Centri di costo: cosa sono e come si usano in una PMI
Centri di costo: cosa sono, che differenza c'è con le business unit, come si ripartiscono i costi comuni e come si usano in una PMI. Esempio con i numeri.
di Redazione Imprenditore VeroControllo di gestione
I centri di costo sono le caselle in cui dividi i costi dell'azienda per sapere dove si spendono e chi li genera: un reparto, una linea di prodotto, un punto vendita, una funzione come l'amministrazione. Servono a rispondere alla domanda che il bilancio lascia aperta: quale parte dell'azienda guadagna e quale consuma il margine delle altre.
Il bilancio ti dà un solo risultato per tutta l'azienda. Se hai tre attività diverse, quel numero è una media, e una media può nascondere un reparto in perdita dietro due che vanno bene. Vediamo come si impostano i centri di costo, come si ripartiscono i costi comuni senza farsi ingannare e cosa guardare per decidere.
Cosa sono i centri di costo?
Un centro di costo è un'unità dell'azienda a cui puoi attribuire dei costi in modo chiaro. Di solito si distinguono tre tipi:
- centri produttivi: dove si fa il lavoro che vendi (officina, cantiere, laboratorio, negozio)
- centri ausiliari: lavorano per i centri produttivi (magazzino, manutenzione, logistica interna)
- centri comuni o generali: servono tutta l'azienda (amministrazione, direzione, commerciale, sede)
Ogni costo che entra in azienda riceve un'etichetta: a quale centro appartiene. Lo stipendio dell'operaio del reparto A va al reparto A. La bolletta della sede va ai costi comuni. Alla fine del mese sai quanto è costato ogni centro.
Che differenza c'è tra centro di costo e business unit?
Un centro di costo raccoglie solo costi. Una business unit, o centro di profitto, ha sia ricavi sia costi, quindi ha un suo risultato. In una PMI la domanda vera di solito è la seconda: non solo quanto costa il reparto assistenza, ma quanto guadagna.
Per questo conviene ragionare così: si individuano le business unit che vendono qualcosa al cliente (per esempio impianti, assistenza, ricambi) e si tengono come centri di costo puri quelli che non vendono nulla all'esterno (amministrazione, direzione).
Quanti centri di costo servono in una PMI?
Pochi. Da tre a otto bastano quasi sempre. Ogni centro in più significa più tempo per attribuire i costi e più margine di errore. La regola pratica: crea un centro solo se cambierebbe una tua decisione sapere quanto costa o quanto guadagna.
Un'azienda di impianti può avere installazione, manutenzione e progettazione. Un ristorante può avere sala, asporto ed eventi. Un commercio può avere negozio, ingrosso e vendita online. Lo stesso costo del personale incide in modo diverso su ognuna, come spieghiamo nell'articolo su quanto deve essere l'incidenza del costo del personale.
Come si ripartiscono i costi comuni?
Qui sta la parte delicata. Alcuni costi appartengono chiaramente a un centro: materiali, persone dedicate, mezzi usati solo lì. Altri sono comuni: l'affitto della sede, l'amministrazione, il compenso del titolare.
Per dividerli si usa una base di riparto, cioè un criterio che approssima chi li consuma:
| Costo comune | Base di riparto possibile |
|---|---|
| Affitto | Metri quadri occupati |
| Amministrazione | Numero di fatture o di ordini |
| Energia | Consumi stimati o ore macchina |
| Direzione e titolare | Ore dedicate o fatturato |
Il problema è che ogni base dà un risultato diverso, e nessuna è esatta. Per questo il primo numero da guardare non è il risultato dopo il riparto, ma il margine diretto:
Margine diretto = Ricavi del centro − Costi variabili − Costi fissi diretti del centro
Il margine diretto è quello che il centro porta a casa per pagare i costi comuni. Non dipende da nessun riparto, quindi nessuno può discuterlo.
Un esempio con i numeri
Prendiamo un'azienda di esempio che fattura 2 milioni con tre attività: realizzazione di impianti, assistenza e vendita di ricambi. I costi comuni (amministrazione, sede, titolare) sono 300.000 €.
| Voce | Impianti | Assistenza | Ricambi | Totale |
|---|---|---|---|---|
| Ricavi | 1.200.000 | 500.000 | 300.000 | 2.000.000 |
| Costi variabili | 780.000 | 100.000 | 180.000 | 1.060.000 |
| Costi fissi diretti | 220.000 | 260.000 | 40.000 | 520.000 |
| Margine diretto | 200.000 | 140.000 | 80.000 | 420.000 |
| Margine diretto su ricavi | 16,7% | 28% | 26,7% | 21% |
| Costi comuni ripartiti sul fatturato | 180.000 | 75.000 | 45.000 | 300.000 |
| Risultato | 20.000 | 65.000 | 35.000 | 120.000 |
Gli impianti fanno il 60% del fatturato ma lasciano meno di 17 euro ogni 100 venduti. L'assistenza ne lascia 28. A guardare solo il risultato dopo il riparto, gli impianti sembrano quasi in pari.
Ora proviamo a ripartire i costi comuni sulle ore che l'ufficio dedica a ogni attività: 50% impianti, 35% assistenza, 15% ricambi. Il risultato diventa 50.000 € per gli impianti, 35.000 € per l'assistenza e 35.000 € per i ricambi. Stessa azienda, stessi costi, classifica diversa.
Cosa ne ricavi:
- Non chiudere un'attività guardando il risultato dopo il riparto. Se l'azienda smettesse di fare impianti, perderebbe 200.000 € di margine diretto, mentre buona parte dei 300.000 € di costi comuni resterebbe.
- Lavora sul margine diretto. Negli impianti la domanda è perché resta così poco: prezzi, sconti, tempi di cantiere sforati, materiali.
- Usa il risultato pieno per i prezzi minimi. Sapere che ogni attività deve coprire la sua quota di costi comuni ti dice sotto quale prezzo non scendere.
Come si impostano i centri di costo, passo per passo?
- Scegli i centri partendo dalle attività che vendi al cliente.
- Adatta il piano dei conti: ricavi e costi diretti devono finire già nel centro giusto quando registri le fatture.
- Raccogli le ore: per il personale che lavora su più centri serve un foglio ore, anche semplice.
- Scegli le basi di riparto per i costi comuni e non cambiarle ogni mese, altrimenti i confronti saltano.
- Leggi i numeri ogni mese e confrontali con il budget di ogni centro.
È uno dei pezzi del controllo di gestione in una PMI, e funziona solo se diventa un'abitudine mensile.
Cosa si scopre quando si guardano i numeri per reparto?
Vincenzo Nardo è titolare di Golden Goal Real Estate, agenzia immobiliare nel nord-est della Sardegna. L'agenzia lavorava su compravendita e locazione, ma i conti non le distinguevano e non si capiva da dove arrivava il risultato. Con il controller ha riorganizzato il piano dei conti per business unit e misurato il margine di ciascuna. Il controller lo spiega così: «Il fatto di prendere in mano tutto il piano dei conti, andare a distribuire i conti di una business unit, i ricavi di una business unit e i ricavi dell'altra, ci ha permesso di fare ordine nel conto economico e di renderlo immediatamente leggibile». In 12 mesi l'EBITDA è passato da 40.000 a 128.000 €. Il percorso è nel caso studio di Vincenzo.
Pieralfonso Visentin, titolare di un'azienda che costruisce macchine per l'industria alimentare, aveva un reparto che faceva quasi metà del fatturato e che, una volta separato, risultava in perdita del 15%. «Dal totale non si capiva. Dal bilancio complessivo non si vedeva», racconta. Con il controller Edoardo ha rifatto il piano dei conti e diviso l'azienda in business unit: l'anno dopo quel reparto aveva un EBITDA del 4% positivo. In 12 mesi l'EBITDA dell'azienda è passato da 201.404 a 491.983 €. I dettagli sono nel caso studio di Pieralfonso.
Cosa fare lunedì mattina?
Scrivi le due o tre attività principali che vendi. Per ognuna prova a stimare ricavi, materiali e persone dedicate dell'ultimo anno, anche a grandi linee. Calcola il margine diretto e dividilo per i ricavi. Se un'attività lascia molto meno delle altre ogni 100 euro venduti, hai trovato dove guardare per prima.
Domande frequenti
Che differenza c'è tra centro di costo e centro di profitto?
Il centro di costo raccoglie solo i costi di un'unità. Il centro di profitto ha anche dei ricavi, quindi ha un risultato. In una PMI quasi sempre servono entrambi.
Come si ripartiscono i costi comuni?
Con una base di riparto: metri quadri, ore, numero di ordini, fatturato. Nessuna è perfetta, per questo le decisioni si prendono prima sul margine diretto e poi sul risultato pieno.
I centri di costo si vedono nel bilancio?
No. Il bilancio civilistico è unico per tutta l'azienda. I centri di costo vivono nella contabilità gestionale, che costruisci per te partendo dagli stessi dati.
Serve un software per gestire i centri di costo?
Per iniziare no. Bastano un piano dei conti ordinato e un foglio di calcolo aggiornato ogni mese. Il software aiuta quando i volumi crescono.
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