Budget operativi: quali sono e come si preparano in pratica
Budget operativi: quali sono (vendite, produzione, acquisti, personale, costi generali), in che ordine si preparano e come diventano il budget economico.
di Redazione Imprenditore VeroBudget e pianificazione
I budget operativi sono le previsioni di dettaglio delle singole aree dell'azienda per l'anno: vendite, produzione, acquisti, personale, costi commerciali e costi generali. Si preparano uno dopo l'altro, partendo dalle vendite, e sommati insieme formano il budget economico, cioè l'utile previsto.
Detto in modo semplice: il budget economico ti dice quanto guadagnerai, i budget operativi ti dicono come, reparto per reparto. Vediamo quali sono, in che ordine si fanno, un esempio con i numeri su un'azienda di produzione e una versione ridotta per chi ha un'azienda piccola.
Cosa sono i budget operativi?
Il budget aziendale completo, che in alcuni testi si chiama master budget, ha due livelli.
- Budget operativi: uno per ogni area della gestione. Dicono quanti pezzi vendere, quanti produrne, quanta materia comprare, quante ore di lavoro servono, quanto costeranno ufficio e commerciale.
- Budget di sintesi: il budget economico, il budget finanziario e il budget patrimoniale. Raccolgono i numeri dei budget operativi e li traducono in utile, cassa e patrimonio.
I budget operativi sono quindi i mattoni. Se sono fatti bene, il budget economico torna da solo. Se sono fatti a occhio, anche il budget economico è un'ipotesi. Come si legge il budget di sintesi lo spieghiamo nell'articolo sul budget economico.
Quali sono i budget operativi?
In un'azienda di produzione, l'elenco classico è questo:
- Budget delle vendite: quantità e prezzi per prodotto, cliente o canale
- Budget della produzione: quanti pezzi produrre, tenendo conto delle scorte
- Budget degli acquisti di materie: quanta materia serve e quanto costa
- Budget della manodopera diretta: ore di lavoro e costo orario
- Budget dei costi generali di produzione: energia, manutenzioni, capo reparto, ammortamenti delle macchine
- Budget dei costi commerciali: provvigioni, marketing, trasporti, fiere
- Budget dei costi amministrativi e generali: ufficio, consulenze, affitto della sede, compenso degli amministratori
A questi si aggiunge di solito il budget degli investimenti, che non è un budget operativo in senso stretto ma pesa su ammortamenti e cassa.
In un'azienda commerciale o di servizi la produzione sparisce, e acquisti e personale diventano i budget principali.
In che ordine si preparano?
Si parte sempre dalle vendite, perché tutto il resto dipende da quanto prevedi di vendere. Come costruirlo lo trovi nell'articolo sul budget delle vendite.
Poi si scende a cascata, con due formule chiave:
Pezzi da produrre = Pezzi da vendere + Scorte finali − Scorte iniziali
Materia da acquistare = Materia da consumare + Scorte finali di materia − Scorte iniziali di materia
Da qui si calcolano le ore di lavoro, i costi di produzione, e infine i costi commerciali e generali, che dipendono meno dai volumi.
Un esempio con i numeri
Prendiamo un'azienda inventata che produce un solo articolo e prevede di venderne 12.000 pezzi a 120 € l'uno.
Budget delle vendite
12.000 pezzi × 120 € = 1.440.000 €
Budget della produzione
L'azienda parte con 1.000 pezzi in magazzino e vuole chiudere l'anno con 1.500, per servire meglio i clienti a gennaio.
12.000 + 1.500 − 1.000 = 12.500 pezzi da produrre
Budget degli acquisti di materie
Ogni pezzo usa 4 kg di materia a 6 € al kg. Servono 50.000 kg. In magazzino ci sono 6.000 kg e a fine anno ne bastano 4.000.
50.000 + 4.000 − 6.000 = 48.000 kg da acquistare, cioè 288.000 €
La materia consumata in produzione vale 50.000 × 6 = 300.000 €.
Budget della manodopera diretta
Ogni pezzo richiede 1,2 ore. Il costo orario pieno di un operaio è 30 €.
12.500 × 1,2 = 15.000 ore × 30 € = 450.000 €
Budget degli altri costi
| Budget | Euro |
|---|---|
| Costi generali di produzione | 220.000 |
| Costi commerciali (provvigioni 3% sulle vendite più costi fissi) | 180.000 |
| Costi amministrativi e generali | 160.000 |
Dal budget operativo al budget economico
Il costo di produzione è 300.000 + 450.000 + 220.000 = 970.000 €, cioè 77,60 € a pezzo. I 12.000 pezzi venduti costano quindi 931.200 €.
| Voce | Euro |
|---|---|
| Ricavi | 1.440.000 |
| Costo del venduto | −931.200 |
| Costi commerciali | −180.000 |
| Costi amministrativi e generali | −160.000 |
| Risultato operativo previsto | 168.800 |
Ora l'imprenditore sa che, se tutto va come previsto, l'anno chiude con circa 169.000 € di risultato operativo. E sa anche cosa controllare ogni mese per capire se ci sta arrivando: pezzi venduti, prezzo medio, ore per pezzo, costo della materia.
Come si fa in un'azienda piccola?
Non serve l'elenco completo. In una PMI da qualche centinaio di migliaia di euro bastano quattro budget, mese per mese:
- vendite, per linea o per cliente principale
- costi variabili, come percentuale delle vendite (merci, materie, lavorazioni esterne, provvigioni)
- personale, persona per persona, con eventuali assunzioni
- altri costi fissi: affitto, utenze, consulenze, assicurazioni, compenso del titolare
Sono un foglio Excel con dodici colonne. Con questi quattro numeri hai già primo margine, EBITDA e punto di pareggio previsti, e puoi confrontarli con la realtà ogni mese. I budget operativi diventano poi la base del budget finanziario, che ti dice se avrai la cassa per sostenerli.
Quali errori evitare?
Partire dai costi invece che dalle vendite. Se decidi prima quanto spendere, poi le vendite vengono forzate per farle tornare.
Copiare l'anno scorso con un più 5%. È veloce, ma non tiene conto di cosa cambia: un cliente perso, un aumento di listino del fornitore, una persona in più.
Fare il budget e non guardarlo più. Il valore del budget sta nel confronto mensile con i numeri veri. Senza quello, è solo un esercizio.
Farlo da soli. Chi vende conosce i clienti, chi produce conosce i tempi. Coinvolgerli rende i numeri più realistici e più condivisi.
Cosa cambia con un budget di vendite e costi?
Antonio Alfonso Marinaro e il socio Giancarlo guidano ECO3 Energy Solution Srl, impiantistica elettrica, meccanica e tecnologica. In tre anni sono passati da 3 a oltre 50 persone, e il punto di pareggio cadeva il 1° gennaio: l'azienda era in perdita gestionale. Con il controller Francesco Boccardo hanno introdotto un budget per il secondo semestre e un'analisi mensile degli scostamenti, costo per costo. «Siamo riusciti a capire quello che è il nostro costo, quello che è il costo del nostro personale», raccontano.
Il risultato è stato riportare il pareggio dentro l'anno, al 4 dicembre. In 6 mesi l'EBITDA è passato da 1.436 € a 203.175 €. Tutti i numeri sono nel caso studio di Antonio.
Domande frequenti
Che differenza c'è tra budget operativo e budget economico?
I budget operativi prevedono i numeri di ogni singola area. Il budget economico li somma e mostra ricavi, costi e utile previsti per tutta l'azienda.
Quando si preparano i budget operativi?
Tra ottobre e dicembre, per l'anno successivo. Così a gennaio puoi già confrontare il primo mese con la previsione.
Chi deve preparare i budget operativi?
L'imprenditore, con i responsabili di vendite, produzione e amministrazione. Le ipotesi le danno loro, la sintesi la fa chi segue i numeri.
Cosa si fa se i numeri reali si allontanano dal budget?
Si analizza lo scostamento: è cambiato il volume, il prezzo o il costo? Poi si decide se intervenire sull'azienda o aggiornare la previsione per i mesi che restano.
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