Incidenza del costo del personale: quanto deve essere?
Incidenza del costo del personale sul fatturato: come si calcola, dove trovi la voce nel bilancio e come capire quanto può pesare nella tua azienda.
di Redazione Imprenditore VeroMargini e profitti
L'incidenza del costo del personale è la parte del fatturato che se ne va in stipendi, contributi e TFR. Si calcola dividendo il costo del personale per i ricavi e moltiplicando per 100, e non esiste una percentuale giusta per tutti: quella giusta per te è il livello che, sommato agli altri costi, ti lascia comunque il margine che vuoi.
Vediamo dove trovi il dato nel bilancio, cosa manca in quella voce, come calcolare il tuo tetto e cosa fare se lo hai superato.
Come si calcola l'incidenza del costo del personale?
La formula è semplice:
Incidenza del personale = Costo del personale ÷ Ricavi × 100
Se il costo del personale è 380.000 € e i ricavi sono 1.000.000 €, l'incidenza è il 38%. Su ogni 100 € che vendi, 38 servono a pagare chi lavora in azienda.
Il costo del personale lo trovi nel conto economico, alla voce B.9 «per il personale» prevista dall'art. 2425 del codice civile. Comprende salari e stipendi, oneri sociali, trattamento di fine rapporto, trattamento di quiescenza e altri costi. I ricavi sono la voce A.1, ricavi delle vendite e delle prestazioni.
Cosa non c'è nella voce B.9?
Qui molti imprenditori si fanno ingannare dal proprio bilancio. La voce B.9 contiene solo il lavoro dipendente. Restano fuori, e finiscono di solito tra i costi per servizi (B.7):
- il compenso dell'amministratore, cioè spesso il tuo
- il lavoro somministrato o interinale
- i collaboratori esterni che lavorano per te tutti i giorni come se fossero dipendenti
Se la tua azienda usa molto lavoro somministrato, l'incidenza calcolata sul bilancio esce bassa anche quando le persone pesano parecchio. Per guidare l'azienda serve il costo del personale gestionale: la voce B.9 più tutto il lavoro che si comporta come lavoro dipendente. Il tuo compenso conviene tenerlo in una riga separata, così vedi quanto pesa la struttura e quanto pesi tu.
Quanto deve essere l'incidenza del personale?
Cambia molto da settore a settore. Un commercio all'ingrosso compra e rivende, ha pochi dipendenti rispetto al fatturato e un'incidenza bassa. Un'impresa di servizi o un'officina vende soprattutto ore di lavoro e ha un'incidenza alta. Confrontare la tua percentuale con quella di un'azienda di un altro settore non ti dice nulla.
Più utile è calcolare il tuo tetto, partendo da quanto vuoi guadagnare:
Incidenza massima del personale = Primo margine % − Altri costi fissi % − EBITDA obiettivo %
Il primo margine è quello che resta dopo i costi variabili. Gli altri costi fissi sono affitto, utenze, auto, consulenze, il tuo compenso. L'EBITDA obiettivo è il margine operativo che decidi di voler ottenere.
Come si calcola il tetto? Un esempio con i numeri
Prendiamo un'azienda di esempio che fa installazioni e manutenzioni e fattura 1,2 milioni.
| Voce | Euro | % sui ricavi |
|---|---|---|
| Ricavi | 1.200.000 | 100% |
| Costi variabili (materiali, lavorazioni esterne) | 480.000 | 40% |
| Primo margine | 720.000 | 60% |
| Altri costi fissi, compreso il compenso del titolare | 180.000 | 15% |
| Costo del personale | 456.000 | 38% |
| EBITDA | 84.000 | 7% |
Il titolare vorrebbe un EBITDA del 12%. Il tetto per il personale è:
60% − 15% − 12% = 33%
Oggi è al 38%. Cinque punti su 1,2 milioni fanno 60.000 € l'anno: è la distanza tra il 7% che guadagna e il 12% che vorrebbe guadagnare.
Non vuol dire che deve licenziare. Vuol dire che oggi il lavoro delle sue persone è venduto a un prezzo troppo basso o che una parte delle ore pagate non viene fatturata. Lo vediamo tra poco.
Meglio guardarlo sul fatturato o sul margine?
Tutti e due. L'incidenza sul fatturato è il numero che usano tutti ed è facile da confrontare da un anno all'altro. Ma se i costi variabili cambiano molto, per esempio perché sono salite le materie prime, l'incidenza sul fatturato si muove anche se il personale è rimasto uguale.
Per questo conviene guardare anche il costo del personale sul primo margine:
Personale sul primo margine = Costo del personale ÷ Primo margine × 100
Nell'esempio fa 456.000 ÷ 720.000 = 63%. Di quello che resta dopo aver pagato materiali e lavorazioni esterne, quasi due terzi vanno in stipendi. È il numero che dice se il lavoro interno si ripaga.
Perché l'incidenza sale anche se non hai assunto nessuno?
Perché è un rapporto, e si muove anche il denominatore. Le cause più comuni:
- il fatturato cala e le persone restano le stesse
- i rinnovi del contratto collettivo alzano il costo orario senza che tu alzi i prezzi
- gli straordinari diventano un'abitudine invece che un'eccezione
- le ore pagate non diventano ore fatturate: attese, spostamenti, rifacimenti, lavori fatti e mai addebitati
L'ultima è quella che pesa di più e che si vede di meno. Se un tecnico costa all'azienda 40.000 € l'anno e ne fatturi 1.200 ore su 1.700 lavorate, ogni ora venduta ti costa circa 33 € invece di circa 23,50 €. Se nel preventivo hai messo la seconda cifra, perdi soldi su ogni lavoro senza accorgertene.
Come si abbassa senza tagliare le persone?
Prima di toccare l'organico ci sono tre leve.
- Il prezzo. Calcola il costo orario pieno delle tue persone, contando le ore davvero fatturabili, e usalo nei preventivi.
- Le ore fatturate. Misura ogni mese le ore pagate e quelle vendute. Ogni ora recuperata abbassa l'incidenza senza costare nulla.
- Il mix. Sposta il lavoro sui servizi e sui clienti che pagano meglio l'ora.
È quello che ha fatto Daniel Mascia, imprenditore nell'impiantistica dopo 20 anni da installatore. I suoi preventivi non partivano dai costi reali e non sapeva se convenisse affidarsi agli operai interni o ad aziende esterne. Con il controller Davide Giovanni La Francesca ha calcolato il costo orario della struttura e ha allineato i preventivi. «Ci ha aiutato a definire il costo orario per un operaio, in modo da fare preventivi più dettagliati», racconta. In 11 mesi l'utile è passato da 49.098 € a 75.397 €, con il fatturato sceso da 453.575 € a 433.825 €. Tutti i numeri sono nel caso studio di Daniel.
Cosa fare lunedì mattina?
Prendi l'ultimo bilancio, somma alla voce B.9 il lavoro somministrato e i collaboratori fissi e calcola l'incidenza sui ricavi. Poi calcola il tuo tetto con la formula. Se sei sopra, chiedi a chi organizza il lavoro quante ore sono state pagate e quante fatturate nell'ultimo mese. L'incidenza del personale è uno dei numeri da guardare ogni mese, come spieghiamo nella guida al controllo di gestione per PMI.
Domande frequenti
Il compenso dell'amministratore rientra nel costo del personale?
Nel bilancio di una SRL di solito no: sta tra i costi per servizi. Nel controllo di gestione conviene tenerlo in una riga separata, accanto al personale, così sai quanto costa la struttura e quanto costi tu.
Il TFR fa parte del costo del personale?
Sì. La quota di TFR che matura ogni anno è un costo del personale anche se la paghi solo quando il dipendente se ne va.
Ogni quanto va calcolata l'incidenza del personale?
Ogni mese, sugli ultimi dodici mesi, per non farsi ingannare da ferie, tredicesime e mesi deboli. Il dato di bilancio basta per il confronto tra un anno e l'altro.
Un'incidenza bassa è sempre un buon segno?
No. Può voler dire che lavori con molto personale esterno, che non compare nella voce B.9, o che le persone sono sotto organico e stanno lavorando oltre il sostenibile.
Al workshop dal vivo si lavora sui propri bilanci, con il PC e con i controller in sala: è il posto giusto per calcolare l'incidenza del personale della tua azienda e il tetto che puoi permetterti. Restano a te i 7 file Excel usati nei due giorni.
