Nota di credito: cos'è e come si annulla una fattura
Nota di credito: cos'è, quando si emette, come si annulla o si corregge una fattura elettronica, cosa dice la legge IVA e che effetto ha sui tuoi margini.
di Redazione Imprenditore VeroTasse e patrimonio
La nota di credito è il documento con cui chi ha emesso una fattura ne riduce o ne annulla l'importo. Una fattura già inviata non si cancella: si emette una nota di credito che la storna in tutto o in parte, e che riduce anche l'IVA quando la legge lo consente.
Per l'imprenditore è un documento fiscale, ma anche un numero di gestione. Ogni nota di credito è fatturato che sparisce senza che spariscano i costi sostenuti per ottenerlo. Vediamo quando si emette, cosa prevede la norma e perché conviene contarle.
Quando si emette una nota di credito?
I casi più comuni nella vita di una PMI sono questi:
- errore in fattura: prezzo sbagliato, quantità sbagliata, cliente sbagliato
- reso della merce, in tutto o in parte
- sconti, abbuoni o premi concessi dopo la fattura, per esempio il premio di fine anno a un cliente che ha raggiunto un certo volume
- annullamento o risoluzione del contratto dopo che la fattura è stata emessa
- mancato pagamento del cliente in alcuni casi previsti dalla legge, come una procedura concorsuale
In tutti questi casi l'importo dovuto dal cliente si riduce, e la nota di credito lo registra.
Cosa dice la legge sull'IVA?
La regola è nell'art. 26 del decreto IVA, il DPR 633 del 1972. I punti che interessano a un imprenditore:
- se un'operazione già fatturata e registrata viene meno o si riduce, per nullità, annullamento, revoca, risoluzione, rescissione e simili, oppure per abbuoni o sconti previsti dal contratto, chi ha emesso la fattura ha diritto di recuperare l'IVA corrispondente alla riduzione
- se la riduzione nasce da un accordo arrivato dopo fra le parti, questo recupero dell'IVA si può fare solo entro un anno dall'effettuazione dell'operazione
- il recupero vale anche quando il cliente non paga perché è sottoposto a una procedura concorsuale o dopo procedure esecutive individuali rimaste senza esito, dalle date indicate nella norma
- il cliente che aveva già detratto l'IVA, in generale, deve registrare la variazione nei limiti della detrazione fatta, salvo il caso delle procedure concorsuali
Esiste anche il contrario, la nota di debito: si usa quando l'importo di una fattura aumenta, per esempio per un errore a tuo sfavore.
Le regole sull'IVA hanno molte eccezioni. Per i casi dubbi, come un cliente in difficoltà o un reso arrivato dopo un anno, la decisione va presa con il commercialista.
Come si annulla una fattura elettronica?
Con la fatturazione elettronica la fattura passa dal Sistema di Interscambio. Ci sono due situazioni diverse.
- La fattura è stata scartata dal Sistema di Interscambio. In questo caso si considera non emessa: la si corregge e la si invia di nuovo, senza nota di credito.
- La fattura è stata consegnata o messa a disposizione del cliente. Non si può più cancellare. Si emette una nota di credito elettronica, con il codice tipo documento TD04, che richiama numero e data della fattura da stornare.
Se la fattura era tutta sbagliata, si emette una nota di credito per l'intero importo e poi una fattura nuova e corretta. Se era sbagliata solo in parte, basta una nota di credito per la differenza.
Che effetto ha la nota di credito sul bilancio?
Nel conto economico i ricavi si scrivono al netto di resi, sconti, abbuoni e premi, come prevede l'art. 2425-bis del codice civile. Quindi le note di credito non compaiono come una voce a parte: riducono direttamente i ricavi.
Nello stato patrimoniale riducono il credito verso il cliente. Se il cliente aveva già pagato, nasce un debito verso di lui oppure un rimborso.
Un esempio con i numeri
Prendiamo un'azienda di esempio che fattura 1,5 milioni l'anno con un primo margine del 35%. Nel corso dell'anno emette note di credito per 60.000 €:
| Motivo | Importo |
|---|---|
| Premi di fine anno ai clienti | 25.000 |
| Sconti concessi dopo contestazioni | 20.000 |
| Errori di fatturazione poi rifatturati | 15.000 |
| Totale | 60.000 |
Gli errori rifatturati non cambiano i ricavi: la fattura sbagliata viene stornata e sostituita. Premi e sconti invece sì: sono 45.000 € di ricavi in meno senza un euro di costi in meno. Valgono il 3% del fatturato, ma su un primo margine di 525.000 € pesano per l'8,6%.
Peso sul margine = Note di credito senza costi collegati ÷ Primo margine
Nell'esempio: 45.000 ÷ 525.000 = 8,6%.
Per questo le note di credito vanno guardate come un indicatore. Se crescono, qualcosa non funziona: prezzi poco chiari al momento dell'offerta, consegne con problemi di qualità, premi ai clienti decisi senza fare il conto di quanto costano. Abbiamo spiegato come si legge il primo margine nell'articolo sul margine di contribuzione.
Cosa fare lunedì mattina?
Chiedi all'amministrazione l'elenco delle note di credito dell'ultimo anno con il motivo di ciascuna. Dividile in tre gruppi: errori, resi, sconti e premi. Gli errori dicono qualcosa sul processo di fatturazione. Resi e sconti dicono qualcosa sui prezzi e sulla qualità. Calcola quanto pesano sul primo margine e decidi chi può concedere uno sconto dopo la fattura, e fino a che importo.
Se il motivo è un cliente che non paga, guarda anche l'articolo sui clienti che pagano in ritardo: la nota di credito arriva solo alla fine di un percorso che conviene cominciare molto prima.
Domande frequenti
Si può cancellare una fattura elettronica già consegnata?
No. Una fattura consegnata dal Sistema di Interscambio non si cancella. Per annullarla si emette una nota di credito per l'intero importo.
Entro quanto tempo si può emettere una nota di credito?
Dipende dal motivo. Se la riduzione nasce da un accordo arrivato dopo fra le parti, il recupero dell'IVA è possibile solo entro un anno dall'operazione. Lo stesso limite di un anno vale, secondo l'art. 26 del DPR 633 del 1972, anche quando si corregge un errore di fatturazione che ha fatto applicare più IVA del dovuto. Non vale, per esempio, per nullità, annullamento, risoluzione, sconti previsti dal contratto o procedure concorsuali: in questi casi restano i termini generali per la detrazione dell'IVA. Nel dubbio, si verifica con il commercialista.
Che differenza c'è tra nota di credito e nota di debito?
La nota di credito riduce l'importo di una fattura già emessa. La nota di debito lo aumenta.
La nota di credito va emessa anche se il cliente non ha ancora pagato?
Sì. Riduce l'importo che il cliente ti deve, che abbia pagato o no. Se ha già pagato, gli devi restituire la differenza o compensarla con fatture successive.
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