Contabilità semplificata: cos'è e chi può adottarla
Contabilità semplificata: cos'è, chi può adottarla, le soglie di 500.000 e 800.000 euro, i registri da tenere e cosa non ti dice sui numeri dell'azienda.
di Redazione Imprenditore VeroTasse e patrimonio
La contabilità semplificata è il regime contabile più leggero previsto per le imprese individuali e le società di persone (snc e sas) con ricavi sotto una soglia: 500.000 € l'anno per chi presta servizi, 800.000 € per le altre attività. Al posto della contabilità ordinaria si tengono registri di incassi e spese, o i registri IVA, e il reddito si calcola in base a quanto si incassa e si paga.
Le SRL e le altre società di capitali non possono adottarla: per loro la contabilità ordinaria è sempre obbligatoria. Vediamo chi può usarla, come funziona, quando si perde e, soprattutto, cosa non ti dice sui numeri della tua azienda.
Cos'è la contabilità semplificata?
È un modo di tenere i conti ai fini fiscali che chiede meno adempimenti della contabilità ordinaria. In pratica sei esonerato dalle scritture contabili complete richieste dal fisco, come il libro giornale e il libro degli inventari, salvo gli obblighi previsti da altre norme.
Dal 1° gennaio 2027 la regola si trova nell'articolo 23 del testo unico adempimenti e accertamento (decreto legislativo 5 agosto 2026, n. 141), che ha preso il posto dell'articolo 18 del DPR 600/1973. Le soglie e il funzionamento di base sono rimasti gli stessi.
Il punto chiave: i ricavi si considerano conseguiti quando vengono incassati. Per questo si parla spesso di «semplificata per cassa».
Chi può adottare la contabilità semplificata?
Possono usarla:
- le imprese individuali, cioè le persone fisiche che esercitano un'impresa commerciale
- le società in nome collettivo (snc) e le società in accomandita semplice (sas), con le società equiparate
purché i ricavi dell'anno precedente non abbiano superato:
| Tipo di attività | Soglia di ricavi annui |
|---|---|
| Prestazioni di servizi | 500.000 € |
| Altre attività (commercio, produzione) | 800.000 € |
Se fai sia servizi sia altre attività conta quella prevalente, purché tu annoti i ricavi separatamente. Se non li separi, si considerano prevalenti le attività diverse dai servizi.
Non possono usarla le società di capitali (SRL, SRLS, SPA) e gli enti soggetti all'imposta sul reddito delle società: per loro la contabilità ordinaria è obbligatoria a prescindere dal fatturato.
Chi apre un'impresa nuova può partire in semplificata se prevede ricavi, riportati all'anno intero, sotto le stesse soglie.
Quali registri si tengono?
Le strade sono due.
- Registri degli incassi e delle spese: si annotano in ordine di data i ricavi incassati e le spese pagate, con importo, dati del cliente o fornitore e riferimento alla fattura.
- Registri IVA, che sostituiscono i precedenti se vi si annotano anche le operazioni non soggette a IVA e, a fine anno, le fatture non ancora incassate o pagate.
C'è poi una terza possibilità, con un'opzione che vincola per almeno tre anni: tenere i registri IVA senza annotare incassi e pagamenti. In questo caso la legge presume che ogni fattura sia incassata o pagata nella data in cui viene registrata.
Quando si passa alla contabilità ordinaria?
In due casi.
- Se superi la soglia. Il regime si rinnova di anno in anno finché i ricavi restano sotto il limite. Se li superi, dall'anno successivo passi all'ordinaria.
- Se scegli tu l'ordinaria. Puoi optare per la contabilità ordinaria anche restando sotto soglia. L'opzione vale dall'inizio dell'anno in cui la eserciti, dura almeno per quell'anno e i due successivi e resta valida finché non la revochi.
Un esempio con numeri inventati. Una sas che vende articoli di ferramenta al dettaglio incassa 760.000 € nel 2026: nel 2027 può stare in semplificata, perché la soglia per le attività diverse dai servizi è 800.000 €. Se nel 2027 incassa 830.000 €, dal 2028 passa all'ordinaria.
Le regole fiscali di dettaglio (rimanenze, beni ammortizzabili, passaggio da un regime all'altro) le segue il tuo commercialista: è lui che ti dice cosa conviene nel tuo caso.
Cosa non ti dice la contabilità semplificata?
Qui sta il punto per chi guida l'azienda. La semplificata è pensata per calcolare le imposte, non per capire come va l'impresa.
Prendiamo una snc di pulizie che nel 2027 incassa 470.000 € e paga 430.000 € di spese. Semplificando, la contabilità mostra un risultato di 40.000 €. Ma a dicembre l'azienda ha emesso fatture per 60.000 € che i clienti pagheranno a febbraio, e ha ricevuto 25.000 € di fatture di fornitori ancora da pagare. Sul lavoro fatto nell'anno il risultato è più vicino a 75.000 €. Se l'anno dopo i clienti pagano in fretta e i fornitori vanno saldati subito, il quadro si capovolge.
Tre cose che la semplificata non mostra in modo ordinato:
- quanto ti devono i clienti e da quanto tempo
- quanto devi ai fornitori, alle banche e al fisco, e quando scade
- quanto guadagni su ogni servizio o prodotto, perché i costi non sono divisi tra fissi e variabili
Per questo, anche in semplificata, conviene tenere a parte qualche numero di gestione: fatturato del mese per competenza, primo margine, costi fissi, crediti e debiti aperti. Fatturato, incassi e utile sono cose diverse, come spieghiamo nell'articolo sulla differenza tra fatturato e utile. E il controllo di gestione serve a qualsiasi azienda, a prescindere dal regime contabile, come raccontiamo nella guida al controllo di gestione per PMI.
Il commercialista tiene la contabilità per il fisco, il controllo di gestione ti dà i numeri per decidere. Servono entrambi.
Domande frequenti
Una SRL può avere la contabilità semplificata?
No. Le società di capitali sono sempre in contabilità ordinaria, qualunque sia il fatturato.
Contabilità semplificata e regime forfettario sono la stessa cosa?
No. Il forfettario è un regime fiscale diverso, con regole e soglie proprie, in cui il reddito si calcola applicando un coefficiente ai ricavi. La semplificata calcola il reddito sui ricavi e sui costi effettivi.
Cosa succede se supero la soglia durante l'anno?
Per l'anno in corso resti in semplificata. Il passaggio all'ordinaria scatta dall'anno successivo.
Conviene passare all'ordinaria anche se sono sotto soglia?
Dipende dalla tua situazione fiscale e dagli obiettivi dell'azienda, per esempio una futura trasformazione in società o un rapporto più strutturato con le banche. Va valutato con il commercialista.
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