Budget di cassa: come prevedere la liquidità mese per mese

Il budget di cassa è la previsione, mese per mese, di quanti soldi entreranno e usciranno dal conto dell'azienda nei prossimi 12 mesi, e di quale sarà il saldo alla fine di ogni mese. Si costruisce partendo dalle vendite e dai costi previsti e spostando ogni voce nel mese in cui verrà davvero incassata o pagata.

Serve a vedere oggi un problema di liquidità che arriverà tra quattro o cinque mesi, quando c'è ancora il tempo per evitarlo. Vediamo come si fa, con un esempio di sei mesi.

Cos'è il budget di cassa e a cosa serve?

Il budget economico ti dice quanto guadagnerai. Il budget di cassa ti dice se avrai i soldi per pagare stipendi, fornitori, rate e imposte alle scadenze. Sono due domande diverse, e un'azienda può avere una buona risposta alla prima e una cattiva alla seconda.

Gli usi concreti:

• sapere in anticipo in quali mesi il conto andrà in tensione
• parlare con la banca prima, chiedendo un fido o un finanziamento quando i conti sono in ordine e non quando sei già sotto
• decidere quando fare un investimento, scegliendo il mese giusto per pagarlo
• dare una data ai solleciti ai clienti e alle trattative con i fornitori

Il budget di cassa nasce dal budget aziendale: ne prende i numeri e li sposta sul calendario dei pagamenti.

Che differenza c'è tra budget economico e budget di cassa?

Il budget economico ragiona per competenza: un lavoro fatto a marzo è un ricavo di marzo. Il budget di cassa ragiona per cassa: se il cliente paga a 90 giorni, quei soldi arrivano a giugno.

Ci sono poi voci che stanno solo in uno dei due:

• nel budget di cassa entrano l'IVA incassata e versata, la quota capitale delle rate dei finanziamenti, gli investimenti pagati in un'unica soluzione, i versamenti dei soci
• nel budget economico ci sono gli ammortamenti, che non sono un'uscita di cassa

Per questo l'utile e la cassa raramente coincidono, come spieghiamo nell'articolo sul flusso di cassa.

Come si fa un budget di cassa passo per passo?

1. Parti dal saldo di oggi di tutti i conti correnti, senza contare i fidi.
2. Prevedi gli incassi dai clienti. Prendi le vendite previste di ogni mese e spostale in avanti dei giorni con cui i clienti pagano davvero, non di quelli scritti in fattura. Il calcolo dei giorni medi di incasso lo trovi nell'articolo sul DSO.
3. Prevedi i pagamenti ai fornitori con la stessa logica: acquisti del mese spostati dei giorni con cui paghi.
4. Aggiungi il personale: stipendi, contributi e, nei mesi giusti, tredicesima e quattordicesima dove prevista.
5. Aggiungi i costi fissi che hanno una scadenza precisa: affitto, utenze, assicurazioni, consulenze.
6. Aggiungi tasse e IVA alle loro scadenze.
7. Aggiungi rate dei finanziamenti e leasing, quota capitale e interessi.
8. Aggiungi gli investimenti già decisi e i loro pagamenti.
9. Calcola il saldo di fine mese e confrontalo con i fidi disponibili.

Un esempio con i numeri

Prendiamo un'azienda di esempio che produce serramenti. Le vendite crescono in primavera. I clienti pagano a 60 giorni, i fornitori vengono pagati a 30 giorni e le materie prime valgono il 55% delle vendite. Per semplicità l'esempio non considera l'IVA, che in un budget vero va inserita negli incassi, nei pagamenti e nei versamenti.

Voce	Gen	Feb	Mar	Apr	Mag	Giu
Vendite del mese	70.000	90.000	120.000	130.000	140.000	150.000
Saldo iniziale	60.000	65.000	65.500	45.000	28.000	35.500
Incassi dai clienti	90.000	80.000	70.000	90.000	120.000	130.000
Pagamenti ai fornitori	−44.000	−38.500	−49.500	−66.000	−71.500	−77.000
Personale	−25.000	−25.000	−25.000	−25.000	−25.000	−25.000
Altri costi fissi	−10.000	−10.000	−10.000	−10.000	−10.000	−10.000
Rata del mutuo	−6.000	−6.000	−6.000	−6.000	−6.000	−6.000
Imposte	0	0	0	0	0	−30.000
Saldo finale	65.000	65.500	45.000	28.000	35.500	17.500

Gli incassi di gennaio e febbraio (90.000 e 80.000 €) sono le vendite di novembre e dicembre. I pagamenti di gennaio (44.000 €) sono gli acquisti di dicembre.

Guarda cosa succede. Le vendite raddoppiano, da 70.000 a 150.000 € al mese, e l'azienda guadagna di più. Ma il saldo del conto scende da 60.000 a 17.500 €. Una parte, 30.000 €, sono le imposte di giugno. Il resto lo spiega la crescita: i fornitori si pagano a 30 giorni, i clienti pagano a 60. Ogni mese di crescita richiede di anticipare i materiali prima di incassare le vendite.

Se a luglio arrivasse una spesa imprevista, o un cliente importante pagasse con un mese di ritardo, il conto andrebbe in rosso. Senza il budget di cassa il titolare lo scoprirebbe guardando l'estratto conto. Con il budget lo sa a gennaio.

Cosa fare se il budget di cassa mostra un buco?

Hai alcune leve, da usare con mesi di anticipo:

• accorciare gli incassi: acconti all'ordine, solleciti puntuali, condizioni diverse per i clienti nuovi
• allungare i pagamenti concordando con i fornitori principali tempi più lunghi nei mesi di picco
• spostare un investimento o finanziarlo con un leasing invece di pagarlo tutto subito
• ridurre il magazzino che non gira, per liberare cassa ferma
• chiedere alla banca un affidamento prima del bisogno, portando proprio il budget di cassa come spiegazione

L'ultima leva funziona molto meglio quando la usi presto. Una banca valuta in modo diverso un'azienda che arriva con una previsione e una che chiede aiuto con il conto già scoperto.

Cosa succede quando la tensione di cassa si vede in anticipo?

Giuliano Irrati è titolare di Kepler SRL, che sviluppa software per yacht e imbarcazioni. Con il controller ha impostato budget, controllo mensile degli scostamenti e pianificazione dei flussi di cassa. «Grazie al controllo di gestione sono riuscito a prevedere con 5 mesi di anticipo una sofferenza di cassa a dicembre e ho potuto pianificare per tempo un intervento bancario», racconta.

Nello stesso periodo di 12 mesi il fatturato di Kepler è passato da 132.000 a 525.000 €. È proprio nelle fasi di crescita veloce, come mostra l'esempio, che la cassa va seguita più da vicino. La storia è nel caso studio di Giuliano.

Ogni quanto si aggiorna il budget di cassa?

Ogni mese. A fine mese si confronta la previsione con il saldo reale, si capiscono le differenze (un cliente in ritardo, una spesa imprevista) e si aggiunge un mese in fondo, così la previsione guarda sempre 12 mesi avanti. Se l'azienda è in un periodo di tensione, conviene fare il controllo ogni settimana sulle prime quattro o otto settimane.

Cosa fare lunedì mattina?

Apri un foglio con 12 colonne, una per mese. Scrivi il saldo di oggi, poi gli incassi già certi (fatture emesse e non incassate, con la loro scadenza) e i pagamenti già certi (fatture fornitori, stipendi, rate, imposte). Già solo con le voci certe vedrai i primi tre mesi. Poi aggiungi le vendite previste.

Domande frequenti

Budget di cassa e cash flow sono la stessa cosa?

Sono parenti. Il cash flow, o flusso di cassa, di solito misura i movimenti già avvenuti. Il budget di cassa è la previsione di quelli futuri.

Quanto lontano deve guardare il budget di cassa?

Dodici mesi, aggiornati ogni mese. È anche l'orizzonte su cui il Codice della crisi d'impresa chiede di verificare la sostenibilità dei debiti.

L'IVA va inserita nel budget di cassa?

Sì. Gli incassi e i pagamenti si scrivono IVA compresa, e i versamenti IVA si inseriscono alle loro scadenze. In un'azienda con molte vendite l'IVA da versare pesa sulla cassa.

Si può fare il budget di cassa con Excel?

Sì. Per una PMI un foglio ben costruito basta, a patto di aggiornarlo ogni mese con il saldo reale.

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