Distinta base: cos'è e perché serve a calcolare i costi
Distinta base: cos'è, cosa contiene, come si usa per calcolare il costo di un prodotto e fissare il prezzo minimo. Con un esempio con i numeri su un tavolo.
di Redazione Imprenditore VeroMargini e profitti
La distinta base è l'elenco completo di materiali, componenti e lavorazioni che servono a realizzare un prodotto, con le quantità di ciascuno. È il punto di partenza per sapere quanto costa davvero ogni pezzo che vendi, e quindi sotto quale prezzo stai lavorando in perdita.
Vediamo cosa contiene, come si legge una distinta a più livelli, come si passa dalla distinta al costo del prodotto con un esempio con i numeri e quali sono gli errori che fanno sbagliare i prezzi.
Cos'è la distinta base?
È la «ricetta» del prodotto. In inglese si chiama bill of materials, per questo in fabbrica la senti chiamare anche BOM. Per ogni articolo che produci dice di cosa è fatto, in che quantità e con quali passaggi.
Una distinta base serve a tre persone diverse in azienda:
- a chi produce, per sapere cosa prendere dal magazzino e cosa montare
- a chi compra, per sapere quanto materiale ordinare quando arriva un ordine grande
- a te, per sapere quanto costa ogni prodotto e se il prezzo a cui lo vendi lascia margine
In molte PMI la distinta esiste solo per il primo uso, e magari solo nella testa del capo reparto. Il terzo uso è quello che pesa di più sul conto economico.
Cosa c'è dentro una distinta base?
Una distinta base completa ha due parti.
La prima è l'elenco dei materiali: codice del componente, descrizione, quantità per un pezzo finito, unità di misura e scarto previsto. Lo scarto conta: se per fare una struttura tagli 6 metri di tubo e ne butti il 5%, il materiale che paghi è più di 6 metri.
La seconda è il ciclo di lavorazione: le fasi (taglio, saldatura, montaggio, collaudo), la macchina o il reparto che le fa e il tempo per ogni pezzo. A queste si aggiungono le lavorazioni fatte da fuori, come verniciatura, trattamenti o assemblaggi in conto terzi.
Senza la seconda parte la distinta ti dice quanto spendi di materiale, ma non quanto ti costa trasformarlo. In molti settori è proprio la parte che sfugge.
Cosa vuol dire distinta base a più livelli?
Vuol dire che un prodotto è fatto di semilavorati, che a loro volta sono fatti di componenti. Un tavolo da esterno, per esempio, ha tre livelli:
- livello 0: il tavolo finito
- livello 1: la struttura saldata, il piano, la confezione
- livello 2: il tubolare, la lamiera, la viteria, i piedini, il cartone
Il costo si calcola dal basso verso l'alto. Si somma il costo dei componenti del livello 2 per avere quello dei semilavorati, poi si sommano i semilavorati e le lavorazioni per avere il prodotto finito. Se un semilavorato entra in più prodotti, aggiorni il suo costo una volta sola e cambia in tutti.
Come si calcola il costo di un prodotto dalla distinta base?
Prendiamo un'azienda di esempio che produce arredi da esterno in metallo. Il suo tavolo più venduto ha questa distinta base:
| Voce | Quantità | Costo unitario | Costo |
|---|---|---|---|
| Tubolare d'acciaio (con 5% di scarto) | 6,3 m | 4,20 €/m | 26,46 € |
| Piano in lamiera | 1 | 38,00 € | 38,00 € |
| Viteria e piedini | 1 kit | 3,50 € | 3,50 € |
| Verniciatura a polvere (esterna) | 1 | 14,00 € | 14,00 € |
| Imballo | 1 | 6,00 € | 6,00 € |
| Materiali e lavorazioni esterne | 87,96 € | ||
| Taglio, saldatura e montaggio | 1,5 ore | 42,00 €/ora | 63,00 € |
| Costo diretto del tavolo | 150,96 € |
Il tavolo si vende a 240 €. Ecco tre modi di guardare lo stesso prodotto:
- se conti solo i materiali, ti sembra che resti 240 − 87,96 = 152,04 € a pezzo
- se aggiungi le ore di lavoro, restano 240 − 150,96 = 89,04 €
- se aggiungi anche una quota dei costi di struttura, per esempio 18 € per ogni ora di produzione, il costo pieno diventa 150,96 + 27 = 177,96 € e restano 62,04 €
La distanza fra 152 € e 62 € è quella che separa un prezzo deciso a occhio da un prezzo deciso con i numeri. Come si costruisce il costo orario e come si ripartiscono i costi di struttura lo spieghiamo nell'articolo su come calcolare il costo di un prodotto e in quello sul full costing.
Perché la distinta base serve a fare i prezzi?
Perché ti dà il prezzo sotto il quale non scendere. Nell'esempio, sotto 151 € il tavolo non paga nemmeno materiali e ore di lavoro. Sotto 178 € non contribuisce ai costi di struttura come dovrebbe. Uno sconto del 25% su 240 € porta il prezzo a 180 €: ancora sopra, ma di poco.
Serve anche quando cambiano i costi. Se il tubolare passa da 4,20 a 5,00 € al metro, il costo del tavolo sale di 6,3 × 0,80 = 5,04 €. Con la distinta lo sai in un minuto e decidi se aggiornare il listino. Senza, lo scopri a fine anno guardando un margine più basso senza sapere perché.
Infine serve per le scelte di produzione. Se la verniciatura esterna costa 14 € a pezzo, conviene farla in casa? La distinta ti dice quanti pezzi passano da quella fase e quanto spendi oggi. È la base del ragionamento make or buy.
Distinta base e magazzino: che legame c'è?
Se arriva un ordine da 200 tavoli, la distinta ti dice che servono 1.260 metri di tubolare, 200 piani e 200 kit di viteria. Sottraendo quello che hai già in magazzino sai cosa ordinare e quando.
C'è anche un controllo che poche aziende fanno: confrontare il consumo teorico, quello che dice la distinta, con il consumo reale, quello che risulta dagli acquisti e dalle rimanenze. Se per fare 1.000 tavoli dovevi usare 6.300 metri di tubolare e ne hai comprati 6.900, quei 600 metri sono scarti più alti del previsto, errori di taglio o materiale finito altrove. Ognuna di queste cause ha un costo.
Quali errori si fanno più spesso con la distinta base?
Sono quasi sempre gli stessi:
- Distinta non aggiornata. Il prodotto è cambiato, il fornitore anche, la distinta è ancora quella di tre anni fa.
- Tempi di lavorazione a occhio. «Ci vuole un'ora» detto a voce spesso diventa un'ora e venti in reparto. Basta misurare qualche lotto per avere tempi più veri.
- Scarti dimenticati. Il materiale buttato lo paghi come quello usato.
- Costo orario sbagliato. Se calcoli l'ora di lavoro solo sullo stipendio netto, dimentichi contributi, TFR, ferie e ore non produttive.
- Lavorazioni esterne e imballi fuori dal conto. Piccole voci per pezzo, grandi cifre sull'anno.
Cosa succede quando si conosce il costo vero dei prodotti? Il caso di Andrea
Andrea Strollo è titolare di Protezione Ferro Srls, azienda di zincatura a caldo e verniciatura dei metalli, e ha fatto il percorso con la sorella Eleonora. Non avevano alcun controllo sulla produzione e sulle ore lavorate, e come racconta Eleonora «Vagavamo alla cieca nel fare i prezzi». Con il controller hanno calcolato il costo orario aziendale comprensivo di manodopera, materie prime e lavorazioni, e mappato ore per collaboratore e consumi di materie prime per commessa.
Calcolati i costi veri, è emerso che la verniciatura aveva margini nulli, e quella business unit è stata eliminata. In 12 mesi l'EBITDA è passato da 31.000 € a 75.500 € e il compenso di Andrea da 11.100 € a 51.250 €. Il percorso completo è nel caso studio di Andrea.
Cosa fare lunedì mattina?
Scegli i tre prodotti che vendi di più. Per ciascuno scrivi su un foglio i materiali con le quantità, le lavorazioni esterne e le ore di lavoro interne. Moltiplica, somma e confronta il risultato con il prezzo medio a cui l'hai venduto negli ultimi sei mesi, sconti compresi. Se la differenza è più piccola di quella che ti aspettavi, hai trovato da dove cominciare.
Domande frequenti
Che differenza c'è tra distinta base e ciclo di lavorazione?
La distinta base dice di cosa è fatto il prodotto, il ciclo di lavorazione dice come si fa e in quanto tempo. Per calcolare il costo servono tutti e due.
La distinta base serve anche a chi vende servizi?
Sì, con un altro nome. Anche un servizio ha i suoi «componenti»: ore di persone con costi diversi, materiali di consumo, trasferte. Metterli in fila per ogni tipo di lavoro è il modo per sapere quanto costa e a che prezzo venderlo.
Ogni quanto va aggiornata la distinta base?
Ogni volta che cambia il prodotto, un fornitore o un prezzo d'acquisto importante. I costi unitari, almeno, vanno rivisti con regolarità, soprattutto quando le materie prime si muovono.
Il costo della distinta base è il costo pieno del prodotto?
No. La distinta dà il costo diretto: materiali, lavorazioni e ore. Per il costo pieno va aggiunta una quota dei costi di struttura, cioè affitto, uffici, amministrazione e tutto quello che paghi anche se il reparto è fermo.
Al workshop dal vivo di due giorni a Milano si lavora sui propri numeri con il PC, con i controller in sala, e si torna a casa con i file Excel per calcolare costi e margini dei propri prodotti.
