Contabilità ordinaria: cos'è e quando è obbligatoria

La contabilità ordinaria è il sistema di registrazione completo di tutto quello che succede in azienda, tenuto in partita doppia, da cui si ricavano ogni anno lo stato patrimoniale e il conto economico. È sempre obbligatoria per le società di capitali, come SRL e SPA, e diventa obbligatoria per società di persone e ditte individuali quando i ricavi superano le soglie fissate dalla legge fiscale.

Vediamo chi deve tenerla, quali libri richiede, in cosa si distingue dalla contabilità semplificata e perché, per l'imprenditore, è molto più di un obbligo.

Cos'è la contabilità ordinaria?

È un modo di registrare i fatti aziendali in cui ogni operazione viene scritta due volte, in dare e in avere: è la partita doppia. Se compri un macchinario a rate, la contabilità registra sia il macchinario che entra nel patrimonio sia il debito verso il fornitore. Se vendi e il cliente paga a 90 giorni, registra sia il ricavo sia il credito.

Il risultato è che in ogni momento la contabilità sa non solo quanto hai guadagnato, ma anche cosa possiedi e cosa devi. Per questo da lì si ricava il bilancio d'esercizio, con stato patrimoniale e conto economico.

La contabilità ordinaria segue il principio di competenza: un ricavo conta nell'anno in cui il lavoro è stato fatto, non in quello in cui arrivano i soldi. Prendiamo un'azienda che finisce un lavoro da 40.000 € il 20 dicembre e incassa a febbraio. In contabilità ordinaria quei 40.000 € sono ricavi dell'anno che si chiude, anche se in banca arrivano l'anno dopo.

Quando è obbligatoria la contabilità ordinaria?

Dipende dalla forma dell'azienda.

Società di capitali. SRL, SPA, società in accomandita per azioni, cooperative: sempre, a prescindere dal fatturato. Devono depositare il bilancio ogni anno e il bilancio presuppone la contabilità ordinaria.

Società di persone e ditte individuali. SNC, SAS e imprenditori individuali possono tenere la contabilità semplificata se i ricavi dell'anno precedente non hanno superato 500.000 € per chi presta servizi o 800.000 € per chi svolge altre attività, come commercio e produzione. Sopra queste soglie la contabilità ordinaria diventa obbligatoria dall'anno successivo. La regola è nell'art. 18 del DPR 600 del 1973.

Un esempio. Una SNC che vende arredamento e chiude l'anno con 850.000 € di ricavi supera la soglia di 800.000 €: dall'anno successivo deve passare alla contabilità ordinaria. Se gli stessi ricavi li facesse un'impresa di servizi, la soglia sarebbe 500.000 € e l'avrebbe superata da tempo.

Chi resta sotto soglia può comunque scegliere la contabilità ordinaria. Il regime forfettario segue regole proprie, che qui non trattiamo. Per il caso specifico della tua azienda la verifica va fatta con il commercialista, perché soglie e regole vengono aggiornate nel tempo.

Quali libri servono in contabilità ordinaria?

Il codice civile, all'art. 2214, chiede a chi esercita un'attività commerciale di tenere due libri, più le altre scritture richieste dalla natura e dalle dimensioni dell'impresa.

• Libro giornale: tutte le operazioni in ordine di data.
• Libro degli inventari: l'inventario di inizio attività e poi ogni anno, con il bilancio.

A questi si aggiungono, per le regole fiscali, i registri IVA, il registro dei beni ammortizzabili e, oltre certe dimensioni, le scritture di magazzino. Le società hanno poi i libri sociali, come quello delle decisioni dei soci e degli amministratori.

Che differenza c'è tra contabilità ordinaria e semplificata?

	Ordinaria	Semplificata
Metodo	Partita doppia	Registrazioni di ricavi e costi
Criterio	Competenza	In linea generale cassa
Stato patrimoniale	Sì	No
Bilancio completo	Sì	No

In pratica, la semplificata dice quanto è entrato e quanto è uscito, ai fini delle imposte. L'ordinaria dice anche quanti crediti hai verso i clienti, quanto magazzino, quanti debiti e quanto vale il patrimonio dell'azienda.

Contabilità ordinaria e controllo di gestione sono la stessa cosa?

No, ma il secondo si appoggia sulla prima. La contabilità ordinaria nasce per rispettare la legge e calcolare le imposte, e il bilancio arriva di solito mesi dopo la fine dell'anno. Il controllo di gestione prende gli stessi dati, li riclassifica separando costi variabili e fissi, e li legge ogni mese per decidere.

Se la contabilità è aggiornata solo a fine trimestre, o se i costi finiscono in voci generiche, il controllo di gestione lavora su numeri vecchi o confusi. Per questo il primo passo del controllo di gestione in una PMI è spesso mettere d'accordo l'amministrazione interna e il commercialista su come e quando registrare. Servono entrambi, e lavorano meglio se parlano la stessa lingua.

Perché conviene anche quando non è obbligatoria?

Perché dà all'imprenditore numeri che la semplificata non dà. Sapere quanto magazzino hai, quanto ti devono i clienti e quanto devi ai fornitori è indispensabile per gestire la cassa. E quando chiedi un finanziamento, la banca guarda volentieri uno stato patrimoniale e un conto economico completi.

Il nostro metodo parte proprio da qui: dai numeri che l'azienda produce già, letti in modo che servano a decidere.

Cosa fare lunedì mattina?

Chiedi al tuo commercialista tre cose: che regime contabile hai e perché, ogni quanto vengono registrate le fatture, e se puoi avere un bilancio provvisorio ogni mese o almeno ogni trimestre. Se la risposta all'ultima domanda è no, il problema da risolvere è quello.

Domande frequenti

Una SRL può tenere la contabilità semplificata?

No. Le società di capitali devono sempre tenere la contabilità ordinaria e redigere il bilancio, a prescindere dal fatturato.

Una ditta individuale sotto soglia può scegliere la contabilità ordinaria?

Sì, può optare per la contabilità ordinaria anche se i ricavi restano sotto le soglie. Conviene valutarlo con il commercialista, anche per gli effetti fiscali.

Cosa succede se supero la soglia della contabilità semplificata?

Dall'anno successivo devi passare alla contabilità ordinaria. Il passaggio richiede di ricostruire la situazione patrimoniale di partenza, quindi conviene prepararlo per tempo.

La contabilità ordinaria basta per sapere quanto guadagno ogni mese?

Da sola no. Ti dà i dati, ma per leggerli ogni mese servono la riclassificazione del conto economico e un controllo di gestione.

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