenco delle cause in corso e una stima di come potrebbero finire.

Cosa succede se il saldo non torna?

Una differenza non è per forza un errore. Spesso è una questione di tempi: un bonifico partito il 30 dicembre e arrivato il 2 gennaio, una merce spedita a fine anno e fatturata dopo. Queste differenze si spiegano con una riconciliazione, riga per riga.

Altre volte la differenza racconta qualcosa che la contabilità non sapeva. Prendiamo un'azienda di esempio che fattura 4,5 milioni di euro e ha 1.100.000 € di crediti verso clienti a fine anno. Il revisore circolarizza 12 clienti che insieme valgono 780.000 €.

Esito	Clienti	Saldo in contabilità
Confermano il saldo	9	610.000 €
Indicano un saldo diverso	1	52.000 €
Non rispondono	2	118.000 €

Il cliente con il saldo diverso scrive 38.000 € invece di 52.000 €. La differenza di 14.000 € è uno sconto promesso a voce dal commerciale per un ritardo di consegna, mai trasformato in nota di credito. Quel credito non sarà mai incassato: i crediti scendono di 14.000 €, mentre ricavi e utile scendono solo della parte senza IVA, circa 11.500 € con l'IVA al 22%.

Per i due clienti che non rispondono il revisore guarda gli incassi dei primi mesi dell'anno nuovo. Se uno dei due non ha pagato nulla e ha fatture scadute da oltre un anno, la discussione si sposta sul fondo svalutazione crediti.

Perché interessa a te, anche senza revisore?

Perché la circolarizzazione è, in piccolo, quello che dovrebbe fare ogni azienda per sapere quanti soldi deve davvero incassare. Un credito che il cliente non riconosce non è un credito: è un ricavo che hai contato e che non vedrai mai.

Francesco Gelao, titolare di Tecnoeleva SRL, noleggio di attrezzature industriali, racconta che all'inizio in azienda «non si parlava di cassa, non si parlava di recupero crediti». Con il controllo di gestione l'EBITDA è passato da 502.000 € a 1.033.000 € in 12 mesi. La storia completa è nel caso studio di Francesco.

Cosa fare lunedì mattina?

Non serve aspettare il revisore. Fatti dare l'elenco dei crediti verso clienti ordinato per importo e prendi i primi dieci. Manda a ognuno il tuo estratto conto e chiedi di confermarlo. Fai lo stesso con i cinque fornitori più grandi. Le differenze che emergono ti dicono dove si perdono soldi: note di credito non registrate, contestazioni mai chiuse, incassi attribuiti male. Se lo fai ogni trimestre, a fine anno non avrai sorprese.

Domande frequenti

La circolarizzazione è obbligatoria per legge?

No. La legge obbliga alcune società ad avere un revisore o un collegio sindacale. La circolarizzazione è una delle procedure che il revisore usa per controllare crediti e debiti, secondo i principi di revisione.

Il cliente è obbligato a rispondere?

No, nessuno è obbligato. Per questo il revisore manda solleciti e, se la risposta non arriva, controlla i documenti e gli incassi successivi.

Perché la risposta deve andare al revisore e non all'azienda?

Perché il senso della procedura è avere una prova che l'azienda non può toccare. Se la risposta passasse dall'amministrazione, perderebbe valore.

Si circolarizzano anche le banche?

Sì, con una lettera dedicata. Chiede saldi, fidi, finanziamenti, garanzie e strumenti derivati in essere a fine anno.

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